Права доступа к окну записи

Окно записи (или окно визита), а также окно события позволяет вносить, редактировать и удалять записи в журнале, проводить продажу товаров и услуг в рамках записи. В окне записи/события можно вносить и просматривать данные клиента, историю и статистику его посещений, услуги, на которые он записан, проводить оплату, просматривать и применять карты лояльности, сертификаты и абонементы и многое другое.

Настройка доступа к окну записи предполагает назначение/снятие прав, связанных с созданием, изменением и удалением индивидуальных записей или групповых событий, просмотру данных о клиентах через окно, продаже товаров в визите, проведению оплаты в кассу или с личного счета, а также к редактированию расходников.

Если у вас сеть филиалов (или несколько сетей), вы можете настроить пользователю доступ к просмотру данных клиента по сети.

Настройка прав доступа к окну записи

Чтобы настроить права доступа к окну записи:

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление (в этот раздел также можно перейти через раздел Настройки > Сотрудники по кнопке «Управление лицензией»). Подробнее настройке доступа в филиал читайте здесь, о настройке ролей здесь.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ», затем перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Переключите ползунок в блоке «Окно записи» в активное положение, чтобы предоставить доступ только к окну записи и перейти к настройке прав.

Важно

Чтобы сотрудник мог видеть само окно записи, у него также должен быть доступ к журналу записи (подробнее о настройках прав к журналу читайте в статье). В противном случае при переходе к журналу у сотрудника появится ошибка «Нет доступа к странице».

Если открыть доступ только к блоку «Окно записи» без выбора еще каких-либо прав, сотрудник сможет открывать уже созданную запись и видеть основную информацию о визите без возможности изменений.

Пример доступа только к окну записи:

Чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Окно записи», переключите ползунок в неактивное положение. В этом случае сотрудник не сможет переходить в окно индивидуальной записи. 

Просмотр событий в новом дизайне при этом доступен, но без возможности изменений. В старом дизайне событий сотрудник не сможет перейти к окну события.

4. Вы можете предоставить одновременно несколько прав: все права раздела, рекомендуемые или дополнительные права согласно роли сотрудника, аналогичным образом можно снять права. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию.

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже.

5. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Окно записи»

1. Доступ к данным клиентов. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог видеть данные клиентов в окне записи/события. Если сотрудник не должен видеть данные клиентов, снимите галочку.

Данные клиентов — это номер телефона клиента, email, информация о клиенте в правом блоке окна записи или события, данные по лояльности, детали записи.

2. Доступ к созданию новых клиентов в записи. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог добавлять новых клиентов в запись или событие. После новый клиент будет автоматически добавлен в клиентскую базу. При этом у сотрудника обязательно должно быть право «Создавать записи», иначе поля для заполнения данных о клиенте (имя, телефон и email) будут заблокированы.

Снимите галочку, чтобы запретить добавлять новых клиентов в запись или событие.

3. Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог находить действующих клиентов и выбирать их из списка при записи. Если сотрудник никак не взаимодействует с данными клиентов и не должен находить клиентов в списке, уберите галочку.

• 3.1. Показывать номера телефонов. Поставьте галочку дополнительно, чтобы сотрудник мог видеть номера телефонов в выпадающем списке клиентов. Если вы не хотите, чтобы сотрудник видел номера телефонов в выпадающем списке, снимите галочку.

Выпадающий список с данными клиентов — это список клиентов, которые уже добавлены в клиентскую базу, отображается при поиске в полях данных о клиенте (имя, email, также если есть доступ, то номер телефона, фамилия, отчество, данные по лояльности).

4. Просмотр дополнительных полей записи. Разрешите сотруднику просматривать дополнительные поля для записи. Дополнительные поля создаются в сетевом интерфейсе, подробнее об этом читайте в статье, а также в интерфейсе филиала для виджета онлайн-записи, подробнее об этом читайте здесь. 

5. Создавать записи. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог самостоятельно создавать новые записи и/или события в журнале.

Например, администратор, как правило, работает с расписанием и журналом, поэтому ему нужен доступ к созданию записей, а сотрудникам, которые оказывают услуги, можно закрыть этот доступ.

6. Изменять записи. Чтобы сотрудник мог вносить изменения в созданную запись, поставьте галочку. Это право работает только для неоплаченных записей и для записей не в статусе «Пришел».

Право на изменение записи без дополнительных вложенных прав позволяет: менять статус записи/визита, добавлять и менять услуги и их количество в записи (без изменения стоимости), а также удалять их из записи, добавлять комментарий и заметки, категорию, менять цвет записи, добавлять и менять ресурсы, менять клиента (при наличии прав к данным клиентов). 

После активации права на изменение записи, можно выполнить более тонкую настройку прав для изменений:

• 6.1. Ограничьте доступ к изменению записей, для этого выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет изменить запись. Эта настройка помогает ограничить внесение изменений задним числом, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить просмотр на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к изменению записей в прошлом полностью.
• 6.2. Изменять записи со статусом визита «Клиент пришел». Разрешите сотруднику дополнительно вносить те же изменения, что и для права «Изменять записи», но и в статусе «Пришел». Это право разрешает вносить изменения только в неоплаченные записи.
  • 6.2.1. Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент пришел». Разрешите сотруднику дополнительно вносить те же изменения, что и для права «Изменять записи», но и для оплаченных записей в статусе «Пришел».
• 6.3. Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент подтвердил». Разрешите сотруднику вносить аналогичные изменения, как и для права «Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент пришел», но и в статусе «Подтвердил».
• 6.4. Изменять стоимость услуг. Это право дает возможность менять цены на услуги при оплате. 
• 6.5. Изменять скидку на услуги. Это право дает возможность добавлять и изменять скидку на услуги при оплате. 

• 6.6. Изменять дополнительные поля записи. Разрешите сотруднику вносить изменения в дополнительные поля для записи. Дополнительные поля создаются в сетевом интерфейсе, подробнее об этом читайте в статье, а также в интерфейсе филиала для виджета онлайн-записи, подробнее об этом читайте здесь.
• 6.7. Изменять сотрудника и время записи. Это право доступа дает возможность редактировать сотрудника, дату и время записи — то есть переносить записи из окна записи. 
• 6.8. Изменять длительность. Разрешите сотруднику менять длительность записи через окно записи. Это право доступа работает отдельно от изменения сотрудника и времени записи — можно разрешить менять только длительность, но при этом не давать возможность переносить записи на других сотрудников и дату/время. 
• 6.9. Изменять комментарий. Дает возможность добавлять и редактировать комментарии в окне записи. Если права нет, то комментарии все равно доступны для просмотра и копирования.
• 6.10. Редактировать состав услуг. Ограничивает добавление услуг в запись и изменение их количества, если они уже добавлены. Можно оставить возможность, например, вносить комментарии, но ограничить работу с услугами в нем.

Важно

Права доступа «Изменять сотрудника и время записи» и «Изменять длительность» актуальны только для окна записи. Для окна группового события для этих изменений также необходимо право «Перенос записи» в блоке «Журнал записей» (подробнее о правах к журналу читайте здесь), а также корневое право «Изменять записи» без вложенных прав. 

7. Удалять записи. Поставьте галочку, чтобы разрешить сотруднику удалять записи клиентов. Эта настройка позволяет удалять неоплаченные записи в любом статусе, кроме «Пришел». Здесь также есть возможность выполнить дополнительные настройки:

• 7.1. Удаление записей со статусом «Клиент пришел». Разрешите сотруднику удалять неоплаченные записи со статусом «Пришел».
• 7.2. Удаление оплаченных записей. Поставьте галочку, чтобы разрешить сотруднику удалять оплаченные записи.

8. Проводить продажу товаров. Разрешите сотруднику проводить продажу товаров в рамках визита. Этого права еще недостаточно, чтобы сотрудник мог продавать товары, оно открывает доступ к дополнительным настройкам продажи:

• 8.1. Создание товарных транзакций. Это право дает возможность добавлять товары в визит, менять количество единиц товара, менять склад и сотрудника. При этом, если товар уже добавлен в запись, то удалить или изменить его, не получится, для этого нужны другие права, как и для изменения стоимости и скидки.
  Обязательно выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет создавать операции продажи в окне записи/события. Эта настройка помогает ограничить продажу товаров задним числом, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить создание товарных транзакций на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к прошедшим дням.
• 8.2. Редактирование товарных транзакций. Разрешите сотруднику редактировать продажу товаров в визите. По аналогии с правом «Создание товарных транзакций» выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет редактировать операции продажи в записи/событии. Это право только открывает доступ к дополнительным настройкам прав редактирования продажи и само по себе не дает вносить изменения.
  
  • 8.2.1. Изменять стоимость товаров. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог менять стоимость товаров в записи/событии, как при продаже, так и после.
  • 8.2.2. Изменять скидку на товары. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог вносить и менять скидку на товар в записи/событии, как при продаже, так и после.

Если у сотрудника есть все права на редактирование товарных транзакций («Редактирование товарных транзакций», «Изменять стоимость товаров», «Изменять скидку на товары»), то только в этом случае он сможет удалить проданный товар из записи/события — при условии, что у сотрудника также есть права на изменение записи и настроенный период редактирования не истек/не ограничен.

9. Проводить оплату. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог проводить оплату записей наличными, банковской картой, в YPLACES, по ссылке, QR-коду, по частям или лояльностью (любой, кроме личного счета). Также это право дает возможность только проводить оплату без печати чеков (подробнее о правах к печати чеков читайте ниже в сноске «Важно»).

Выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет проводить оплату записей. Эта настройка помогает ограничить проведение оплаты задним числом, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить проведение оплаты на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к прошедшим дням.

• 9.1. Проводить оплату с личного счета клиента. Разрешите сотруднику дополнительно проводить оплату с личного счета клиента. Подробнее о создании и использовании личного счета клиента читайте в статье.

Важно

Если в вашем филиале подключена онлайн-касса, то для печати фискальных чеков необходимо настроить следующие права доступа в блоке «Финансы»:

— «Доступ к печати чека» — дает возможность печатать чеки по нажатию на соответствующую кнопку в визите или складской операции.
— «Операции с ККМ» — открывает доступ к списку операций и дает возможность открывать/закрывать смену.

Подробнее о настройке прав в блоке «Финансы» читайте здесь.

10. Редактирование расходников. Разрешите сотруднику добавлять и редактировать расходные материалы в записи (расходник, склад, количество), а также применять технологические карты. Право «Редактирование расходников» открывает доступ к вкладке «Списание расходников». Если сотрудник не должен иметь никаких доступов к расходникам в визите, снимите галочку.

11. Доступ к данным клиентов по сети. Если у вас сеть филиалов (или несколько сетей), вы можете настроить сотруднику доступ к просмотру данных клиента по конкретной сети: количество посещений, размер проданного и оплаченного, данные по лояльности и т. д. Поставите галочку и выберите нужную сеть из списка, чтобы сотрудник мог находить клиентов сети при добавлении их в запись, а также видел данные клиента по сети. Это право доступа будет работать при условии, что у сотрудника есть право «Доступ к данным клиентов».

Также если у сотрудника есть право «Просмотр истории посещений клиента» в блоке «Клиентская база», то в истории посещений будут видны записи из других филиалов сети. Подробнее о настройке прав в блоке «Клиентская база» читайте здесь.

Примеры настроенных прав

Права для администратора

На скриншоте ниже — настройки администратора салона красоты. Администратор видит все данные клиентов филиала (но не сети) в окне записи, может создавать записи, но не может их изменять и удалять. Также может продавать товары и проводить оплату, но не видит прошлые товарные транзакции и данные об оплате услуг за прошедшие дни и расходники.