Интеграция с DataDoc: конструктор документов

DataDoc — это конструктор документов, с помощью которого можно моментально создавать договоры и другие документы на основе ваших шаблонов — прямо из карточки записи. Ускорьте работу с документами и избавьтесь от ошибок. Сразу после подключения приложения активируется триал-версия на 7 дней.

---

Возможности 

• Создавайте договоры в PDF или Word прямо из карточки записи YCLIENTS на основе ваших шаблонов.
• Добавляйте новые шаблоны самостоятельно или через отдел внедрения.
• Используйте интеграции с ЕГРЮЛ, банковскими и иными справочниками для моментального создания документов.
• Создавайте папки для систематизации шаблонов.
• В месяц можно создавать неограниченное количество документов.

---

Стоимость

• От 2730 ₽/месяц. 
• Бесплатный период — 7 дней.

В подписку также входит работа менеджера из отдела внедрения DataDoc, который настроит ваши шаблоны и при необходимости будет вносить корректировки/добавлять новые шаблоны.

После установки приложения вам будет доступен бесплатный период 7 дней, чтобы вы могли попробовать сервис в работе и принять решение.

---

Подключение 

1. В YCLIENTS перейдите в раздел «Интеграции > Другое» и выберите приложение «DataDoc: конструктор документов».

2. На открывшейся странице нажмите кнопку «Подключить».

3. Подтвердите предоставление приложению «DataDoc: конструктор документов» доступа к вашему филиалу, для этого нажмите «Продолжить». Если в вашей сети несколько филиалов, до этого шага также выберите филиалы, где хотите подключить приложение, и нажмите «Далее».

4. После нажатия на кнопку «Продолжить» — менеджер DataDoc позвонит вам, чтобы получить шаблоны документов для настройки в сервисе. Вы сможете направить их в WhatsApp/Telegram/email в ответ на сообщение, которое придет вам сразу после звонка менеджера. Или можете выбрать «Создать шаблон» → «Создать шаблон с нуля» → «Настройте мои шаблоны за меня» в разделе «ДатаДок» окна записи. 

Когда шаблоны будут настроены — менеджер также оповестит вас, чтобы вы могли протестировать интеграцию.

Как правило, настройка занимает до 1 рабочего дня. Но в случаях, если вы отправили несколько шаблонов или если в шаблонах содержится большое количество вариативности — настройка может занять до 3 рабочих дней. Сама услуга настройки бесплатна и у вас будет время в рамках бесплатного периода, чтобы опробовать работу сервиса.

---

Работа с DataDoc в YCLIENTS

После подключения интеграции в левой части окна записи появится новый раздел «ДатаДок». 

---

Создание шаблона 

1. Вы также можете создать шаблон с нуля самостоятельно. Для этого просто нажмите «Создать шаблон» в разделе окна записи «ДатаДок». 

Важно

Если хотите, чтобы DataDoc настроили все за вас, отправьте шаблоны менеджеру и сразу переходите к инструкции ниже под заголовком «Применение шаблона» после того, как он сообщит вам, что все настроено.

2. Для самостоятельной настройки нажмите «Создать шаблон» → «Создать шаблон с нуля».

Вы можете создать шаблон с нуля в редакторе (вариант 1 на скриншоте ниже), загрузить в формате doc, если уже есть шаблон (вариант 2, скриншот) или сразу отправить DataDoc шаблон на настройку — этот вариант также бесплатен в рамках пробного периода (вариант 3, скриншот).

При выборе варианта 1 и 2 в соседней вкладке откроется редактор, где вы сможете настроить ваш документ. Мы рекомендуем вариант 3 (настройте мои шаблоны за меня), т. к. вам не придется разбираться в тонкостях настройки и разметке документа, а шаблоны будут бесплатно настроены специалистом отдела внедрения DataDoc.

3. Ниже — редактор, который откроется в соседней вкладке при выборе варианта 1 или 2 из предыдущего шага. Цифрой один отмечено место, где находится «тело» перенесенного документа или, в случае варианта 2, когда вы создаете шаблон с нуля — редактор, где можно его создать. 

В месте, где стоит цифра 2 — классический набор инструментов для настройки документа, а цифра 3 — панель переменных, где можно создать переменные для разметки документа (переменные = значения, которые подставляются в тело документа. Например, ФИО или дата). По кнопке 4 можно сохранить уже настроенный документ, и он отобразится в шаблонах.

4. По нажатию на «Добавить переменную» откроется модальное окно, где можно выбрать готовые переменные, например, «Фамилия» из категории «Паспорт РФ», или создать собственную.

5. Поставьте курсор на нужное место, и после выбора переменной из справочника, она подставится в нужное место документа.

6. Нажмите на 3 точки справа над переменной, чтобы добавить к переменной модификатор — надстройку, которая позволяет преобразовывать итоговое значение. В данном случае — выводить дату в нужном формате, например, прописью. Аналогично работают модификаторы для ФИО — позволяют склонять ФИО по падежам.

7. Когда все переменные расставлены, а модификаторы назначены, нажмите на кнопку «Сохранить шаблон».

8. Выберите «Сопоставить переменные».

После нажатия на «Сопоставить», необходимо выбрать сторону. В случаях, когда на этапе настройки документа несколько сторон — выбираем нужную.

Важно

Мы рекомендуем собственную сторону в документе заполнить текстом, чтобы не вводить данные каждый раз, но, если каждый раз реквизиты разные у двух сторон — создать отдельную на этапе настройки шаблона.

9. После выбора стороны, сопоставьте поля из YCLIENTS с переменными в шаблоне. Этот шаг необходим, чтобы сопоставить поля в YCLIENTS с переменными, которые мы добавили в документ. Благодаря этой настройке данные из записи в YCLIENTS будут автоматически подставляться на места переменных и преобразовываться, если добавлены модификаторы.

10. Когда все переменные настроены, нажмите на кнопку «Сохранить». 

Готово, шаблон готов к использованию.

---

Применение шаблона

1. Выберите нужный шаблон в разделе «ДатаДок» в окне записи. После ФИО сразу подставится из карточки записи, нам остается только заполнить недостающие поля.

2. Если сторон несколько (но это, скорее, исключение), необходимо также заполнить данные сторон, часть этих данных автоматически соберется из карточки записи благодаря сопоставлению.

3. Данные также можно заполнить/обновить из карточки клиента.

4. Когда все поля заполнены — можно скачать итоговый документ в PDF или Word. Он автоматически сохраниться в загрузках на вашем устройстве. 

Поздравляем, вы сформировали документ на основе вашего шаблона прямо из карточки сделки на основе данных клиента. В загрузках вашего браузера уже есть готовый, заполненный документ. Остается лишь отправить его клиенту удобным способом или распечатать и подписать.

5. Также готовый документ теперь можно сразу отправить клиенту на электронную подпись из окна записи без дополнительных действий. Для этого нажмите на «Отправить на подпись».

Клиенту отправится СМС на номер, указанный в карточке записи. 

Далее клиенту останется перейти по ссылке из сообщения, принять политику обработки персональных данных, ознакомиться с документом, принять условия электронного документооборота, а затем «подписать» его кодом из СМС. Также сразу после подписания клиент сможет скачать свой экземпляр документа. 

После статус документа в DataDoc изменится на «Документ подписан». 

Примечание

• Если у вас произойдут изменения в шаблонах, будет необходимость добавить новые — напишите вашему менеджеру и он оперативно внесет изменения. После того как все шаблоны будут настроены, менеджер предложит провести для вас онлайн-встречу. Она займет всего 10 минут и в рамках встречи вы сможете внести необходимые корректировки в шаблоны, пройти путь создания документа вместе с менеджером или задать вопросы.

---

Контакты 

Сайт: https://datadoc.ru

Телефон: 8 (800) 200-71-05

Email: hello@datadoc.ru

Telegram: https://t.me/FormaHelperBot