Работа с индивидуальными записями

После того как сотрудникам компании было установлено расписание, информация о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам.

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С информацией о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета. Подробнее о работе с журналом читайте здесь. 

В этой статье мы рассмотрим работу с индивидуальными записями, работе с групповыми событиями посвящен отдельный раздел, все статьи можно почитать по ссылке. В них подробно рассказано, как создать групповые услуги и как работать с групповыми событиями. 

Создание записи

Для создания новой индивидуальной записи: 

1. Нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется расписание на выбранный день.

2. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. 

Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: «Запись» (индивидуальная) или «Событие» (о создании события читайте здесь). 

Примечание

• Выбор создания записи или события появляется только если в настройках журнала записи указан тип записи — «Смешанная запись», в остальных случаях будет сразу создаваться запись или событие. 

3. При создании новой индивидуальной записи автоматически формируется окно записи или окно визита*. 

Визит — это записи одного клиента, которые объединены настройкой «Интервал между визитами одного клиента» (настраивается в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи»), подробнее читайте здесь. 

4. Выберите услугу и заполните данные клиента — имя и номер телефона. Этих минимальных данных достаточно, чтобы создать запись. Сотрудник, дата и время будут выбраны автоматически, их можно изменить. После нажмите «Сохранить запись». 

Запись также можно создать без указания клиента и услуги, если это необходимо. 

5. Готово, запись создана и с ней можно работать. 

Окно записи можно условно разделить на три части:

1. В левой части окна расположено все необходимое для дополнительной работы с записью. Здесь можно изменить сотрудника, дату и время, длительность, закрепить необходимые поля, например, комментарий или ресурсы. Также в этой части расположены разделы: «Расширенные поля», «Повторение записи», «Уведомления о визите», «Списание расходников» и «История изменений». 
   Для сферы медицины слева также доступен раздел «Текущий прием».
2. В центральной части располагается все необходимое для основной работы с записью: со статусами визита, услугами, товарами и оплатой.
3. В правой части расположена вся работа с клиентом: добавление клиента в запись, информация о клиенте и посетителе, а также разделы: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы».

Подобно о работе обо всех возможностях окна записи читайте здесь. 

Разделы для дополнительной работы с записью 

1. Детали записи.

2. Статус визита.

3. Оплата визита (появляется при выборе статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил»).

4. Повторение/Расписание.

5. Уведомления (удаляется при выборе статуса «Клиент не пришел»).

6. История изменений.

7. Списание расходников.

Разделы для работы с клиентом

Содержание блока «Клиент» в основном повторяет данные из карточки клиента в разделе «Клиенты» > «Клиентская база». Подобнее об информации в карточке клиента читайте в статье. Но есть некоторые различия во вкладках карточки клиента и окна визита:

1. В окне визита отсутствует вкладка «Отправить сообщение», отправить сообщение клиенту вручную можно на вкладке «Уведомления». 
2. В окне визита доступна вкладка «Сообщения и звонки» — в ней можно проверить историю отправленных сообщений и звонки клиента. В карточке клиента в клиентской базе эта информация расположена на разных вкладках — «Отправленные сообщения» и «История звонков».