Клиенту: Создание записи через журнал записи

Клиенту отправится уведомление с деталями визита, когда администратор или сотрудник запишет его через журнал записи. Используется, чтобы клиент имел подтверждение записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > Системные настройки > Уведомления на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Клиенту» выберите тип «Создание записи через журнал записи». Чтобы перейти к редактированию сценариев отправки и шаблонов, нажмите на название уведомления. 

3. На вкладке «Общие настройки» настройте, как будут отправляться уведомления по нескольким каналам. Подробнее о сценариях отправки уведомлений по разным каналам читайте в статье.

Доступные каналы отправки:

• Email.
• YPLACES.
• Брендированное приложение.
• VK Push.
• SMS.

4. После настройки сценариев отправки, настройте шаблоны для разных каналов. Подробнее о настройке шаблонов уведомлений читайте здесь. 

5. Нажмите на кнопку «Сохранить».

6. Используя переключатель, активируйте или выключите уведомление. Справа от названия уведомления будут отображаться названия каналов отправки, которые включены в этом типе.

Шаблоны

Вы можете использовать стандартные шаблоны или создать свои.

В шаблонах используются переменные, вместо которых будут автоматически выводиться данные о визите, услуге, клиенте или филиале. Большинство переменных универсальны для всех типов уведомлений и шаблонов, где есть возможность их выбора. Вы можете использовать рекомендованные переменные из шаблонов или добавить другие.

Полный список переменных их значений с примерами вы можете найти в статье под заголовком «Переменные для уведомлений».

Стандартные шаблоны с переменными:

1. Вы записаны на услугу Услуги в визите к Специализация (род. падеж) Имя сотрудника на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

2. Вы записаны на Услуги в визите на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

3. Вы записаны на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

Возможные переменные:

• Услуги в визите. Названия услуг, которые указаны в визите.
  Для этой переменной учитывается настройка «Интервал между уникальными визитами» (Настройки > Настройки записи > Журнал записи), если записи объединены в рамках визита, то все услуги из таких записей будут указаны в одном сообщении.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между уникальными визитами», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги из двух записей.
  Пример: Стрижка, Педикюр
• Услуги в отдельной записи. Названия услуг, которые указаны в отдельной записи.
  
  Для этой переменной не учитывается настройка «Интервал между уникальными визитами» (Настройки > Настройки записи > Журнал записи), даже если записи объединены в рамках визита, то в сообщении будут указаны услуги из конкретной записи.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между уникальными визитами», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги только этой записи.
  Пример: Стрижка
• Специализация. Название сущности «Сотрудник» в именительном падеже, которая указывается в разделе Онлайн-запись > Общие настройки > Настройки в поле «Название сущности "Сотрудник"». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалист
  Важно: настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи. 
• Специализация (дат. падеж). Название сущности «Сотрудник» в дательном падеже, которая указывается в разделе Онлайн-запись > Общие настройки > Настройки в поле «Сущность "Сотрудник", дательный падеж». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалисту
  Важно: настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи.
• Имя сотрудника. Имя сотрудника в записи в именительном падеже. В записи отображается имя, указанное в разделе Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.
  Пример: Наталья.
• Дата записи. Дата визита в формате %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный.
  Пример: 1 мая 2024
• Дата и время записи. Дата и время визита в полном формате: %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный, %время% — в формате «в 00:00».
  Пример: 1 мая 2024 в 12:15
• Дата и время записи (сокр.). Дата и время визита в сокращенном формате: %число%, %месяц% — числовое значение, %время% — в формате «00:00».
  Пример: 1.05 12:15
• Время записи. Время, на которое записан клиент в формате «00:00».
  Пример: 12:15
• Время до записи. Время, которое осталось до визита.
  Пример: 2ч
• Имя клиента. Имя клиента, указанное в карточке клиента или окне визита в поле «Имя». В этой переменной не учитываются фамилия и отчество, если они включены в разделе Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи. Если фамилия/отчество будут указаны не в отдельных полях, а в поле «Имя», то они также будут учитываться при отправке сообщений.
  Пример: Александр
• Ссылка на детали записи. Ссылка на подробную информацию о визите — формируется автоматически. При переходе по этой ссылке также можно отменить и/или перенести запись, если в разделе Онлайн-запись > Общие настройки > Правила отмены и переноса записей включена такая возможность.
  Пример: https://yclients.com/c/SsOOn/TDnIN/

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Вы записаны на услугу стрижка бороды к барберу Александру на 18 января в 19:00. Детали: [ссылка с деталями записи]»

Отправка уведомления

1. Уведомление о создании записи через журнал формируется и отправляется сразу после того, как сотрудник или администратор создает запись в журнале.

Главное условие — для формирования уведомления в визит должен быть добавлен номер телефона клиента. Если не указывать номер телефона клиента (например, добавить только email), уведомление не сформируется и не будет отправлено.

Важно

• Для старой версии окна записи, если клиент не был добавлен ранее в клиентскую базу, номер телефона необходимо добавить в момент создания записи, если добавить его после создания, уведомление не сформируется и не будет отправлено. Но если клиент уже есть в клиентской базе, то добавить его в визит можно и после создания записи, в этом случае уведомление сформируется. 
• Для новой версии окна записи можно добавить номер телефона клиента и после создания, уведомление все равно будет отправлено. В этом случае главное условие — указать номер телефона в записи. 

2. Также обратите внимание, что для канала «SMS» в окне визита при создании записи доступна опция «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения» на вкладке «Уведомления». Независимо от того, включен или выключен данный тип уведомления, вы можете управлять его отправкой по SMS при создании записи через журнал.

Если клиенту не нужно отправлять уведомление, будьте внимательны при создании записи в журнале, например, если запись была пересоздана и такое уведомление клиенту уже приходило ранее.

Важно

• Опция «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения» актуальна только для канала «SMS».
• Если уведомление о создании записи через журнал выключено в разделе Настройки > Системные настройки > Уведомления > Типы уведомлений или если оно включено, но при этом отключена отправка по каналу «SMS», то при проставленной галочке «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения» уведомление все равно будет отправлено по каналу «SMS». Но если при этом в карточке клиента на вкладке «Уведомления» стоит запрет на отправку по каналу «SMS», то в этом случае уведомление не будет отправлено, даже если включена отправка деталей записи из окна визита.
• Для других каналов опция «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения» не работает, чтобы уведомление не отправлялось совсем, нужно отключить его в типах уведомлений.