Новое окно записи 2.0 (2024)

Работа в новом окне записи 2.0.
Дополнительная работа с записью.
- Сотрудник, дата, время, длительность записи и технический перерыв.
- Закрепленные поля и «Расширенные поля».
- Повторение записи, уведомления о визите, списание расходников и история изменений.
Основная работа с записью.
- Статусы визита.
- Услуги в визите.
- Товары в визите.
- Оплата визита.
Работа с клиентом.
- Добавление клиента в запись.
- Информация о клиенте в записи.

В YCLIENTS доступна новая версия окна записи — 2.0. Теперь всю основную работу с записью можно вести в центральной части окна — добавлять услуги и товары для продажи, а также редактировать всю информацию по ним без лишних переходов по вкладкам, в новой версии окна больше нет разделов «Статус визита» и «Оплата визита».

Дополнительная работа с записью переместилась в левую часть окна, а работа с клиентом — в правую. Также появилась кастомизация — возможность закреплять необходимые поля для работы с записью в левой части окна или разделы для работы с клиентом в правой.

Подробнее обо всех изменениях и возможностях в новой версии окна записи 2.0 читайте далее в этой статье.

Работа в новом окне записи 2.0

В новом окне записи осталось все необходимое, что было и в предыдущих версиях. Но при этом заметно изменилось взаимодействие с окном.

Теперь окно записи можно условно разделить на три части:

В левой части окна расположено все необходимое для дополнительной работы с записью. Здесь можно изменить сотрудника, дату и время, длительность, закрепить необходимые поля, например, комментарий или ресурсы. Также в левой части остались привычные разделы, такие как «Повторение записи», «Уведомления о визите», «Списание расходников» и «История изменений».
Для сферы медицины слева также доступен раздел «Текущий прием».
В центральной части оставили все необходимое для основной работы с записью: со статусами визита, услугами, товарами и оплатой.
В правую часть полностью переместилась вся работа с клиентом.

Рассмотрим далее все части окна и работу с ними подробнее — слева направо.

Дополнительная работа с записью

Сотрудник, дата, время, длительность записи, технический перерыв и перенос

В левом верхнем углу окна записи расположен блок с сотрудником, на которого создана запись, и датой, временем и длительностью записи. Теперь нет необходимости пролистывать страницу вниз и искать все эти поля в центральной части окна.

При создании записи блок развернут, после создания этот блок свернут, но его можно развернуть, нажав на карандаш, чтобы отредактировать данные.

Если сотруднику необходимо подготовиться к следующему визиту (отдохнуть, убрать рабочее место, подготовить инструменты и т. д.) — установите технический перерыв. Подробнее о технических перерывах читайте в статье.

Также в верхнем левом блоке появился новый способ переноса записи. Нажмите на кнопку «Перенести запись» и выберите подходящий слот в журнале. Запись можно перенести на другое время, дату и/или другого сотрудника. Перенос записи по-прежнему доступен и классическим способом — через изменение даты, времени и сотрудника.

Подробнее о переносе записи читайте здесь.

Закрепленные поля и «Расширенные поля»

В новом окне записи 2.0 появилась возможность закреплять поля в левой части окна. Теперь сотрудник или администратор может кастомизировать окно под себя, убрать все лишнее и оставить самое необходимое. При этом у каждого сотрудника с доступом будет удобная для него версия окна записи.

Закрепить можно следующие поля:

Комментарий для записи.
Ресурсы. При этом можно закрепить одновременно несколько полей с разными ресурсами.
Категории для записи. Подробнее о категориях записей читайте здесь.
Цвет записи.

Чтобы закрепить или открепить поле, перейдите в раздел «Расширенные поля» и напротив нужного поля нажмите на значок кнопки. Изменения сразу отобразятся в левой части окна записи.

Обозначения цвета кнопок:

красный — поле закреплено.
белый — поле не закреплено.

Важно

Если дополнительное поле было создано в сети, то такое поле можно закрепить только в сетевом интерфейсе в разделе «Настройки > Дополнительные поля». Подробнее о дополнительных полях читайте здесь.

Повторение записи, уведомления о визите, списание расходников и история изменений

Разделы «Повторение записи», «Уведомления о визите» и «История изменений», а также «Списание расходников» остались практически без изменений за исключением дизайна.

Основная работа с записью

В центральной части окна записи 2.0 можно изменить статусы визита, добавить новую услугу или товар в запись, отредактировать данные об услуге или товаре в записи, а также сразу перейти к оплате.

В новой версии окна записи больше нет отдельных вкладок «Статус визита» или «Оплата визита».

Статусы визита

Статусы визита остались практически без изменений, но стали короче, в сравнении со старой версией окна записи.

Статусы в старой версии окна записи и в новой:

Ожидание клиента → Ожидание.
Клиент пришел → Пришел.
Клиент не пришел → Не пришел.
Клиент подтвердил → Подтвердил.

Услуги в визите

При создании записи в центральной части окна сразу отображается подборка самых популярных услуг для выбранного сотрудника. А если нужно выбрать что-то более редкое, можно воспользоваться поиском по услуге. Также можно добавить услуги из списка, расположенного в нижней части окна.

Например, если к Анне чаще всего приходят на стрижку, эту услугу вы сможете добавить в один клик. А «Ламинирование волос», которое она делает редко, нужно будет добавлять через поиск или из списка.

Важно

Максимальное количество популярных услуг, которое выводится в записи — 6.

Добавленную в запись услугу можно удалить через кнопку с изображением корзины, изменить количество, цену, скидку и сумму к оплате.

Если добавить в запись более одной услуги (или увеличить количество одной), то в окне записи появится опция «Суммировать длительность услуг». Если опция включена, то длительность записи будет меняться автоматически при добавлении или удалении услуг из визита.

Эта опция пригодится, если администратор добавляет в визит несколько услуг, которые также имеют свою длительность. Если не включать суммирование длительности услуг, то при добавлении в запись новых услуг будет учитываться длительность только ранее добавленных услуг. Если включить — то изменение длительности применится после изменения состава визита.

Товары в визите

Товары можно добавлять в запись при помощи кнопки «Товары» через поиск или из списка в нижней части окна. Между услугами и товарами можно переключаться в любое время.

Добавленный в запись товар можно удалить через кнопку с изображением корзины, изменить количество (если это не сертификат и не абонемент), цену, скидку и сумму к оплате.

Также при продаже товара в записи можно изменить сотрудника, который продал товар, и склад.

Оплата визита

В этой версии окна записи больше нет отдельных вкладок «Статус визита» или «Оплата визита», управление оплатой осуществляется в основной части окна через быструю оплату/«Все способы»:

или «Детали оплаты» — если запись уже оплачена:

Можно провести быструю оплату картой, наличными или через онлайн-платежи, если они подключены и настроены. При помощи кнопки «Настроить» можно отметить предпочитаемые способы оплаты, нажав на звездочку.

Если оплату нужно провести в другую кассу, ее можно выбрать, нажав на стрелку в способе оплаты.

Если подключена интеграция с онлайн-кассой, можно также сразу распечатать фискальный чек после быстрой оплаты. Подробнее о печати чеков читайте в статье.

При нажатии на кнопку «Все способы» можно провести оплату любым доступным способом на вкладках:

Быстрая оплата. Стандартные способы для оплаты, как и при быстрой оплате в центральной части окна записи, — банковской картой и наличными. При оплате также можно изменить кассу.
- Если у клиента имеется лояльность, которой можно оплатить визит (карта лояльности, абонемент, сертификат или личный счет), то ее также можно применить на этой вкладке.
- Если необходимо применить в визите неименной абонемент или сертификат, то найти его по номеру/коду можно на этой же вкладке.
- Также можно провести оплату по QR-коду, по ссылке, в YPLACES и Подели, если эти способы оплаты подключены и настроены, подробнее об этом читайте в статье.

Детализированная оплата. На этой вкладке можно разделить оплату и провести ее разными способами. Например, часть суммы оплатить наличными, а другую часть — банковской картой.
- Также можно провести частичную оплату лояльностью, например, списать бонусы или средства с сертификата частично.
- Если необходимо применить в визите неименной абонемент или сертификат, то найти его по номеру/коду можно на этой же вкладке.

В левой части экрана можно просмотреть сумму к оплате и поставить галочку «Распечатать фискальный чек», чтобы он автоматически распечатался сразу после оплаты.

В центральной части окна, появится информация о печати чека, в зависимости от того, был распечатан фискальный чек или нет. Пр необходимости можно распечатать фискальный или нефискальный чек, а также распечатать чек возврата (подробнее о работе с кассами).

После оплаты в левой части экрана отобразится сумма к оплате и проведенные оплаты всеми способами. Чтобы удалить оплату, нажмите на корзину.

Вернуться в запись можно через кнопку «Закрыть», расположенную в правом верхнем углу окна.

Работа с клиентом

Вся основная работа с клиентом переместилась в правую часть окна записи: добавление клиента в запись, информация о клиенте и посетителе. В правую часть окна переместились разделы «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы», а также появилась возможность добавлять необходимые разделы в избранное и закреплять их, как и при работе с расширенными полями в левой части окна.

Добавление клиента в запись

При создании записи поля для ввода данных клиента сразу доступны для редактирования, также поля доступны для быстрого редактирования, если клиент еще не добавлен в запись. Доступные поля:

Имя.
Фамилия и/или отчество — если поля включены в настройках журнала записи, подробнее о фамилии и отчестве клиента читайте в статье.
Телефон.
Email.
Запись посетителя. Если в вашем филиале доступны госномера, то они будут отображаться вместо посетителей.
Поиск по лояльности — если включена опция «Отображать в окне записи поиск по лояльности» в настройках журнала.
Дополнительные поля для клиента — если включены в сети или настройках онлайн-записи, подробнее о дополнительных полях читайте здесь.
Сбор согласий на обработку персональных данных и на отправку рекламных рассылок — если включены в настройках журнала записи, подробнее о сборе согласий читайте здесь.

После того как клиент будет добавлен в запись, поля данных клиента станут недоступны для заполнения, но редактирование клиента будет доступно в его карточке в записи отдельно.

Если клиент уже добавлен в запись, но его нужно поменять, необходимо нажать на стрелку «Сменить клиента». После снова появятся пустые поля данных клиента, как и при добавлении клиента в запись.

Информация о клиенте в записи

После добавления клиента в запись в правом верхнем углу появится краткая информация о контактных данных клиента: имя, номер телефона и email.

Рядом с контактными данными клиента доступна кнопка редактирования карточки клиента — в виде силуэта человека.

Также рядом с контактными данными клиента доступна кнопка в виде трех точек. При нажатии на нее открывается список разделов: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки», «Счета клиента» и «Файлы».

Эти разделы практически не изменились, за исключением дизайна. Функциональность этих разделов повторяет карточку клиента в клиентской базе.

В разделе «История посещений» также можно просмотреть историю посещений сетевого клиента, если он посещал другие филиалы сети. Также в этом разделе можно быстро повторить услуги из визитов клиента.

Для сферы медицины здесь также доступны разделы «Планы лечения» и «Медкарта».

Разделы для работы с клиентом можно добавить в избранное, нажав на звездочку рядом с его названием, после избранные разделы будут отображаться под контактами клиента без перехода к списку разделов (то есть без лишних нажатий на кнопку с тремя точками).

Под данными клиента и избранными разделами отображаются:

Фото клиента — если фото загружено в карточке клиента, то оно будет сразу отображаться в окне записи без перехода к редактированию его карточки. Если фото не загружено, то отображаться в окне записи оно не будет. Загрузить, отредактировать или удалить фото можно непосредственно в карточке клиента при ее редактировании.
Категории клиента — указываются в его карточке.
Дополнительный телефон — если указан в карточке клиента. Если дополнительный телефон указан в карточке, то его можно быстро отредактировать или удалить прямо из окна записи без перехода к редактированию данных клиента.
Примечание о клиенте — примечание доступно для редактирования сразу из окна записи без перехода к редактированию данных клиента. Примечание можно добавить, отредактировать или удалить.
Дата рождения клиента — если указана в карточке клиента. Если не указана, дату рождения можно добавить сразу в окне записи без перехода к редактированию данных клиента. Также дату можно быстро отредактировать или удалить.
Можно указать только дату и месяц без года, можно указать дату с годом рождения. Если указан год рождения, то рядом с датой будет отображаться возраст клиента.
Также, если дата рождения указана, в окне записи появится дополнительный тег, напоминающий, что у клиента день рождения:
- за 7 дней до дня рождения;
- в день рождения;
- в течение 7 дней после дня рождения.
Дополнительные поля клиента — чтобы дополнительные поля отображались в окне записи, их необходимо сначала создать. Доступны для редактирования сразу из окна записи без перехода к редактированию данных клиента. Можно добавить, отредактировать или удалить.
Возможность записать посетителя на тот же номер (например, ребенка).
Данные по сети — дата последнего визита, количество визитов, сколько раз не пришел, сколько было продано и оплачено клиентом и баланс (разница между «Продано» и «Оплачено»).
Лояльность — выданные клиенту карты лояльности и их баланс, а также проданные абонементы и сертификаты, их номера и баланс.
Согласия клиента на обработку персональных данных и рекламные рассылки — редактируется в карточке клиента. Подробнее о сборе согласий клиентов читайте здесь.
Данные записи — дата создания, статус оплаты визита.