Работа в журнале записи

Журнал записи — это электронный календарь, в котором ведется работа с графиком работы, записями, событиями и ресурсами. 

С журналом могут одновременно работать несколько пользователей: администраторы ведут журнал, а сотрудники могут просматривать свое расписание и записи. В журнале отображаются все актуальные записи и события: созданные администратором через журнал записи и клиентами через виджет онлайн-записи.

В этой статье описана работа с журналом записи для веб-версии, для мобильного приложения YCLIENTS для администраторов и сотрудников подробная инструкция здесь.

Начало работы

Перед началом работы с журналом, убедитесь, что журнал записи настроен, добавлены услуги и сотрудники, а также установлен график работы.

Чтобы перейти в журнал записи, выберите дату в календаре в верхней левой части основного меню.

Работа в журнале записи

Основная работа в журнале контролируется кнопками на панели сверху.

• Нажмите на кнопку с тремя полосками , чтобы скрыть или развернуть боковое левое меню. 
• С помощью кнопок со стрелками вы можете перелистывать дни в журнале, а чтобы вернуться в текущую дату, можно просто нажать кнопку «Сегодня».
  
• Нажав «+» (Продажа), вы можете продать клиенту товар, сертификат или абонемент, даже если у него нет записи на выбранный день. Подробнее о продаже товара читайте здесь.
  После выбора опции: «Товар», «Абонемент» или «Сертификат» откроется окно продажи товара, где можно добавить любой товар, то есть, если была выбрана опция «Товар», то в этом же окне можно продать и абонемент/сертификат. 
  

• Нажмите кнопку с суммой справа, и вам откроется финансовая статистика за день: сколько денег поступило наличными и безналом, на какую сумму создано записей, какая часть суммы была оплачена лояльностью и сумма предусмотренных скидок.
  

• В режиме «Все сотрудники» можно просматривать расписание сотрудников по всем должностям или по какой-то одной, и так же по ресурсам.

• В режиме «Неделя» можно просматривать расписание на всю неделю только по одному сотруднику или экземпляру ресурса. Чтобы переключиться в этот режим, нажмите «Все сотрудники» и выберите конкретного сотрудника или экземпляр ресурса. 

• С помощью кнопки с изображением шестеренки  можно изменить масштаб отображения журнала.

• Нажав на изображение силуэта человека  можно добавить в журнал расписание сотрудника на выбранный день. 
  Подробнее о настройке расписания через журнал читайте здесь. 
• В недельном режиме журнала для сотрудника через кнопку с изображением блокнота  можно управлять расписанием выбранного сотрудника. 
• С помощью кнопки фильтрации   вы сможете отфильтровать все визиты по их статусам. Например, можно скрыть все визиты со статусом «Клиент не пришел», чтобы они не мешали созданию новых записей в журнале.
  

Важно

Отфильтровать можно только индивидуальные записи, на групповые события фильтр не влияет.

• Нажмите на кнопку лупы  на правой боковой панели, чтобы перейти к панели поиска клиентов.

• Нажмите на кнопку с часами   на правой боковой панели, чтобы открыть лист ожидания. 

• Чтобы быстро отредактировать график работы сотрудника (добавить перерыв, добавить/убрать рабочий день), нажмите на имя сотрудника и выберите необходимое действие. 
  

• Чтобы точечно настроить слоты для онлайн-записи к сотруднику на выбранный день в журнале, нажмите на его имя и выберите действие «Изменить время для онлайн-записи». 
  Редактирование слотов для онлайн-записи доступно в рамках одного рабочего дня сотрудника для текущего и будущих дней. Настройка подходит для фиксированного типа слотов.
  Эта настройка пригодится, если каждый день сотрудник работает по одинаковому графику с фиксированным количеством записей в день, но в один день ему нужно выйти позже или взять длинный перерыв в обед, из-за которого количество записей может поменяться. Подробнее о настройке времени для онлайн-записи в журнале читайте в статье под заголовком «Настройка слотов в журнале записи».

Как создать новую запись или событие

Выберите свободное время у нужного сотрудника и нажмите на слот. 

Если в настройках журнала у вас выбран тип записи — «Смешанная запись», то при клике появится меню «Новый сеанс».
В этом случае выберите тип записи: «Запись» или «Событие»:

• Запись создает индивидуальную запись. Подробнее об этом в статье «Работа с записями».
• Событие создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье «Настройки групповых событий».
  
  
  
  

Зеленым цветом будет отмечена шапка записи, которую создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале).

Фиолетовым цветом будет отмечена шапка онлайн-записи, которую создал клиент.

Цвет индивидуальных записей может меняться в зависимости от статуса визита, подробнее о статусах, цвете карточек записей и событий и других обозначениях читайте в статье. 

Также в YCLIENTS теперь можно настроить внешний вид записей и автоматическое изменение цвета карточки индивидуальной записи в зависимости от выбранных критериев — статусов визита, категорий услуг, конкретных услуг, сотрудников и ресурсов. Подробнее об этих настройках читайте в здесь.