Новое окно записи 2.0 (2024)

Оглавление:

1. Работа в новом окне записи 2.0.
2. Дополнительная работа с записью.
   • Сотрудник, дата, время и длительность записи. 
   • Закрепленные поля и «Расширенные поля».
   • Повторение записи, уведомления о визите, списание расходников и история изменений.
3. Основная работа с записью.
   • Статусы визита.
   • Услуги в визите.
   • Товары в визите.
   • Оплата визита.
4. Работа с клиентом.
   • Добавление клиента в запись.
   • Информация о клиенте в записи.

В YCLIENTS появилась новая версия окна записи — 2.0. Теперь всю основную работу с записью можно вести в центральной части окна — добавлять услуги и товары для продажи, а также редактировать всю информацию по ним без лишних переходов по вкладкам, в новой версии окна больше нет разделов «Статус визита» и «Оплата визита».

Дополнительная работа с записью переместилась в левую часть окна, а работа с клиентом — в правую. Также появилась кастомизация — возможность закреплять необходимые поля для работы с записью в левой части окна или разделы для работы с клиентом в правой. 

Подробнее обо всех изменениях в новой версии окна записи 2.0 читайте далее в этой статье. 

Важно

• Окно записи 2.0 все еще дорабатывается и в будущем будет доступно всем пользователям YCLIENTS. Если новая версия окна записи вам еще недоступна, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе Обзор > Сводка. Также ваша обратная связь очень поможет нам при доработке окна записи 2.0. 

Пример возможностей нового окна 2.0: 

Работа в новом окне записи 2.0

В новом окне записи осталось все необходимое, что было и в предыдущих версиях. Но при этом заметно изменилось взаимодействие с окном. 

Теперь окно записи можно условно разделить на три части: 

1. В левой части окна расположено все необходимое для дополнительной работы с записью. Здесь можно изменить сотрудника, дату и время, длительность, закрепить необходимые поля, например, комментарий или ресурсы. Также в левой части остались привычные разделы, такие как «Повторение записи», «Уведомления о визите», «Списание расходников» и «История изменений».
   Для сферы медицины слева также доступен раздел «Текущий прием». 
2. В центральной части оставили все необходимое для основной работы с записью: со статусами визита, услугами, товарами и оплатой. 
3. В правую часть полностью переместилась вся работа с клиентом. 

Рассмотрим далее все части окна и работу с ними подробнее — слева направо.

---

Дополнительная работа с записью 

Сотрудник, дата, время и длительность записи

В левом верхнем углу окна записи 2.0 расположен блок с сотрудником, на которого создана запись, и датой, временем и длительностью записи. Теперь нет необходимости пролистывать страницу вниз и искать все эти поля в центральной части окна. 

По умолчанию этот блок свернут, но его можно развернуть, нажав на стрелку, чтобы отредактировать данные.

Закрепленные поля и «Расширенные поля»

В новом окне записи 2.0 появилась возможность закреплять поля на левой части окна. Теперь сотрудник или администратор может кастомизировать окно под себя, убрать все лишнее и оставить самое необходимое.  

Закрепить можно следующие поля: 

• Комментарий для записи. 
• Ресурсы. При этом можно закрепить одновременно несколько полей с разными ресурсами. 
• Категории для записи. Подробнее о категориях записей читайте здесь. 
• Цвет записи. 

Чтобы закрепить или открепить поле, перейдите в блок «Расширенные поля» и напротив нужного поля нажмите на значок кнопки. Изменения сразу отобразятся на левой части окна записи. 

Обозначения цвета кнопок: 

• красный — поле закреплено.
•  белый — поле не закреплено. 
•  серый — поле можно закрепить только в сетевом интерфейсе в разделе Настройки > Дополнительные поля. Подробнее о дополнительных полях читайте здесь. 

Повторение записи, уведомления о визите, списание расходников и история изменений

Разделы «Повторение записи», «Уведомления о визите» и «История изменений», а также «Списание расходников» остались практически без изменений за исключением дизайна.  

---

Основная работа с записью 

В центральной части окна записи 2.0 можно изменить статусы визита, добавить новую услугу или товар в запись, отредактировать данные об услуге или товаре в записи, а также сразу перейти к оплате. 

В новой версии окна записи больше нет отдельных вкладок «Статус визита» или «Оплата визита». 

Статусы визита

Статусы визита остались практически без изменений, но стали короче, в сравнении со старой версией окна записи. 

Статусы в старой версии окна записи и в новой:

• Ожидание клиента → Ожидание. 
• Клиент пришел → Пришел.
• Клиент не пришел → Не пришел.
• Клиент подтвердил → Подтвердил. 

Услуги в визите

При создании записи в центральной части окна сразу отображается подборка самых популярных услуг для выбранного сотрудника. А если нужно выбрать что-то более редкое, можно воспользоваться поиском по услуге. Также можно добавить услуги из списка, расположенного в нижней части окна.

Например, если к Ольге чаще всего приходят на стрижку, эту услугу вы сможете добавить в один клик. А «Ламинирование волос», которое она делает редко, нужно будет добавлять через поиск или из списка. 

Добавленную в запись услугу можно удалить через кнопку с изображением корзины, изменить количество, цену, скидку и сумму к оплате. 

Важно

• Максимальное количество популярных услуг, которое выводится в записи — 6.

Товары в визите

Товары можно добавлять в запись при помощи поиска — по умолчанию в строке поиска выбираются услуги, но их можно сменить на товары. Для этого нужно нажать на слово «Услуги» в поиске, после выбрать «Товары». В строке поиска можно переключаться между услугами и товарами в любое время. 

Также товары можно добавить, выбрав их из списка в нижней части окна. 

Добавленный в запись товар можно удалить через кнопку с изображением корзины, изменить количество (если это не сертификат и не абонемент), цену, скидку и сумму к оплате. 

Также при продаже товара в записи можно изменить сотрудника, который продал товар, и склад. 

Оплата визита

В этой версии окна записи больше нет отдельных вкладок «Статус визита» или «Оплата визита», управление оплатой осуществляется в основной части окна через кнопки «Оплатить»:

или «Посмотреть детали» — если запись уже оплачена:

После перехода к оплате откроется раздел оплаты визита, в этом разделе можно провести оплату любым доступным способом на вкладках:

• Быстрая оплата. Стандартные способы для оплаты — банковской картой и наличными. При оплате также можно изменить кассу.
  Если у клиента имеется лояльность, которой можно оплатить визит (карта лояльности, абонемент, сертификат или личный счет), то ее также можно применить на этой вкладке. 
  Также можно провести оплату по QR-коду, по ссылке и в YPLACES, если эти способы оплаты подключены и настроены, подробнее об этом читайте в статьях по ссылке. 

• Детализированная оплата. На этой вкладке можно разделить оплату и провести ее разными способами. Например, часть суммы оплатить наличными, а другую часть — банковской картой. Также можно провести частичную оплату лояльностью, например, списать бонусы или средства с сертификата частично. Если необходимо применить в визите неименной абонемент или сертификат, то найти его по номеру/коду можно на этой же вкладке. 

В левой части экрана можно просмотреть сумму к оплате и поставить галочку «Распечатать фискальный чек», чтобы он автоматически распечатался сразу после оплаты. 

В центральной части окна, появится информация о печати чека, в зависимости от того, был распечатан фискальный чек или нет. Пр необходимости можно распечатать фискальный или нефискальный чек, а также распечатать чек возврата.

После оплаты в левой части экрана отобразится сумма к оплате и проведенные оплаты всеми способами. Чтобы удалить оплату, нажмите на корзину. 

Вернуться в запись можно через кнопку «Закрыть», расположенную в правом верхнем углу окна. 

---

Работа с клиентом

Вся основная работа с клиентом переместилась в правую часть окна записи: добавление клиента в запись, информация о клиенте и посетителе. В правую часть окна переместились разделы «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы», а также появилась возможность добавлять необходимые разделы в избранное и закреплять их, как и при работе с расширенными полями в левой части окна.

Добавление клиента в запись

При создании записи поля для ввода данных клиента сразу доступны для редактирования, также поля доступны для быстрого редактирования, если клиент еще не добавлен в запись. Доступные поля: 

• Имя.
• Фамилия и/или отчество — если поля включены в настройках журнала записи, подробнее о фамилии и отчестве клиента читайте в статье.
• Телефон.
• Email.
• Поиск по лояльности.
• Дополнительные поля для клиента — если включены в сети или настройках онлайн-записи, подробнее о дополнительных полях читайте здесь. 
• Сбор согласий на обработку персональных данных и на отправку рекламных рассылок — если включены в настройках журнала записи, подробнее о сборе согласий читайте здесь. 

После того как клиент будет добавлен в запись, поля данных клиента станут недоступны для заполнения, но редактирование клиента будет доступно в его карточке в записи отдельно. 

Если клиент уже добавлен в запись, но его нужно поменять, необходимо нажать на кнопку с тремя точками в правом верхнем углу, затем выбрать «Сменить клиента в визите». После снова появятся пустые поля данных клиента, как и при добавлении клиента в запись. 

Информация о клиенте в записи

После добавления клиента в запись в правом верхнем углу появится краткая информация о контактных данных клиента: имя, номер телефона и email. 

Рядом с контактными данными клиента доступна кнопка редактирования карточки клиента — в виде карандаша.

Также рядом с контактными данными клиента доступна кнопка в виде трех точек. При нажатии на нее открывается список разделов: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента», «Файлы» (этот раздел уже доступен) и кнопка смены клиента в визите. 

Эти разделы практически не изменились, за исключением дизайна. Функциональность этих разделов повторяет карточку клиента в клиентской базе.

Для сферы медицины здесь также доступны разделы «Планы лечения» и «Медкарта». 

Разделы для работы с клиентом можно добавить в избранное, нажав на звездочку рядом с его названием, после избранные разделы будут отображаться под контактами клиента без перехода к списку разделов (то есть без лишних нажатий на кнопку с тремя точками).

Под данными клиента и избранными разделами отображаются:

• Категории клиента — указываются в его карточке. 
• Дополнительный телефон — если указан в карточке клиента.
• Примечание о клиенте — редактируется в его карточке.
• Дополнительные поля клиента — редактируются в его карточке.
• Возможность записать посетителя на тот же номер (например, ребенка). 
• Данные по сети — дата последнего визита, количество визитов, сколько раз не пришел, сколько было продано и оплачено клиентом и баланс (разница между «Продано» и «Оплачено»). 
• Лояльность — выданные клиенту карты лояльности и их баланс, а также проданные абонементы и сертификаты, их номера и баланс. 
• Согласия клиента на обработку персональных данных и рекламные рассылки — редактируется в карточке клиента. Подробнее о сборе согласий клиентов читайте здесь. 
• Данные записи — дата создания, статус оплаты визита.