Сбор согласий на обработку персональных данных и рассылки

Юридические аспекты.
- Персональные данные.
- Рекламные рассылки.
Как работает сбор согласий клиентов.
Настройка отображения сбора согласий.
- В виджете онлайн-записи.
- В записи и клиентской базе.
Отправка уведомлений и рассылок.
- Автоматические и рекламные уведомления.

В YCLIENTS появились новые настройки, которые помогут легко собирать согласия ваших клиентов на обработку персональных данных и рекламные рассылки, как при онлайн-записи, так при записи через журнал.

Всех клиентов, которые предоставили согласие на обработку и рассылки можно быстро найти при помощи новых фильтров в клиентской базе. Подробнее обо всех изменениях и настройках читайте далее в этой статье.

Юридические аспекты

Для сбора любых персональных данных клиентов и осуществления рекламных рассылок по законам необходимо явное согласие клиента.

Персональные данные

Персональные данные подпадают под регулирование многих законодательных актов, требования которых необходимо соблюдать как юридическим, так и физическим лицам.

В первую очередь обработка персональных данных регулируется законом:

ФЗ №152 «О персональных данных».

Надзором за правильной обработкой персональных данных занимается Роскомнадзор — федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Согласно закону, персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу прямо или косвенно. То есть это практически любая информация о человеке, а также совокупность данных, позволяющих его идентифицировать.
Если сомневаетесь, являются ли данные персональными, не сомневайтесь — это персональные данные и их нужно правильно обрабатывать.

Оператором обработки персональных данных по сути является любое физическое или юридическое лицо, которые так или иначе работает с персональными данными. Подробнее, что такое персональные данные, как их правильно обрабатывать, а также о существенных изменениях в законе с 1 сентября 2022 года, читайте здесь.

Рекламные рассылки

Рекламные рассылки регулируются следующими законами:

ФЗ №126 «О связи» от 07.07.2003 г. (поправки от 21.07.2014 года);
ФЗ №38 «О рекламе» от 13.03.2006 г.;
ФЗ №152 «О персональных данных».

Вся ответственность за незаконную отправку сообщений полностью лежит на инициаторе рекламы — владельце бизнеса, использующем YCLIENTS для отправки уведомлений и сообщений.

Подробнее о юридических аспектах рекламных рассылок читайте здесь.

Как работает отправка рассылок и уведомлений с учетом собранных согласий клиентов, читайте в конце этой статьи.

Как работает сбор согласий клиентов

1. В YCLIENTS в окне записи или события на вкладке и карточке клиента в клиентской базе появился новый блок «Согласие клиента» с новыми чек-боксами: «Клиент явно дал согласие на обработку персональных данных» и «Клиент явно дал согласие на отправку информационно-рекламной рассылки».

В мобильном приложении YCLIENTS для администраторов и сотрудников в карточке клиента также доступны эти чекбоксы (после обновления до версии 20.6.0 и выше).

Все чекбоксы синхронизируются, например, если галочка была проставлена в карточке клиента или мобильном приложении, она будет отображаться и в окне визита.

Пример в окне записи:

Пример в карточке клиента в окне записи или события:

Пример в карточке клиента в клиентской базе:

2. Клиент может дать согласие несколькими способами:

При онлайн-записи. В этом случае при проставлении галочек в виджете при записи, эти галочки также будут автоматически проставлены в карточке клиента.
При онлайн-записи клиент может самостоятельно ознакомиться с текстом согласия на обработку данных. О настройках онлайн-записи читайте ниже.

При записи через администратора. В этом случае галочки в карточке клиента или окне записи/события необходимо проставить вручную.
При записи через администратора клиент должен ознакомиться с документом об обработке персональных данных и подписать его лично. В случае рекламной рассылки, клиент также должен заполнить анкету и дать письменное согласие на рассылки.

Также клиент может дать согласие при онлайн-покупке абонементов и/или сертификатов. В этом случае достаточно настроить сбор согласий в филиале, по инструкциям в этой статье, после согласия отобразятся и в виджете продаж.

3. В разделе «Клиенты > Клиентская база» доступны фильтры для поиска клиентов, которые дали или не дали согласия:

По клиентам — Согласие на обработку ПД — Есть согласие/Нет согласия.
По клиентам — Согласие на рассылку — Есть согласие/Нет согласия.

При необходимости полученный список клиентов можно выгрузить в Excel.

Подробнее о работе с фильтрами в клиентской базе читайте в статье.

Важно

Согласия на обработку ПД и рассылку при необходимости можно загрузить через Excel в клиентской базе. Для загрузки в таблице необходимо указать значения:

Есть или 1 — если согласие имеется.
Нет или 0 — если согласия нет.

Настройка отображения сбора согласий

В виджете онлайн-записи

Чтобы сразу перейти к настройкам онлайн-записи, нажмите на кнопку ниже:

Чтобы чекбоксы для сбора согласий отображались в виджете онлайн-записи, необходимо настроить обработку персональных данных для онлайн-записи. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Онлайн-запись» и перейдите в блоке «Функциональность» в настройку «Измените экран ввода данных клиента».

2. Перейдите на вкладку «Обработка персональных данных».

3. Поставьте галочку, чтобы выводить соглашение на обработку персональных данных и согласие на отправку информационно-рекламной рассылки в онлайн записи.

4. Обязательно укажите:

Юридическое название компании.
ИНН компании — клиент при записи будет видеть номер ИНН, а при клике на него будет отображаться юридическое название компании.
Язык соглашения.

5. При необходимости отредактируйте текст соглашения.

6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Подробнее о настройках персональных данных и отображении сбора согласий в виджете онлайн-записи читайте здесь.

Важно

Поля «Юридическое название компании» и «ИНН» синхронизируются с аналогичными полями в разделе «Настройки > блок Мой филиал > Настройки филиала». Если поле заполнено в реквизитах компании, то оно автоматически подтянется и в настройки онлайн-записи на вкладку «Обработка персональных данных», также если поле заполнить в настройках онлайн-записи, то они будут автоматически заполнены и в реквизитах.

В записи и клиентской базе

Чтобы сразу перейти к настройкам журнала, нажмите на кнопку ниже:

Чтобы включить отображение чекбоксов для сбора согласий в окне записи, окне события, карточке клиента в клиентской базе, а также фильтры в клиентской базе:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи».

2. В открывшемся окне поставьте отметку в блоке «Юридические соглашения».

3. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отправка уведомлений и рассылок

Вы можете управлять отправкой автоматических уведомлений клиентам по каналу «СМС» (по этому каналу также отправляются и сообщения в мессенджеры через чат-ботов), в том числе по абонементам, акциям и картам лояльности, а также сообщений в визите и клиентской базе, отправленных вручную. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Системные настройки > Уведомления».

2. В разделе «Уведомления» теперь доступна новая вкладка «Параметры отправки», перейдите в нее.

3. В блоке «СМС» переключите ползунок «Отправлять тем, у кого нет согласий для отправки уведомлений», если хотите отправлять автоматические уведомления независимо от того, есть ли в карточке клиента согласия или нет. После настройки сохранятся автоматически. На отправку уведомлений и рассылок по другим каналам эта настройка не влияет.

4. После выключения опции «Отправлять тем, у кого нет согласий для отправки уведомлений» все уведомления по каналу «СМС» начнут отправляться с учетом этой настройки, в том числе и уведомления по сетевой лояльности (абонементы, карты лояльности и акции):

Если у клиента нет согласия на обработку персональных данных, то уведомления автоматически отправляться не будут.
Если в карточке клиента нет соответствующих галочек с согласиями, то отправка уведомлений вручную будет также заблокирована.

При этом в YCLIENTS есть два вида уведомлений:

автоматические — для них требуется только согласие на обработку персональных данных;
рекламные — требуют оба согласия на обработку ПД и на информационно-рекламные рассылки.

Какие уведомления считаются рекламными, а какие нет, читайте далее.

5. В карточке клиента, окне записи и окне события при отправке сообщений появится предупреждение, что у клиента нет согласий. В этом случае отправка сообщений по каналу «СМС» будет заблокирована, пока в карточке клиента или визите не будут стоять галочки согласий.

6. В клиентской базе при отправке рассылки через кнопку «Действия» → «Отправить сообщение», если у кого-нибудь из клиентов нет согласий, также появится предупреждение: «У некоторых клиентов не найдены согласия для отправки уведомлений, поэтому они были исключены из отправки».

Если поставить галочку «Отправить клиентам без согласия на обработку персональных данных и информационно-рекламную рассылку», то сообщения будут отправлены всем выбранным клиентам, но перед рассылкой мы все же рекомендуем собрать согласия, чтобы не нарушать законодательство.

7. При необходимости клиента можно исключить из всех рекламных рассылок. Для этого в карточке клиента в клиентской базе на вкладке «Уведомления» поставьте галочку «Исключить» в поле «Рекламные рассылки», затем сохраните настройки.

Автоматические и рекламные уведомления

Какие уведомления клиентам считаются автоматическими, а какие рекламными? Даже если уведомление отправляется автоматически, оно все равно может считаться рекламным. Ниже приведен список таких разграничений по типам уведомлений.

К автоматическим относятся уведомления:

Создание записи через виджет онлайн-записи.
Создание записи через журнал записи.
Уведомление о подтверждении записи.
Изменение записи.
Запрос подтверждения записи.
Напоминание о визите.
Отмена записи.
Отмена записи с помощью статуса «Клиент не пришел».
Запрос отзыва после визита, запись на который создана через виджет онлайн-записи.
Запрос отзыва после визита, запись на который создана через журнал записи.
Подтверждение номера клиента в виджете онлайн-записи.
Уведомление клиента об успешной онлайн-оплате.
Напоминание об окончании действия абонемента.
Списание с абонемента.
Списание бонусов.
Начисление бонусов.
Новая карта лояльности.

К автоматическим также относятся и технические уведомления, например, для оплаты в YPLACES, но на такие уведомления настройка в разделе «Уведомления > Параметры отправки» не распространяется.

К рекламным относятся уведомления: