Работа с индивидуальными записями

Оглавление: 

1. Создание записи. 
2. Работа с созданной записью. 
   • Разделы для дополнительной работы с записью.
   • Разделы для работы с клиентом.

После того как сотрудникам компании было установлено расписание, информация о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам.

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С информацией о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета. Подробнее о работе с журналом читайте здесь. 

В этой статье мы рассмотрим работу с индивидуальными записями, работе с групповыми событиями посвящен отдельный раздел, все статьи можно почитать по ссылке. В них подробно рассказано, как создать групповые услуги и как работать с групповыми событиями. 

Создание записи

Для создания новой индивидуальной записи: 

1. Нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется расписание на выбранный день.

2. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента, и нажмите на слот. 

Если в настройках журнала у вас выбран тип записи — «Смешанная запись», то при клике появится меню «Новый сеанс». 
В этом случае выберите тип записи: «Запись» или «Событие»:

• Запись создает индивидуальную запись. 
• Событие создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье «Настройки групповых событий».

Если в настройках журнала выбран тип записи — «Индивидуальная запись», то выбор события не будет отображаться. 

3. При создании новой индивидуальной записи автоматически формируется окно записи или окно визита*. 

Визит — несколько записей клиента на один день, которые объединены настройкой «Как учитывать визиты одного клиента» (настраивается в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи»), подробнее читайте здесь. 
Эта настройка позволяет группировать или разделять записи одного клиента в течение дня, в одном визите могут быть записи к разным сотрудникам. Также в окне визита может отображаться общая сумма к оплате по всем оказанным услугам за день. 

4. Выберите услугу и заполните данные клиента — имя и номер телефона. Этих минимальных данных достаточно, чтобы создать запись. Сотрудник, дата и время будут выбраны автоматически, их можно изменить. После нажмите «Создать запись». 

Запись также можно создать без указания клиента и услуги, если это необходимо.

Если клиент записывается не первый раз, его также можно найти:

• по имени (а также фамилии и отчеству, если их отображение включено в настройках журнала);
• номеру телефона;
• почте;
• лояльности (если включена опция «Отображать в окне записи поиск по лояльности» в настройках журнала). 
  

Также при записи можно отметить, дал ли клиент согласие на обработку персональных данных и рассылки (подробнее о сборе согласий). 

Если клиент записывает другого человека на свой номер, например, ребенка, — поставьте галочку «Записывает другого посетителя» и укажите его имя (подробнее о посетителях). 

5. Готово, запись создана и с ней можно работать. Чтобы открыть созданную запись, нажмите на ее карточку в журнале записи. 

Также для созданной индивидуальной записи доступны быстрые действия с записью без открытия окна записи. Для перехода к ним наведите курсор на правый верхний угол карточки записи (нажимать не нужно). 

После откроется всплывающее окно, в котором можно: 

• Просмотреть минимальную информацию о клиенте: имя, номер телефона (его можно быстро скопировать через специальную кнопку), почту, категории клиента, количество визитов, сколько потратил клиент.
• Сменить статус визита. 
• Просмотреть услуги в записи и сумму к оплате. 
• Провести быструю оплату визита — наличными или картой. 
• Просмотреть детали записи и технический перерыв. 
• Просмотреть комментарий из карточки клиента. 
• Проверить, какой цвет записи применился к ней. 

Работа с созданной записью 

Окно записи можно условно разделить на три части:

1. В левой части окна расположено все необходимое для дополнительной работы с записью. Здесь можно изменить сотрудника, дату и время, длительность записи, добавить технический перерыв, перенести запись, закрепить необходимые поля, например, комментарий или ресурсы.
   Также в этой части расположены разделы: «Расширенные поля», «Повторение записи», «Уведомления о визите», «Списание расходников» и «История изменений». 
   Для сферы медицины слева также доступен раздел «Текущий прием».
2. В центральной части располагается все необходимое для основной работы с записью: со статусами визита, услугами, товарами и оплатой.
3. В правой части расположена вся работа с клиентом: добавление клиента в запись, информация о клиенте и посетителе, а также разделы: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы».

Подобно о работе обо всех возможностях окна записи читайте здесь. 

В этой статье мы рассмотрим разделы окна записи для дополнительной работы с записью и для работы с клиентом. 

Разделы для дополнительной работы с записью 

1. Повторение записи. В этом разделе можно создать повторы записи без необходимости каждый раз создавать новую запись в расписании.

2. Уведомления о визите. В этом разделе можно управлять некоторыми автоматическими уведомлениями: отправкой деталей записи при ее создании, напоминаниями перед визитом и о повторном визите. Также можно отправить подтверждение записи. 

Кроме управлениями уведомлениями в разделе «Уведомления о визите» доступна отправка индивидуальных сообщений клиентам. 

3. Списание расходников. В этом разделе можно добавлять расходники вручную, а также просматривать расходники, которые были списаны автоматически при помощи технологической карты, и редактировать их.

4. История изменений. В этом разделе доступен просмотр всех изменений по визиту в деталях: кто, когда и какие данные изменял.

Разделы для работы с клиентом

Рядом с контактными данными клиента в правой части окна записи доступна кнопка в виде трех точек. При нажатии на нее открывается список разделов: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы».

Разделы в правой части окна работы с клиентом в основном повторяют данные из карточки клиента в разделе «Клиенты > Клиентская база». Подобнее об информации в карточке клиента читайте в статье. Но есть некоторые различия в разделах карточки клиента и окна записи:

1. В окне записи отсутствует отдельный раздел «Отправить сообщение», отправить сообщение клиенту вручную можно в разделе «Уведомления о визите» в левой части окна записи. 
2. В окне записи доступна вкладка «Сообщения и звонки» — в ней можно проверить историю отправленных сообщений и звонки клиента. В карточке клиента в клиентской базе эта информация расположена на разных вкладках — «Отправленные сообщения» и «История звонков». 

В остальной информация и возможности идентичны. 

Разделы для работы с клиентом можно добавить в избранное, нажав на звездочку рядом с его названием, после избранные разделы будут отображаться под контактами клиента без перехода к списку разделов (то есть без лишних нажатий на кнопку с тремя точками).