Настройка доступа к сервису (новый интерфейс)

Оглавление:

1. Что такое «сотрудник с доступом»?
2. Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги:
   • В разделе «Сотрудники».
   • В разделе «Биллинг».
3. Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис. 
4. Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис.
5. Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, оказывающему услуги.
6. Дополнительные настройки.
   
   • Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника.
   • Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов.
   • Просмотр истории изменений прав доступа.
   • Настройка уведомлений сотрудника.
7. Часто задаваемые вопросы.

В YCLIENTS доступна возможность приглашать к управлению филиалом сотрудников, которые не оказывают услуги, добавлять сотрудников, оказывающих услуги, без предоставления им доступа к филиалу, а также добавлять сотрудников, оказывающих услуги, с предоставлением доступа.

Что такое «сотрудник с доступом»?

Сотрудник с доступом — это сотрудник компании, имеющий доступ к управлению филиалом, роль и определенные права в YCLIENTS. Сотрудник авторизуется в системе через логин и пароль, и может выполнять действия, которые ему разрешены правами доступа. 

Предоставить доступ можно сотруднику с любой ролью —  владелец, администратор, специалист, бухгалтер и т. д. В зависимости от роли сотрудника необходимо настраивать разные уровни доступа.

Уникальными идентификаторами (логин) для входа в систему являются email и номер телефона.

Отправить приглашение для управления филиалом можно разными способами: в разделах Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники и Биллинг > Лицензия > Управление, в этой статье рассмотрим оба. Также в этой статье рассмотрим добавление сотрудников, которые оказывают услуги, без предоставления доступа в сервис в новом интерфейсе. 

Важно

• На пробном периоде отправка приглашений для управления филиалом недоступно, необходима оплаченная лицензия.

При отправке приглашений необходимо учитывать, регистрировался ли сотрудник в YCLIENTS ранее или нет. В этом случае имеется ввиду регистрация не как клиента филиала, а как пользователя YCLIENTS. Если регистрировался ранее, укажите тот номер или email, который сотрудник уже использует для входа в YCLIENTS.

• Новый пользователь — сотрудник, который ни разу не регистрировался в YCLIENTS: не создавал свой филиал и не принимал приглашений к управлению филиалом. 
• Существующий пользователь — сотрудник, который был ранее зарегистрирован в YCLIENTS и уже имеет свой аккаунт (личный кабинет).

Важно

• Если у сотрудника ранее уже был зарегистрирован аккаунт в YCLIENTS, необходимо выслать ему приглашение на тот же номер телефона или почту, которые уже привязаны к его аккаунту.
• Такому сотруднику перед переходом по ссылке-приглашению обязательно нужно выйти из своего аккаунта, чтобы избежать ошибок в принятии приглашения, т. к. в некоторых случаях он может быть авторизован в другом аккаунте (на который приглашение не распространяется).
• После перехода по ссылке-приглашению сотруднику необходимо авторизоваться при помощи адреса почты или номера телефона, куда пришло приглашение.
• У каждого пользователя YCLIENTS есть доступ к его личному кабинету. Отредактировать и изменить личные данные (имя, номер телефона, email, пароль и т. д.) может только он сам в своем личном кабинете.

После отправки приглашения сотрудник получит SMS или письмо со ссылкой-приглашением, по которой ему нужно перейти для добавления в филиал. В сообщении или письме также будет указано название филиала, из которого было отправлено приглашение.

После перехода по ссылке новые и существующие пользователи увидят разную информацию.

Новый пользователь увидит форму, в которой ему нужно указать регистрационную информацию:

• Имя.
• Номер телефона (если приглашение было отправлено по почте) или email (если приглашение было отправлено по SMS).
• Придумать и повторить пароль.
• Принять условия пользовательского соглашения и соглашения об обработке персональных данных.
• Предоставить/не предоставить согласие на получение информационных сообщений от YCLIENTS.

Существующий пользователь увидит форму авторизации, в которой ему нужно будет ввести логин и пароль той же учетной записи, на которую было отправлено приглашение (при условии, что он не авторизован в программе).

Важно

• Если существующий пользователь уже авторизован в программе под другой учетной записью, то при переходе по ссылке откроется личный кабинет, в котором он авторизован. В этом случае необходимо выйти из программы через кнопку «Выход» перед принятием приглашения.
• Если сотрудник авторизован под той же учетной записью, на которое было отправлено приглашение, то после перехода по ссылке, он увидит окно с поздравлением и предложением перейти в личный кабинет и/или в филиал (если уже настроены права доступа).

Сотрудникам с доступом можно настроить права доступа (возможности при использовании YCLIENTS) во время или после отправки ссылки-приглашения. Права могут определяться его должностными обязанностями и быть связаны с отображением/скрытием определенных разделов YCLIETNS и наличием/отсутствием доступа к различным возможностям системы. Детальное описание настроек ролей и прав доступа читайте здесь.

YCLIENTS работает как с отдельными организациями, так и с сетями, в которых несколько филиалов (подробнее о сетевых возможностях читайте здесь). Для сетей действуют отдельные права и доступы. Вы можете настроить их в сетевом интерфейсе в разделе Настройки > Пользователи (более детально настройка описана здесь).

После того как сотрудник примет приглашение, он будет отображаться в списке сотрудников и сможет заходить в систему YCLIENTS под своими логином и паролем, а также выполнять действия в филиале, разрешенные ему правами доступа. 

Также в списке сотрудников отображаются и сотрудники, которые еще не приняли приглашение. В зависимости от статуса, рядом с именем приглашенного сотрудника появится соответствующая плашка. 

Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги

В разделе «Сотрудники»

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники. 

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника». 

3. В открывшемся окне заполните данные:

• введите имя сотрудника;
• обязательно уберите галочку «Добавить в график» (если оставить настройку включенной, будет добавлен сотрудник, который оказывает услуги);
• поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите «Сохранить».

В разделе «Биллинг»

1. Перейдите в раздел Биллинг > Лицензия и нажмите на кнопку «Управление» в блоке «Тариф». 

Или перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники и нажмите на кнопку «Управление лицензией». 

2. Нажмите на имя любого из уже добавленных сотрудников, не оказывающих услуги. 

3. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Добавить доступ». 

4. В открывшемся окне заполните данные:

• имя сотрудника;
• его телефон или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение);
• должность (необязательно);
• выберите роль;
• при необходимости измените права доступа внутри роли.

5. Нажмите на кнопку «Отправить» → «Отправить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники. 

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника». 

3. В открывшемся окне заполните данные:

• введите имя сотрудника;
• обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
• укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
• не ставьте галочку «Предоставить доступ к сервису».

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

• введите имя сотрудника;
• обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
• укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
• поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, который оказывает услуги

Если сотрудник был добавлен без доступа в сервис, ему также можно отправить приглашение к управлению филиалом. 

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники. 

2. Нажмите на кнопку «Пригласить в сервис» в колонке «Доступ». 

3. Если приглашение еще не было отправлено, откройте вкладку «Пригласить нового». На вкладке «Выбрать из существующих» можно выбрать свободных сотрудников, у которых уже есть доступ к сервису, но которые еще не привязаны к сотрудникам, оказывающим услуги.

4. Введите телефон или email в соответсвующее поле (по указанному каналу придет ссылка-приглашение), затем нажмите «Пригласить». 

Дополнительные настройки

Сотрудников можно приглашать к управлению филиалом, настраивать им права доступа, просматривать историю изменения прав, копировать в другие филиалы, а также удалять. Приглашение и выдачу прав мы рассмотрели выше, разберем оставшиеся опции.

Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника, оказывающего услуги

Мы рекомендуем своевременно ограничивать доступ уволенным и удаленным сотрудникам.

При увольнении или удалении сотрудника, оказывающего услуги, можно сразу выбрать опцию «Удалить доступ к сервису». В этом случае сотрудник будет уволен/удален сразу с доступом, следовательно, больше не сможет заходить в филиал.

Но при необходимости можно ограничить только доступ, не увольняя/удаляя самого сотрудника. Для этого: 

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. В открывшемся окне на вкладке «Настройки» нажмите на кнопку «Удалить доступ», затем подтвердите действие, чтобы удалить доступ сотрудника из филиала.

Важно

• Удаление доступа из филиала не удаляет личный кабинет пользователя в системе YCLIENTS, удаление только ограничивает доступ к данным филиала, из которого он был удален.

Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов

В некоторых случаях одному и тому же аккаунту необходимо предоставить доступ в несколько разных филиалов, сделать это быстро поможет опция копирование в филиалы. Также доступ удалить сразу из нескольких филиалов. Подробнее об этом читайте здесь. 

Просмотр истории изменений прав доступа

В сервисе YCLIENTS можно просматривать историю изменений прав доступа. Эта опция полезна, если в компании несколько управляющих и необходимо отследить, кто и когда изменил права доступа определенному сотруднику, а также какие права были изменены. Для просмотра:

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. Перейдите на вкладку «История изменений».

4. На открывшейся странице будет отображена таблица с изменениями. Колонки, представленные в таблице:

• Время. Когда были внесены изменения — дата и точное время.
• Тип — права доступа.
• Автор. Кто из сотрудников с доступом изменил данные.
• Подробнее. После нажатия на кнопку «Подробнее» появятся две колонки, слева — права до изменений, справа — измененные права доступа.

Настройка уведомлений сотрудника

Чтобы сотрудники с разными ролями смогли получать уведомления по определенным событиям, их необходимо сначала настроить в разделе Настройки > Системные настройки > Уведомления, а также включить в настройках доступа сотрудника. Подробнее о настройках уведомлений для сотрудников читайте в статье.

Часто задаваемые вопросы

Почему не приходит приглашение сотруднику в YCLIENTS? 

1. Проверьте статус сообщений через раздел Обзор > Сообщения. Если статус сообщения «Недостаточно средств/Не доставлено/Неизвестно» — уточните у SMS-агрегатора возможную причину.
   Если статус сообщения «Доставлено», проверьте с сотрудником, которому направлено сообщение, телефон/почту, в том числе папку «Спам». Обратите внимание, что чат-боты зачастую отправляют ссылки-приглашения в мессенджеры — Telegram, WhatsApp, Viber. 
2. Если данные действия не помогли, пожалуйста, напишите нам и мы вам обязательно поможем разобраться. 

Почему филиал не отображается у сотрудника в списке доступных филиалов? 

1. Сотруднику нужно перейти по ссылке-приглашению и авторизоваться в филиале. Если после перехода по ссылке, сотрудник будет видеть свой личный кабинет в YCLIENTS, то нужно выйти из него, нажав кнопку «Выход». После этого перейти по ссылке-приглашению. 
2. Если по телефону приглашение так и не пришло, отправьте его по почте. В разделе Биллинг > Лицензия > Управление нажмите на любую роль сотрудника, на вкладке «Приглашенные пользователи» отзовите приглашение по номеру телефона, а затем пригласите пользователя по его почте.