Настройки журнала записи

Журнал записи — основной инструмент администратора, в журнале можно просмотреть все визиты, ресурсы, карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику, а также продать товар. 

Интерфейс журнала можно настраивать, для этого перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи, выберите необходимые настройки и нажмите «Сохранить». Подробнее о каждой настройке читайте в этой статье ниже.  

Настройки журнала записи

1. Журнал по умолчанию — выберите, какое расписание будет отображаться по умолчанию: «Расписание сотрудников» или «Расписание ресурсов».

• Если вы выбрали расписание сотрудников, укажите, сотрудники какой должности будут выводиться по умолчанию. Подробнее о настройке должностей читайте в статье «Должности сотрудников».

• Если вы выбрали расписание ресурсов, укажите ресурс по умолчанию. Подробнее о ресурсах читайте в статье «Что такое ресурсы».

2. Поставьте при необходимости галочку «Показывать в расписании сотрудника занятые им ресурсы, в расписании ресурса — название услуги и имя сотрудника». Функция помогает сократить переключения между режимами журнала для ускорения записи администратором и быстрой навигации клиента в нужный зал/на нужный ресурс.

С этой опцией в миниатюре визита в журнале записи и во всплывающей подсказке при наведении на иконку статуса будут отображаться следующие данные:

• В «Расписании сотрудников» — занятый сотрудником ресурс.
  
  
  
  
• В «Расписании ресурсов» – название услуги и имя сотрудника.
  
  

3. Должность по умолчанию — выберите, какая должность будет отображаться по умолчанию. Подробнее о настройке должностей читайте в статье «Должности сотрудников».

4. Тип записи по умолчанию — выберите, какой тип записи будет создаваться по умолчанию:

• Смешанная. При создании записи появятся две кнопки: «Запись» (для индивидуальной записи) и «Событие» (для групповой записи).
  
  
  
  
• Индивидуальная запись. При создании откроется окно визита.

• Групповая запись. При создании откроется окно с деталями групповой записи. Подробнее о настройке и работе с групповыми событиями читайте в статьях по ссылке. 

5. Значение первой строкой — укажите, какое значение будет выводиться первой строкой в карточке индивидуальной записи: имя клиента, телефон или услуга. 

Примечание

• Настройка «Значение первой строкой» актуальна только для веб-версии программы, в мобильном приложении YCLIENTS первой строкой всегда отображается имя клиента. 

6. Интервал между уникальными визитами — укажите, какой интервал будет учитываться при создании отдельных визитов. Эта настройка позволяет группировать или разделять записи одного клиента в течение дня.

Когда один клиент в течение дня посетил несколько услуг (например, маникюр и педикюр), можно объединять их в один визит и в одном окне видеть информацию обо всех записях сразу. Интервал позволяет задать промежуток, в течение которого записи будут объединяться в один визит. Также эта функция позволяет за один раз проставить статус и провести оплату сразу за все услуги.

7. Разделять записи при добавлении услуг с разными ресурсами — при создании записи на несколько услуг, ресурсы для каждой из услуг бронируются на все время записи.

Поставьте галочку, и тогда система будет создавать отдельные записи для каждой услуги, чтобы занимать ресурсы только на время выполнения соответствующей услуги.

Важно

• Разделение записи при добавлении услуг с разными ресурсами работает только для записей, созданных в журнале, для онлайн-записей и записей, созданных через мобильное приложение YCLIENTS, настройка не применяется. 
• Разделение записи при добавлении услуг с разными ресурсами работает только при создании записи. Если услугу добавлять в запись после ее создания, разделение записей не произойдет.

8. Показывать по умолчанию дополнительные параметры в окне записи — укажите, будут ли отображаться дополнительные параметры при создании записи. К дополнительным параметрам относится сотрудник. 

9. Запись на отмененные слоты — разрешите клиентам записываться поверх записей в статусе «Клиент не пришел». Данная настройка регулирует записи через журнал и виджет онлайн-записи. Если в журнале визит был переведен в статус «Клиент не пришел», то данное время будет освобождено для записи, при этом не нужно будет удалять визит, который был отменен. 

Важно

• Запись на отмененные слоты работает только для индивидуальных записей, для групповых событий настройка недоступна. 
• Запись на отмененные слоты применяется только к будущим записям. Если настройка была включена после того, как записи уже были переведены в статус «Клиент не пришел», то к таким записям она не будет применена автоматически. В этом случае необходимо изменить статус на любой другой, сохранить запись, а затем снова установить статус «Клиент не пришел», чтобы слот освободился в журнале. 

10. ФИО клиента — включите дополнительные поля с фамилией и/или отчеством клиента. Подробнее об этой настройке читайте здесь. 

11. Поиск клиента по лояльности — включите отображение поля поиска клиента по номеру карты, абонемента или сертификата в индивидуальных записях. Подробнее о настройках лояльности читайте в статьях по ссылке. 

12. Добавлять дополнительные места в записи события — включите чтобы при записи на групповое событие была возможность занять несколько мест для одного клиента, затем установите ограничение по числу занимаемых мест. Эта опция позволит клиентам делать запись на групповое событие для себя и друзей или членов семьи без необходимости создавать несколько записей для каждого посетителя.