Работа в журнале записи

Журнал записи — это электронный календарь, в котором ведется работа с графиком работы, записями, событиями и ресурсами. 

С журналом могут одновременно работать несколько пользователей: администраторы ведут журнал, а сотрудники могут просматривать свое расписание и записи. В журнале отображаются все актуальные записи и события: созданные администратором через журнал записи и клиентами через виджет онлайн-записи.

В этой статье описана работа с журналом записи для веб-версии, для мобильного приложения YCLIENTS для администраторов и сотрудников подробная инструкция здесь.

Начало работы

Перед началом работы с журналом, убедитесь, что журнал записи настроен, добавлены услуги и сотрудники, а также установлен график работы.

Чтобы перейти в журнал записи, выберите дату в календаре в верхней левой части основного меню.

Работа в журнале записи

Основная работа в журнале контролируется кнопками на панели сверху.

• Нажмите на кнопку с тремя полосками , чтобы скрыть или развернуть боковое левое меню. 
• С помощью кнопок со стрелками вы можете перелистывать дни в журнале, а чтобы вернуться в текущую дату, можно просто нажать кнопку «Сегодня».
  
• Нажав «+»/«Продать», вы можете продать клиенту товар, сертификат или абонемент, даже если у него нет записи на выбранный день. Подробнее о продаже товара читайте здесь. После выбора опции: «Товар», «Абонемент» или «Сертификат» откроется окно продажи товара, где можно добавить любой товар, то есть, если была выбрана опция «Товар», то в этом же окне можно продать и абонемент/сертификат. 
  

• Нажмите кнопку с суммой справа, и вам откроется финансовая статистика за день: сколько денег поступило наличными и безналом, на какую сумму создано записей, какая часть суммы была оплачена лояльностью и сумма предусмотренных скидок.
  

• В режиме «День» можно просматривать расписание сотрудников по всем должностям или по какой-то одной, и так же по ресурсам.

• В режиме «Неделя» можно просматривать расписание на всю неделю только по одному сотруднику или экземпляру ресурса.

• С помощью кнопки с изображением лупы можно изменить масштаб отображения журнала (для старого интерфейса).
  В новой версии журнала записи нажмите на шестеренку. 

• Нажав на изображение силуэта человека  можно добавить в журнал расписание сотрудника на выбранный день. Подробнее о настройке расписания через журнал читайте здесь. 
• С помощью кнопки фильтрации  (в старой версии) или  (в новой версии) вы сможете отфильтровать все визиты по их статусам. Например, можно скрыть все визиты со статусом «Клиент не пришел», чтобы они не мешали созданию новых записей в журнале.
  

Важно

Отфильтровать можно только индивидуальные записи, на групповые события фильтр не влияет.

• Нажмите на кнопку дополнительных опций  (в старой версии), чтобы перейти к панели поиска клиентов или чату с клиентами (если он у вас подключен). Или на кнопку лупы (в новой версии). 

• Нажмите на кнопку с часами , чтобы открыть лист ожидания. 

• Чтобы быстро отредактировать график работы сотрудника (добавить перерыв, добавить/убрать рабочий день), нажмите на имя сотрудника и выберите необходимое действие. 
  

• Чтобы точечно настроить слоты для онлайн-записи к сотруднику на выбранный день в журнале, нажмите на его имя и выберите действие «Изменить время для онлайн-записи». 
  Редактирование слотов для онлайн-записи доступно в рамках одного рабочего дня сотрудника для текущего и будущих дней. Настройка подходит для фиксированного типа слотов.
  Эта настройка пригодится, если каждый день сотрудник работает по одинаковому графику с фиксированным количеством записей в день, но в один день ему нужно выйти позже или взять длинный перерыв в обед, из-за которого количество записей может поменяться. Подробнее о настройке времени для онлайн-записи в журнале читайте в статье под заголовком «Настройка слотов в журнале записи».

Как создать новую запись или событие

Выберите свободное время у нужного сотрудника и нажмите на слот. 

Если в настройках журнала у вас выбран тип записи — «Смешанная запись», то при клике появится меню «Новый сеанс». В этом случае выберите тип записи: «Запись» или «Событие»:

• Запись создает индивидуальную запись. Подробнее об этом в статье «Работа с записями».
• Событие создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье «Настройки групповых событий».
  
  

Зеленым цветом будет отмечена шапка записи, которую создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале).

Фиолетовым цветом будет отмечена шапка онлайн-записи, которую создал клиент.

Цвет индивидуальных записей может меняться в зависимости от статуса визита, подробнее о статусах, цвете карточек записей и событий и других обозначениях читайте в статье.