Настройка доступа к сервису (новый интерфейс)

Что такое «сотрудник с доступом»?
Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги:
- В разделе «Сотрудники».
- В разделе «Лицензия».
Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис.
Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис.
Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, оказывающему услуги.
Дополнительные настройки.
- Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника.
- Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов.
- Просмотр истории изменений прав доступа.
- Настройка уведомлений сотрудника.
Часто задаваемые вопросы.

В YCLIENTS доступна возможность приглашать к управлению филиалом сотрудников, которые не оказывают услуги, добавлять сотрудников, оказывающих услуги, без предоставления им доступа к филиалу, а также добавлять сотрудников, оказывающих услуги, с предоставлением доступа.

Инструкция для сотрудников — «Как принять приглашение к управлению филиалом».

Что такое «сотрудник с доступом»?

Сотрудник с доступом — это сотрудник компании, имеющий доступ к управлению филиалом, роль и определенные права в YCLIENTS. Сотрудник авторизуется в системе через логин и пароль, и может выполнять действия, которые ему разрешены правами доступа.

Предоставить доступ можно сотруднику с любой ролью — владелец, администратор, специалист, бухгалтер и т. д. В зависимости от роли сотрудника необходимо настраивать разные уровни доступа.

Уникальными идентификаторами (логин) для входа в систему являются почта и номер телефона.

Отправить приглашение для управления филиалом можно разными способами: в разделах «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники» и «Лицензия > Управление сотрудниками», в этой статье рассмотрим оба. Также в этой статье рассмотрим добавление сотрудников, которые оказывают услуги, без предоставления доступа в сервис в новом интерфейсе.

Важно

На пробном периоде отправка приглашений для управления филиалом недоступна, необходима оплаченная лицензия.

При отправке приглашений необходимо учитывать, регистрировался ли сотрудник в YCLIENTS ранее или нет. В этом случае имеется в виду регистрация не как клиента филиала, а как пользователя YCLIENTS. Если регистрировался ранее, укажите тот номер или почту, которые сотрудник уже использует для входа в YCLIENTS.

Новый пользователь — сотрудник, который ни разу не регистрировался в YCLIENTS: не был сотрудником и не авторизовывался по своим контактным данным, в том числе не создавал свой филиал и не принимал приглашений к управлению филиалом.
Существующий пользователь — сотрудник, который был ранее зарегистрирован и приглашен в филиал в YCLIENTS, уже имеет свой аккаунт (личный кабинет).

Важно

Если у сотрудника ранее уже был зарегистрирован аккаунт в YCLIENTS, необходимо выслать ему приглашение на тот же номер телефона или почту, которые уже привязаны к его аккаунту.

Такому сотруднику перед переходом по ссылке-приглашению обязательно нужно выйти из своего аккаунта, чтобы избежать ошибок в принятии приглашения, т. к. в некоторых случаях он может быть авторизован в другом аккаунте (на который приглашение не распространяется). Подробнее, как принять приглашение — в статье.

После перехода по ссылке-приглашению сотруднику необходимо авторизоваться при помощи адреса почты или номера телефона, куда пришло приглашение.

У каждого пользователя YCLIENTS есть доступ к его личному кабинету. Отредактировать и изменить личные данные (имя, номер телефона, почта, пароль и т. д.) может только он сам в своем личном кабинете.

После отправки приглашения сотрудник получит СМС или письмо со ссылкой-приглашением, по которой ему нужно перейти для добавления в филиал. В сообщении или письме также будет указано название филиала, из которого было отправлено приглашение.

После перехода по ссылке новые и существующие пользователи увидят разную информацию.

Новый пользователь увидит форму, в которой ему нужно указать регистрационную информацию:

Имя.
Номер телефона (если приглашение было отправлено по почте) или почту (если приглашение было отправлено по СМС).
Придумать и повторить пароль.
Принять условия пользовательского соглашения и соглашения об обработке персональных данных.
Предоставить/не предоставить согласие на получение информационных сообщений от YCLIENTS.

Существующий пользователь увидит форму авторизации, в которой ему нужно будет ввести логин и пароль той же учетной записи, на которую было отправлено приглашение (при условии, что он не авторизован в программе).

Важно

Если существующий пользователь уже авторизован в программе под другой учетной записью, то при переходе по ссылке откроется личный кабинет, в котором он авторизован. В этом случае необходимо выйти из программы через кнопку «Выход» перед принятием приглашения. Подробнее, как принять приглашение — в статье.

Если сотрудник авторизован под той же учетной записью, на которое было отправлено приглашение, то после перехода по ссылке, он увидит окно с поздравлением и предложением перейти в личный кабинет и/или в филиал (если уже настроены права доступа).

Сотрудникам с доступом можно настроить права доступа (возможности при использовании YCLIENTS) во время или после отправки ссылки-приглашения. Права могут определяться его должностными обязанностями и быть связаны с отображением/скрытием определенных разделов YCLIETNS и наличием/отсутствием доступа к различным возможностям системы.
Детальное описание настроек ролей и прав доступа читайте здесь.

YCLIENTS работает как с отдельными организациями, так и с сетями, в которых несколько филиалов (подробнее о сетевых возможностях читайте здесь). Для сетей действуют отдельные права и доступы. Вы можете настроить их в сетевом интерфейсе в разделе «Настройки > Пользователи» (более детально настройка описана здесь).

После того как сотрудник примет приглашение, он будет отображаться в списке сотрудников и сможет заходить в систему YCLIENTS под своими логином и паролем, а также выполнять действия в филиале, разрешенные ему правами доступа.

Также в списке сотрудников отображаются и сотрудники, которые еще не приняли приглашение. В зависимости от статуса, рядом с именем приглашенного сотрудника появится соответствующая плашка.

Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги

В разделе «Сотрудники»

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно уберите галочку «Добавить в график» (если оставить настройку включенной, будет добавлен сотрудник, который оказывает услуги);
поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите «Сохранить».

В разделе «Лицензия»

1. Перейдите в раздел «Лицензия» (ранее назывался «Биллинг») и нажмите на кнопку «Управление сотрудниками» в блоке «Тариф».

Или перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники» и нажмите на кнопку «Управление лицензией».

2. Нажмите на имя любого из уже добавленных сотрудников, не оказывающих услуги.

3. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Добавить доступ».

4. В открывшемся окне заполните данные:

имя сотрудника;
его телефон или почту (по указанному каналу придет ссылка-приглашение);
должность (необязательно);
выберите роль;
при необходимости измените права доступа внутри роли.

5. Нажмите на кнопку «Отправить» → «Отправить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
не ставьте галочку «Предоставить доступ к сервису».

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или почту (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, который оказывает услуги

Если сотрудник был добавлен без доступа в сервис, ему также можно отправить приглашение к управлению филиалом.

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на кнопку «Пригласить в сервис» в колонке «Доступ».

3. Если приглашение еще не было отправлено, откройте вкладку «Пригласить нового». На вкладке «Выбрать из существующих» можно выбрать свободных сотрудников, у которых уже есть доступ к сервису, но которые еще не привязаны к сотрудникам, оказывающим услуги.

4. Введите телефон или почту в соответствующее поле (по указанному каналу придет ссылка-приглашение), затем нажмите «Пригласить».

Дополнительные настройки

Сотрудников можно приглашать к управлению филиалом, настраивать им права доступа, просматривать историю изменения прав, копировать в другие филиалы, а также удалять. Приглашение и выдачу прав мы рассмотрели выше, разберем оставшиеся опции.

Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника, оказывающего услуги

Мы рекомендуем своевременно ограничивать доступ уволенным и удаленным сотрудникам.

При увольнении или удалении сотрудника, оказывающего услуги, можно сразу выбрать опцию «Удалить доступ к сервису». В этом случае сотрудник будет уволен/удален сразу с доступом, следовательно, больше не сможет заходить в филиал.

Но при необходимости можно ограничить только доступ, не увольняя/удаляя самого сотрудника. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. В открывшемся окне на вкладке «Настройки» нажмите на кнопку «Удалить доступ», затем подтвердите действие, чтобы удалить доступ сотрудника из филиала.

Важно

Удаление доступа из филиала не удаляет личный кабинет пользователя в системе YCLIENTS, удаление только ограничивает доступ к данным филиала, из которого он был удален.

Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов

В некоторых случаях одному и тому же аккаунту необходимо предоставить доступ в несколько разных филиалов, сделать это быстро поможет опция копирование в филиалы. Также доступ удалить сразу из нескольких филиалов. Подробнее об этом читайте здесь.

Просмотр истории изменений прав доступа

В сервисе YCLIENTS можно просматривать историю изменений прав доступа. Эта опция полезна, если в компании несколько управляющих и необходимо отследить, кто и когда изменил права доступа определенному сотруднику, а также какие права были изменены. Для просмотра:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. Перейдите на вкладку «История изменений».

4. На открывшейся странице будет отображена таблица с изменениями. Колонки, представленные в таблице:

Время. Когда были внесены изменения — дата и точное время.
Тип — права доступа.
Автор. Кто из сотрудников с доступом изменил данные.
Подробнее. После нажатия на кнопку «Подробнее» появятся две колонки, слева — права до изменений, справа — измененные права доступа.

Настройка уведомлений сотрудника

Чтобы сотрудники с разными ролями смогли получать уведомления по определенным событиям, их необходимо сначала настроить в разделе «Настройки > Системные настройки > Уведомления», а также включить в настройках доступа сотрудника. Подробнее о настройках уведомлений для сотрудников читайте в статье.

Часто задаваемые вопросы

Почему не приходит приглашение сотруднику в YCLIENTS?

Проверьте статус сообщений через раздел «Обзор > Сообщения». Если статус сообщения «Недостаточно средств/Не доставлено/Неизвестно» — уточните у СМС-агрегатора возможную причину.
Если статус сообщения «Доставлено», проверьте с сотрудником, которому направлено сообщение, телефон/почту, в том числе папку «Спам». Обратите внимание, что чат-боты зачастую отправляют ссылки-приглашения в мессенджеры — Telegram, WhatsApp, Viber, Макс, ВК.
Если данные действия не помогли, пожалуйста, напишите нам и мы вам обязательно поможем разобраться.

Почему филиал не отображается у сотрудника в списке доступных филиалов?

Сотруднику нужно перейти по ссылке-приглашению и авторизоваться в филиале. Если после перехода по ссылке, сотрудник будет видеть свой личный кабинет в YCLIENTS, то нужно выйти из него, нажав кнопку «Выход». После этого перейти по ссылке-приглашению.
Если по телефону приглашение так и не пришло, отправьте его по почте. В разделе «Лицензия > Управление сотрудниками» нажмите на любую роль сотрудника, на вкладке «Приглашенные пользователи» отзовите приглашение по номеру телефона, а затем пригласите пользователя по его почте.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Макс.