Администратору: Создание записи клиентом/администратором

Автоматические уведомления, которые отправляются администратору сразу после создания записи. Настраиваются два типа уведомлений: об онлайн-записи, созданной клиентом и о записи, созданной администратором в журнале.

• Для создания записи клиентом: сразу после создания клиентом онлайн-записи администратор получит уведомление с деталями визита.
• Для создания записи администратором: сразу после создания офлайн-записи в журнале (другим администратором или сотрудником) администратор получит уведомление с деталями визита. 

Важно

Администратор, который создал запись, уведомление о создании записи администратором не получит. В этом случае уведомление отправляется только другим администраторам. 

Если запись создал клиент, то уведомление получит любой администратор, у которого настроено уведомление о создания записи клиентом. 

Используются, чтобы администратор своевременно узнавал о новых записях. 

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки > Системные настройки > Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Администраторам» выберите тип «Создание записи клиентом» или «Создание записи администратором». Чтобы перейти к редактированию сценариев отправки и шаблонов, нажмите на название уведомления или на кнопку редактирования.

3. На вкладке «Общие настройки» настройте, как будут отправляться уведомления по нескольким каналам. Подробнее о сценариях отправки уведомлений по разным каналам читайте в статье.

Доступные каналы отправки:

• Приложение администратора. 
• Почта.
• СМС.

4. После настройки сценариев отправки, настройте шаблоны для разных каналов. Подробнее о настройке шаблонов уведомлений читайте здесь.

5. Нажмите на кнопку «Сохранить».

6. Используя переключатель, активируйте или выключите уведомление. Справа от названия уведомления будут отображаться названия каналов отправки, которые включены в этом типе.

Шаблоны

Вы можете использовать стандартные шаблоны или создать свои.

В шаблонах используются переменные, вместо которых будут автоматически выводиться данные о визите, услуге, клиенте или филиале. Большинство переменных универсальны для всех типов уведомлений и шаблонов, где есть возможность их выбора. Вы можете использовать рекомендованные переменные из шаблонов или добавить другие.

Полный список переменных их значений с примерами вы можете найти в статье под заголовком «Переменные для уведомлений».

Стандартные шаблоны с переменными

1. Новая запись: Имя клиента (Номер телефона клиента); Услуга: Услуги в визите; Сотрудник: Имя сотрудника на Дата и время записи

2. Новая запись: Имя клиента (Номер телефона клиента); Сотрудник: Имя сотрудника на Дата и время записи

3. Новая запись: Имя клиента (Номер телефона клиента) на Дата и время записи

Возможные переменные:

• Имя клиента. Имя клиента, указанное в карточке клиента или окне визита в поле «Имя». В этой переменной не учитываются фамилия и отчество, если они включены в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи» (подробнее).
  Если фамилия/отчество будут указаны не в отдельных полях, а в поле «Имя», то они также будут учитываться при отправке сообщений.
  Пример: Александр
• Фамилия клиента. Фамилия клиента, указанная в карточке клиента или окне визита в отдельном поле «Фамилия». Чтобы эта переменная работала, необходимо также включить отображение фамилии клиента в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи» (подробнее).
  Пример: Петров
• Номер телефона клиента. Номер телефона клиента, указанный в записи.
  Пример: +71234567890
• Услуги в визите. Названия услуг, которые указаны в визите.
  Для этой переменной учитывается настройка «Группировка записей — Как учитывать визиты одного клиента» в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи», если записи объединены в рамках визита, то все услуги из таких записей будут указаны в одном сообщении (подробнее о настройке). Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между визитами одного клиента», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги из двух записей.
  Пример: Стрижка, Педикюр
• Услуги в отдельной записи. Названия услуг, которые указаны в отдельной записи.
  Для этой переменной учитывается настройка «Группировка записей — Как учитывать визиты одного клиента» в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи», даже если записи объединены в рамках визита, то в сообщении будут указаны услуги из конкретной записи (подробнее о настройке).
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между визитами одного клиента», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги только этой записи.
  Пример: Стрижка
• Дата записи. Дата визита в формате %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный.
  Пример: 1 мая 2024
• Дата и время записи. Дата и время визита в полном формате: %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный, %время% — в формате «в 00:00».
  Пример: 1 мая 2024 в 12:15
• Дата и время записи (сокр.). Дата и время визита в сокращенном формате: %число%, %месяц% — числовое значение, %время% — в формате «00:00».
  Пример: 1.05 12:15
• Время записи. Время, на которое записан клиент в формате «00:00».
  Пример: 12:15
• Время до записи. Время, которое осталось до визита.
  Пример: 2ч
• Специализация. Название сущности «Сотрудник» в именительном падеже.
  Пример: специалист
  • Важно
    Настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи. Если вы ранее заполняли поле специализации и хотите изменить или убрать название специализации, обратитесь в техподдержку YCLIENTS. Если специализация в настройках онлайн-записи не была заполнена, то переменная будет пустая.
    
• Специализация (дат. падеж). Название сущности «Сотрудник» в дательном падеже.
  Пример: специалисту
  • Важно
    Настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи. Если вы ранее заполняли поле специализации и хотите изменить или убрать название специализации, обратитесь в техподдержку YCLIENTS. Если специализация в настройках онлайн-записи не была заполнена, то переменная будет пустая.

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Новая запись: Антон (+79123456789); Услуга: Стрижка; Сотрудник: Иван на 1 февраля 2026 в 18:30»