Клиенту: Создание записи через журнал записи

Клиенту отправится уведомление с деталями визита, когда администратор или сотрудник запишет его через журнал записи. Используется, чтобы клиент имел подтверждение записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки > Системные настройки > Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Клиентам» выберите тип «Создание записи через журнал записи». Чтобы перейти к редактированию сценариев отправки и шаблонов, нажмите на название уведомления или на кнопку редактирования.

3. На вкладке «Общие настройки» настройте, как будут отправляться уведомления по нескольким каналам. Подробнее о сценариях отправки уведомлений по разным каналам читайте в статье.

Доступные каналы отправки:

• Почта.
• YPLACES.
• Брендированное приложение.
• Уведомления ВКонтакте.
• СМС.

4. После настройки сценариев отправки, настройте шаблоны для разных каналов. Подробнее о настройке шаблонов уведомлений читайте здесь. 

5. Нажмите на кнопку «Сохранить».

6. Используя переключатель, активируйте или выключите уведомление. Справа от названия уведомления будут отображаться названия каналов отправки, которые включены в этом типе.

Шаблоны

Вы можете использовать стандартные шаблоны или создать свои.

В шаблонах используются переменные, вместо которых будут автоматически выводиться данные о визите, услуге, клиенте или филиале. Большинство переменных универсальны для всех типов уведомлений и шаблонов, где есть возможность их выбора. Вы можете использовать рекомендованные переменные из шаблонов или добавить другие.

Полный список переменных их значений с примерами вы можете найти в статье под заголовком «Переменные для уведомлений».

Стандартные шаблоны с переменными

1. Вы записаны на услугу Услуги в визите к Специализация (род. падеж) Имя сотрудника на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

2. Вы записаны на Услуги в визите на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

3. Вы записаны на Дата записи в Время записи. Детали: Ссылка на детали записи

Возможные переменные:

• Услуги в визите. Названия услуг, которые указаны в визите.
  Для этой переменной учитывается настройка «Интервал между визитами одного клиента» («Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи»), если записи объединены в рамках визита, то все услуги из таких записей будут указаны в одном сообщении.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между визитами одного клиента», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги из двух записей.
  Пример: Стрижка, Педикюр
• Услуги в отдельной записи. Названия услуг, которые указаны в отдельной записи.
  Для этой переменной не учитывается настройка «Интервал между визитами одного клиента» («Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи»), даже если записи объединены в рамках визита, то в сообщении будут указаны услуги из конкретной записи.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между визитами одного клиента», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги только этой записи.
  Пример: Стрижка
• Имя сотрудника. Имя сотрудника в записи в именительном падеже. В записи отображается имя, указанное в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».
  Пример: Наталья
• Специализация. Название сущности «Сотрудник» в именительном падеже.
  Пример: специалист
  • Важно
    Настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи. Если вы ранее заполняли поле специализации и хотите изменить или убрать название специализации, обратитесь в техподдержку YCLIENTS. Если специализация в настройках онлайн-записи не была заполнена, то переменная будет пустая.
• Специализация (дат. падеж). Название сущности «Сотрудник» в дательном падеже.
  Пример: специалисту
  • Важно
    Настройка падежей для специализации на текущий момент доступна только в старой версии настроек онлайн-записи. Если вы ранее заполняли поле специализации и хотите изменить или убрать название специализации, обратитесь в техподдержку YCLIENTS. Если специализация в настройках онлайн-записи не была заполнена, то переменная будет пустая.
• Дата записи. Дата визита в формате %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный.
  Пример: 1 мая 2024
• Дата и время записи. Дата и время визита в полном формате: %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный, %время% — в формате «в 00:00».
  Пример: 1 мая 2024 в 12:15
• Дата и время записи (сокр.). Дата и время визита в сокращенном формате: %число%, %месяц% — числовое значение, %время% — в формате «00:00».
  Пример: 1.05 12:15
• Время записи. Время, на которое записан клиент в формате «00:00».
  Пример: 12:15
• Время до записи. Время, которое осталось до визита.
  Пример: 2ч
• Имя клиента. Имя клиента, указанное в карточке клиента или окне визита в поле «Имя». В этой переменной не учитываются фамилия и отчество,
  если они включены в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи».
  Если фамилия/отчество будут указаны не в отдельных полях, а в поле «Имя», то они также будут учитываться при отправке сообщений.
  Пример: Александр
• Фамилия клиента. Фамилия клиента, указанная в карточке клиента или окне визита в отдельном поле «Фамилия». Чтобы эта переменная работала, необходимо также включить отображение фамилии клиента в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи».
  Пример: Петров
• Ссылка на детали записи. Ссылка на подробную информацию о визите — формируется автоматически. При переходе по этой ссылке также можно отменить и/или перенести запись, если в разделе «Онлайн-запись > Расширенные настройки онлайн-записи > Еще больше возможностей > Установите правила отмены и переноса» включена такая возможность.

  Пример: https://yclients.com/c/SsOOn/TDnIN/

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Вы записаны на услугу Стрижка бороды к Александр на 18 января в 19:00. Детали: [ссылка с деталями записи]»

Отправка уведомления

1. Уведомление о создании записи через журнал формируется и отправляется сразу после того, как администратор/сотрудник создает запись в журнале.

Главное условие — для формирования уведомления в визит должен быть добавлен номер телефона клиента. Если не указывать номер телефона клиента (например, добавить только почту), уведомление не сформируется и не будет отправлено.

2. Обратите внимание, что в окне записи при ее создании доступна опция «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения» в разделе «Уведомления о визите». Через нее вы можете управлять отправкой уведомления при создании записи через журнал.

Если клиенту не нужно отправлять уведомление, будьте внимательны при создании записи в журнале, например, если запись была пересоздана и такое уведомление клиенту уже приходило ранее. В этом случае можно снять галочку, чтобы уведомление не отправлялось.