Сбор согласий на обработку персональных данных и рассылки

Оглавление: 

1. Юридические аспекты. 
   • Персональные данные. 
   • Рекламные рассылки.
2. Как работает сбор согласий клиентов.
3. Настройка отображения сбора согласий.
   • В виджете онлайн-записи.
   • В окне визита и клиентской базе.
4. Отправка уведомлений и рассылок. 

В YCLIENTS появились новые настройки, которые помогут легко собирать согласия ваших клиентов на обработку персональных данных и рекламные рассылки, как при онлайн-записи, так при записи через журнал. 

Всех клиентов, которые предоставили согласие на обработку и рассылки можно быстро найти при помощи новых фильтров в клиентской базе. Подробнее обо всех изменениях и настройках читайте далее в этой статье. 

Юридические аспекты 

Для сбора любых персональных данных клиентов и осуществления рекламных рассылок по законам необходимо явное согласие клиента. 

Персональные данные 

Персональные данные подпадают под регулирование многих законодательных актов, требования которых необходимо соблюдать как юридическим, так и физическим лицам.

В первую очередь обработка персональных данных регулируется законом:

• ФЗ №152 «О персональных данных». 

Надзором за правильной обработкой персональных данных занимается Роскомнадзор — федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. 

Согласно закону, персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу прямо или косвенно. То есть это практически любая информация о человеке, а также совокупность данных, позволяющих его идентифицировать. 
Если сомневаетесь, являются ли данные персональными, не сомневайтесь — это персональные данные и их нужно правильно обрабатывать. 

Оператором обработки персональных данных по сути является любое физическое или юридическое лицо, которые так или иначе работает с персональными данными.  Подробнее, что такое персональные данные, как их правильно обрабатывать, а также о существенных изменениях в законе с 1 сентября 2022 года, читайте здесь.  

Рекламные рассылки

Рекламные рассылки регулируются следующими законами:

• ФЗ №126 «О связи» от 07.07.2003 г. (поправки от 21.07.2014 года);
• ФЗ №38 «О рекламе» от 13.03.2006 г.;
• ФЗ №152 «О персональных данных».

Вся ответственность за незаконную отправку сообщений полностью лежит на инициаторе рекламы — владельце бизнеса, использующем YCLIENTS для отправки уведомлений и сообщений. 

Подробнее о юридических аспектах рекламных рассылок читайте здесь. 

Как работает отправка рассылок и уведомлений с учетом собранных согласий клиентов, читайте в конце статьи.

Как работает сбор согласий клиентов

1. В YCLIENTS в окне визита на вкладке «Детали записи» и карточке клиента в клиентской базе появился новый блок «Согласие клиента» с новыми чек-боксами: «Клиент явно дал согласие на обработку персональных данных» и «Клиент явно дал согласие на отправку информационно-рекламной рассылки». 

В мобильном приложении YCLIENTS для администраторов и сотрудников в карточке клиента также доступны эти чекбоксы (после обновления до версии 20.6.0).

Все чекбоксы синхронизируются, например, если галочка была проставлена в карточке клиента или мобильном приложении, она будет отображаться и в окне визита. 

Пример в окне визита: 

Пример в карточке клиента в клиентской базе: 

2. Клиент может дать согласие двумя способами: 

• При онлайн-записи. В этом случае при проставлении галочек в виджете при записи, эти галочки также будут автоматически проставлены в карточке клиента и окне визита.
  При онлайн-записи клиент может самостоятельно ознакомиться с текстом согласия на обработку данных. О настройках онлайн-записи читайте ниже. 

• При записи через администратора. В этом случае галочки в карточке клиента или окне визита необходимо проставить вручную.
  При записи через администратора клиент должен ознакомиться с документом об обработке персональных данных и подписать его лично. В случае рекламной рассылки, клиент также должен заполнить анкету и дать письменное согласие на рассылки. 

3. В разделе Клиенты > Клиентская база доступны новые фильтры для поиска клиентов, которые дали или не дали согласия: 

• По клиентам — Согласие на обработку ПД — Есть согласие/Нет согласия. 
• По клиентам — Согласие на рассылку — Есть согласие/Нет согласия.

При необходимости полученный список клиентов можно выгрузить в Excel. 

Подробнее о работе с фильтрами в клиентской базе читайте в статье. 

Важно

• Согласия на обработку ПД и рассылку при необходимости можно загрузить через Excel в клиентской базе. Для загрузки в таблице необходимо указать значения: 
  
  • Есть или 1 — если согласие имеется. 
  • Нет или 0 — если согласия нет. 

Настройка отображения сбора согласий

В виджете онлайн-записи 

Чтобы сразу перейти к настройкам онлайн-записи, нажмите на кнопку ниже:

Чтобы чекбоксы для сбора согласий отображались в виджете онлайн-записи, необходимо настроить обработку персональных данных для онлайн-записи. Для этого:

1. Перейдите в раздел Онлайн-запись > Общие настройки > Экран ввода данных клиента.

2. Перейдите на вкладку «Обработка персональных данных».

3. Поставьте галочку, чтобы выводить соглашение на обработку персональных данных и согласие на отправку информационно-рекламной рассылки в онлайн записи.

4. Обязательно укажите: 

• Юридическое название компании.
• ИНН компании — клиент при записи будет видеть номер ИНН, а при клике на него будет отображаться юридическое название компании. 
• Язык соглашения. 

5. При необходимости отредактируйте текст соглашения.

6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Подробнее о настройках персональных данных и отображении сбора согласий в виджете онлайн-записи читайте здесь. 

Важно

• Поля «Юридическое название компании» и «ИНН» синхронизируются с аналогичными полями в разделе Настройки > блок Мой филиал > Информация о филиале > Реквизиты. Если поле заполнено в реквизитах компании, то оно автоматически подтянется и в настройки онлайн-записи на вкладку «Обработка персональных данных», также если поле заполнить в настройках онлайн-записи, то они будут автоматически заполнены и в реквизитах. 

В окне визита и клиентской базе

Чтобы сразу перейти к настройкам журнала, нажмите на кнопку ниже:

Чтобы включить отображение чекбоксов для сбора согласий в окне визита, карточке клиента в клиентской базе, а также фильтры в клиентской базе: 

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи. 

2. В открывшемся окне поставьте отметку в блоке «Юридические соглашения».

3. Нажмите на кнопку «Сохранить». 

Отправка уведомлений и рассылок

Вы можете управлять отправкой автоматических уведомлений клиентам по каналу «SMS», в том числе по абонементам, акциям и картам лояльности, а также сообщений в визите и клиентской базе, отправленных вручную. Для этого:

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Системные настройки > Уведомления. 

2. В разделе «Уведомления» теперь доступна новая вкладка «Параметры отправки», перейдите в нее.  

3. В блоке «SMS» переключите ползунок «Отправлять тем, у кого нет согласий для отправки уведомлений», если хотите отправлять автоматические уведомления независимо от того, есть ли в карточке клиента согласия или нет. После настройки сохранятся автоматически.