Права доступа к журналу записи

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием сотрудников, записями клиентов и событиями. 

Настройка прав доступа к журналу также позволяет ограничивать просмотр и перенос записей отдельных сотрудников или групп сотрудников по должностям. 

Настройка прав доступа к журналу записи

Чтобы настроить права доступа к журналу записи:

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление (в этот раздел также можно перейти через раздел Настройки > Сотрудники по кнопке «Управление лицензией»). Подробнее настройке доступа в филиал читайте здесь, о настройке ролей здесь. 

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ», затем перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Переключите ползунок в блоке «Журнал записей» в активное положение, чтобы перейти к настройке прав. Чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Журнал записей», переключите ползунок в неактивное положение. 

4. Вы можете предоставить одновременно несколько прав: все права раздела, рекомендуемые или дополнительные права согласно роли сотрудника, аналогичным образом можно снять права. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию. 

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже. 

5. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Журнал записей»

1. Просматривать расписание и записи должностей. Выберите должности сотрудников, расписание и записи которых будет видеть этот сотрудник. 

Например, администратор может видеть расписание и записи всех сотрудников компании, а конкретный сотрудник только расписание сотрудников своей должности. 

2. Просматривать расписание и записи сотрудников. Выберите сотрудников, расписание и записи которых будет видеть этот сотрудник.

Например, администратор может видеть расписание и записи всех сотрудников компании, а конкретный сотрудник только свое расписание.

3. Ограничить доступ к истории расписания и записей. Ограничьте доступ к истории расписания и записей, для этого выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет просматривать журнал. Эта настройка помогает ограничить внесение изменений в расписание задним числом, снизить риски похищения клиентской базы, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить просмотр на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к просмотру расписания и записей в прошлом полностью.

Например, администратор сможет видеть историю расписаний без ограничений, а сотрудник, оказывающий услуги, не сможет увидеть прошедшие записи. 

4. Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог корректировать график работы в журнале: добавлять и убирать рабочие дни и перерывы. Также сотрудник сможет точечно отредактировать в журнале время для онлайн-записи (подробнее об этой настройке читайте здесь). Доступ к редактированию графика и времени для записи обычно дают администратору или управляющему. 

Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к редактированию графика работы и времени для записи в журнале. Эта настройка позволяет избежать изменений графика без согласования с руководством.

При этом, если предоставить права на изменение графика в других разделах («График работы» и/или «Сотрудники»), то изменения будут доступны в них, право «Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале» ограничивает только изменения графика в журнале записи. Также это право дает возможность редактировать время для онлайн-записи только в журнале, не меняя настройки онлайн-записи для филиала или время в настройках сотрудников.

5. Показывать номера телефонов. Чтобы сотрудник мог видеть номера телефонов клиентов в карточке визита в журнале записи, поставьте галочку. Если администратор созванивается с клиентами и уточняет информацию о визите, ему будет нужен такой доступ.

Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к номерам телефонов клиентов в журнале. Сотрудникам, например, совсем необязательно их видеть. Эта настройка позволяет избежать утечки информации.

Настройка «Показывать номера телефонов» ограничивает только просмотр номеров на карточке записи в журнале  — вместо полных номеров сотрудник будет видеть номер в формате +7123XXXXX90. 

Пример отображения в журнале:

6. Перенос записи. Если вы хотите, чтобы сотрудник мог переносить визиты на другое время или специалиста, поставьте галочку. Снимите галочку, чтобы сотрудник не мог переносить записи. Эта настройка разрешает или ограничивает перенос записи и в журнале записи, и через окно визита. 

7. Показывать статистику. Снимите галочку, чтобы сотрудник не мог просматривать статистику в журнале записи. 

Статистика — это данные, которые отображаются в журнале записи на верхней панели — сколько денег поступило наличными и безналом в кассы, на какую сумму создано записей, какая часть суммы была оплачена лояльностью и сумма предусмотренных скидок, а также сумма проданных товаров. Там же, нажав на кнопку «Продать товар», можно продать товар клиенту, даже если у него нет записи на выбранный день. 

Важно

• За просмотр статистики отвечает не только право «Показывать статистику», но право к блоку «Склад» (достаточно включить сам доступ к складу без других прав).
  
  
  
  
• Если у сотрудника нет прав на просмотр статистики, но есть права на продажу товара, то будет отображаться просто кнопка продажи. 
• Если права на продажу товара нет, то кнопки отображаться не будут. 
  

Примеры отображения в журнале записи: 

Примеры настроенных прав

Права для специалиста

На скриншоте ниже — настройки сотрудника Анны. Здесь вы можете увидеть, что у нее есть доступ к просмотру только своего расписания, а также возможность изменять свой график и свое время для онлайн-записи на конкретный день в журнале. Анна не сможет увидеть историю прошедших дней и номера телефонов клиентов в журнале, не сможет переносить записи и не увидит статистику поступлений в кассы. 

Права для администратора

На скриншоте ниже — настройки администратора салона красоты. Ему предоставлен доступ к просмотру расписания всех должностей и всех сотрудников, а также возможность изменять график работы и время для онлайн-записи. Администратор сможет увидеть историю расписания и записей за прошедшую неделю и номера телефонов клиентов на карточках в журнале, также у него есть возможность переносить записи. Администратор сможет просматривать статистику поступлений средств в журнале, но при условии, что у него также есть доступ к блоку «Склад».