Работа с кассами

Инструкция по работе с ККМ.
1.1 Открытие смены и статус ККМ.
1.2 Чек продажи.
1.3 Чек возврата.
1.4 Автоматическая печать чека.
1.5 Чек коррекции.
1.6 X-отчет.
1.7 Z-отчет (закрытие смены).
1.8 Инкассация.
Настройки.
2.1 Настройка ИНН кассира.
2.2 Связка карточки сотрудника (кассира) с его доступом.
2.3. Настройка системы налогообложения для товаров и услуг (СНО).
2.4 Как отключить печать чека в KkmServer с возможностью его дальнейшей фискализации (Windows).
Часто задаваемые вопросы.

1. Инструкция по работе с ККМ

1.1 Открытие смены и статус ККМ

Важно

Перед началом расчетов с покупателями кассир формирует отчет об открытии смены, по окончании расчетов — отчет о закрытии. Между этими отчетами не может пройти более 24 часов (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ в редакции 01.01.2017).

Открытие смены в интерфейсе YCLIENTS доступно для типов подключений ККМ-Сервер (YCLIENTS) и LIFE PAY. При типах подключений Эвотор или Модулькасса смена открывается через интерфейс кассового аппарата.

Смена может быть открыта автоматически при печати первого чека продажи в смене (актуально для любого типа интеграции с онлайн-кассой).

Отчет с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчетов и кассире отправляется в ОФД.

В YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы > Операции с ККМ» и нажмите кнопку «Обновить».

Дождитесь, когда «Статус ККМ» станет «Онлайн», затем нажмите кнопку «Открыть смену», после этого будет распечатан чек открытия смены.

1.2 Чек продажи

Для печати чека продажи вручную перейдите в окно записи/события/продажи к деталям оплаты и нажмите кнопку «Распечатать фискальный чек».

Чек также может быть распечатан автоматически, об этом читайте далее под заголовком «1.4. Автоматическая печать чека».

После оплаты в визите отобразится статус печати чека: чек печатается, чек распечатан, чек не распечатан.

1.3 Чек возврата

После того как чек распечатан, кнопка заменится на «Провести возврат».
Чек возврата, как и чек продажи, формируется в соответствии с полной оплаченной налом/безналом суммой в визите.

Печать чека возврата необходимо в случаях, когда клиенту нужно сделать возврат средств, если оплата была проведена ошибочно (например, выбрана неверная касса) или если нужно внести какие-либо изменения в визит, которые влияют на данные в чеке, но чек продажи уже был распечатан.

Важно

Печать чека возврата производится строго по согласованию с бухгалтером!

1. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты и данные в чеке продажи.

Блокируется:

Изменение статуса визита (кроме статусов «Пришел» и «Подтвердил»).
Удаление визита.
Дата и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком).
Изменение клиента.
Добавление или удаление услуг и товаров.
Кнопки добавления услуг.
Изменение количества услуг и товаров.
Изменение стоимости услуг и товаров.
Изменение скидки на услуги и товары.
Удаление услуг и товаров.
Изменение суммы и кассы.
Удаление и изменении суммы финансовой транзакции в разделе «Финансы > Финансовые операции».

Не блокируется:

Изменение длительности визита.
Изменение сотрудника.
Статусы визита «Пришел» и «Подтвердил».
Выбор склада и сотрудника.

2. Если вы уже напечатали чек, но хотите разблокировать визит, чтобы изменить информацию, вам нужно напечатать чек возврата.

1.4 Автоматическая печать чека

Чек может распечататься автоматически, если в визите или продаже стоит галочка «Печать фискального чека»/«Распечатать фискальный чек». В этом случае чек распечатается автоматически сразу после проведения полной оплаты.

1.5 Чек коррекции

Чек коррекции оформляется, если что-то пошло не так с чеком продажи.

Например, кассир принял оплату картой, но не распечатал фискальный чек, либо пробил чек, но допустил ошибку при вводе фискальных данных.

Также чек коррекции поможет в случаях, когда онлайн-касса временно вышла из строя, сломался фискальный накопить, пропал интернет, отключили электричество и т. д. — то есть, когда не было возможности вовремя пробивать чеки.

Важно

Печать чека коррекции производится строго по согласованию с бухгалтером!

Чек коррекции важно также не путать с чеком возврата. Чек возврата — это документ, который используется для возврата ранее произведенной оплаты за товары или услуги.

Чтобы распечатать чек коррекции, необходимо зайти в раздел «Финансы > Операции с ККМ» и нажать соответствующую кнопку справа в верхнем углу. В появившемся окне заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Распечатать чек коррекции».

Перед заполнением данных о чеке коррекции, ознакомьтесь с рекомендациями от налоговой, как правильно сформировать такой чек.

Рекомендации ФНС России:

Неправильная сумма расчета должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой.
Чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учетом используемого на онлайн-кассе формата фискальных документов (ФФД).
Желательно указать фискальный признак ошибочного документа.
Чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и необязательно на том аппарате, где была допущена ошибка.
Корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных взысканий.

1.6 Х-отчет

X-отчет отображает количество денежных средств, пробитых на кассе за текущую смену. Его можно создавать в любое время и в неограниченном количестве, данные из X-отчета нигде не сохраняются. Этот отчет также называют «промежуточный отчет без гашения».

Важно

Печать промежуточного отчета без гашения в интерфейсе YCLIENTS доступна для типов подключений ККМ-Сервер (YCLIENTS) и LIFE PAY. При типах подключений Эвотор или Модулькасса X-отчет печатается через интерфейс кассового аппарата.

Для печати отчета в YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы > Операции с ККМ», откройте нужный платежный профиль и нажмите кнопку «X-отчет» в правом верхнем углу. После будет распечатан чек с операциями, проведенными по кассе до момента печати отчета.

1.7 Z-отчет (закрытие смены)

Z-отчет или отчет о закрытии смены формируется при закрытии смены и содержит информацию о кассовых операциях, выполненных за рабочий день.

Важно

Z-отчет должен быть сформирован по окончании рабочей смены, но не позднее, чем через 24 часа с момента открытия смены!

Если продолжительность смены превысит сутки, касса прекратит выдавать чеки, так как фискальный накопитель перестанет формировать фискальный признак документа. Штраф будет назначен по статье 14.5 пункт 4 КоАП РФ.

Закрытие смены в интерфейсе YCLIENTS доступно для типов подключений ККМ-Сервер (YCLIENTS) и LIFE PAY. При типах подключений Эвотор или Модулькасса смена закрывается через интерфейс кассового аппарата.

Для закрытия смены в YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы > Операции с ККМ» и нажмите кнопку «Закрыть смену». У вас автоматически распечатается «Z-отчет» (отчет с гашением) с текущими суммами за день.

После будет распечатан чек с операциями, проведенными по кассе до момента печати отчета.

1.8 Инкассация

Важно

Печать чека инкассации в интерфейсе YCLIENTS доступна только для типа подключения ККМ-Сервер (YCLIENTS). При типах подключений Эвотор, Модулькасса и LIFE PAY чек инкассации печататется через интерфейс кассового аппарата.

Внесение/Изъятие средств не повлияет на остаток в кассах в интерфейсе YCLIENTS.

Для печати чека инкассации перейдите в раздел «Финансы > Операции с ККМ» и нажмите кнопку «Инкассация» в правом верхнем углу. В открывшемся окне заполните поля и нажмите на кнопку «Внести/изъять средства».

2. Настройки

2.1 Настройка ИНН кассира

В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, Формат Фискальных Данных 1.05 требует обязательного указания ИНН кассира.

Важно

Без указания ИНН при печати любого чека будет выходить ошибка «Не указан ИНН».

По законодательству необходимо указать реальный ИНН конкретного сотрудника (НЕ организации или директора), который будет печатать чеки. Указанный ИНН должен быть существующим, так как происходит проверка валидности ИНН.
Подробнее об этом читайте далее под заголовком «Почему нужно указывать ИНН конкретного сотрудника, а не организации или директора?».

Чтобы указать ИНН кассира:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники» и нажмите на имя сотрудника (как правило, администратора).

2. Перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и укажите ИНН сотрудника (12 цифр) в соответствующем поле.

3. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Почему нужно указывать ИНН конкретного сотрудника, а не организации или директора?

Фискальный чек — это отчетность о действии конкретного сотрудника, который совершил операцию (продажу, возврат), а не о деятельности организации в целом в этот момент. Это прежде всего, фискальный документ, который:

Регистрирует факт расчета между продавцом и покупателем.
Фиксирует лицо, которое непосредственно совершило эту операцию.

Указывая ИНН кассира (или другого сотрудника), государство (в лице ФНС) и руководство компании точно знают, кто именно несет ответственность за конкретную финансовую операцию.

В момент расчета с покупателем агентом, который действует от имени организации, является конкретный сотрудник. Он физически пробивает чек, принимает деньги, выдает сдачу. Организация и директор в этот момент являются лишь «юридическим фоном». Чек фиксирует «физическое» действие.

Техническая и юридическая роль ИНН в чеке

ИНН организации и так уже содержится в фискальном накопителе (ФН) и во всех данных, которые передаются в ОФД и ФНС. Он является ключевым идентификатором всей точки продаж (онлайн-кассы), но не каждого отдельного действия.
ИНН директора не имеет никакого отношения к хозяйственным операциям. Директор может вообще не присутствовать в компании в момент продажи. Его ИНН важен для регистрации юридического лица, отчетности (как руководителя), но не для кассовых операций.
ИНН сотрудника — это его уникальный идентификатор как налогоплательщика. Его наличие в чеке напрямую связывает его с действием.

2.2 Связка карточки сотрудника (кассира) с его доступом

Для корректной печати чеков необходимо связать доступ сотрудника с его карточкой.

Важно

Без привязки при печати любого чека будет выходить ошибка «Привяжите сотрудника к пользователю».

Кассир должен быть авторизован в YCLIENTS под доступом, который связан с его карточкой сотрудника. При печати чеков будет использоваться имя, указанное в личном кабинете сотрудника.

Чтобы привязать доступ:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».

2. Напротив имени сотрудника в колонке «Доступ/Пользователи» привяжите доступ к YCLIENTS к его карточке. Для этого нажмите на кнопку «Пригласить в сервис» и выберите доступ из существующих.

Необходимо выбрать из списка доступ того пользователя, который будет кассиром. В чеке будет отображаться имя этого пользователя из его личного кабинета (не из настроек сотрудника).

3. Если у сотрудника еще нет доступа, то по кнопке «Пригласить в сервис» можно отправить приглашение-ссылку. Подробно о настройке доступа и ролей читайте здесь.

4. Если доступ уже выдан, но ошибочно привязан к другой карточке сотрудника, его можно отвязать и привязать к нужному сотруднику. Как это сделать, подробнее читайте в статьях: для нового интерфейса (под заголовком «Доступ к сервису»), для старого интерфейса (под заголовком «Связанный пользователь (старый дизайн)»).

2.3 Настройка системы налогообложения для товаров и услуг

1. Чтобы настроить систему налогообложения (СНО) по умолчанию, перейдите в раздел «Финансы > Настройки > Настройки ККМ».

2. В пункте «Система налогообложения» выберите из выпадающего списка «Одинаковая для товаров и услуг» или «Различная для товаров и услуг» в случае необходимости.

3. Выберите вашу систему налогообложения и ставки налогов для услуг и товаров, затем нажмите «Сохранить».

4. Для каждого товара или услуги можно настроить индивидуальную СНО. Для этого перейдите в настройки товара или услуги и в поле «Система налогообложения» выберите необходимый параметр.

Пример в настройке товара:

Пример в настройках услуги:

2.4 Как отключить печать чека в KKM Server с возможностью его дальнейшей фискализации (Windows)

В версии программы KKM Server 2.2.12.17 появилась функция отключения печати чека с возможностью его дальнейшей фискализации.

Важно

Эта инструкция актуальна только для касс, подключенных через ККМ-Сервер на ОС Windows 10 и 11.

Предварительно в ОФД должна быть подключена передача чеков по email, и в карточке клиента YCLIENTS также должен быть указан email клиента.

Если в карточке клиента указан email, то на него приходит письмо с чеком, если нет, то чек распечатается.

Для отключения печати чека:

1. Перейдите по ссылке: https://kkmserver.ru/KkmServer#Donload

2. На открывшейся странице скачайте файл «Дистрибутив Kkm-Server − Windows 10, 11».

3. В панели быстрого запуска отключите программу kkmserver.

4. Запустите скачанный ранее файл и установите программу.

5. После установки повторно запустите KkmServer.

6. В браузере перейдите на сайт http://localhost:5893 в раздел «Настройка оборудования» и выберите профиль кассы.

7. В блоке «Дополнительные настройки» отметьте в пункте «Печать чека и отчета на ленте» — «Всегда Не печатать» (можно выбрать с печатью отчетов или без).

3. Часто задаваемые вопросы

1. Почему расходятся данные в z-отчете из чека с отчетом по кассе за день в YCLIENTS?

«Z-отчет» в чеке и «Отчет по кассе за день» в YCLIENTS могут не сходиться по следующим причинам:

Определенная услуга или товар, предоставленные клиенту, включены в несколько чеков.
Такое может произойти, если визиты одного и того же клиента за текущий день «склеены» в соответствии с настройкой «Интервал между визитами одного клиента», которую можно найти в разделе «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи» (подробнее), и в двух и более записях этого уникального клиента была нажата кнопка «Распечатать фискальный чек».
Если сегодня распечатать чек продажи/возврата, например, в записи за вчерашний день, то сумма этого чека отправляется в налоговую сегодня, потому при закрытии смены она будет добавлена к сумме чека, несмотря на то, что в «Отчете по кассе за день» в YCLIENTS эта сумма будет зафиксирована за вчерашний день.

2. Почему на кассовом аппарате (ККМ) не горят индикаторы

Отключите кабель питания из розетки и заново включите, проверьте кнопку питания на оборотной стороне кассового аппарата.

Если ничего из перечисленного не помогло — обратитесь в центр технического обслуживания кассовых аппаратов.

3. При попытке распечатать чек продажи/открыть или закрыть смену возникает ошибка «Ошибка при печати чека. Чек не распечатан»

Перезагрузите кассовый аппарат — отключите кабель питания из розетки или нажмите на кнопку питания с обратной стороны кассового аппарата.
Отключите и подключите USB-кабель кассового аппарата от компьютера.
Перейдите в раздел «Финансы > Операции с ККМ» — в столбце «Статус ККМ» нажмите кнопку «Обновить». Если статус операции «Успешно» — попробуйте распечатать чек продажи в визите.

4. Ошибка «привяжите пользователя к сотруднику»

Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники» и привяжите доступ сотрудника к его карточке. Подробнее настройка описана выше под заголовком «2.2 Связка карточки сотрудника (кассира) с его доступом».

5. Ошибка «укажите ИНН сотрудника»

Чтобы указать ИНН:

Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники».
Нажмите на имя сотрудника.
Перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и заполните поле «ИНН».
Нажмите «Сохранить». ИНН указывается для сотрудников, которые занимаются печатью чеков. Как правило, это администраторы.

Подробнее настройка описана выше под заголовком «2.1 Настройка ИНН кассира».

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.