Настройка доступного времени для онлайн-записи

Оглавление:

1. Настройка и редактирование.
2. Недоступные дни для записи онлайн.
3. Доступное время для онлайн-записи.
   • Плотность онлайн-записи.
   • Начало онлайн-записи.
   • Шаги записи.
   • Время до начала визита.
   • Ручная настройка слотов.
   • Настройка слотов на разные дни недели.
4. Настройка слотов в журнале записи. 
5. Права доступа. 

Настройте правила и доступное время для онлайн-записи к вашим сотрудникам. В соответствии с установленными настройками, клиенты смогут записываться на услуги онлайн на выбранное вами время.

Вы можете включить для записи онлайн настройку «Оптимальный», она подойдет, если вы хотите минимизировать пустые окна и дать клиентам больше вариантов для записи.

Также вы можете настроить фиксированное время для записи при помощи настройки «Фиксированный».

Кроме оптимального и фиксированного времени теперь можно настроить и динамичный тип слотов при помощи настройки «Динамичный» — дополнительный слот создается после окончания записи или перерыва, а остальные слоты подстраиваются под него.

Настройка и редактирование

Доступное время можно настроить в двух разделах YCLIENTS:

1. Общее для всех сотрудников филиала в разделе Онлайн-запись > Общие настройки > Доступное время для онлайн-записи.

Чтобы перейти к настройкам, нажмите на кнопку «Настроить» в блоке «Доступное время для онлайн-записи».

2. Индивидуальное время для конкретных сотрудников в разделе Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

Чтобы перейти к настройкам нажмите на имя сотрудника в списке, откройте вкладку «Онлайн-запись» и выберите «Персонально для сотрудника» в поле «Доступное время для онлайн-записи». 

Недоступные дни для записи онлайн также можно настроить отдельно для каждого сотрудника, но при этом доступное время для записи онлайн может быть, как общим для филиала, так и персональным. 

Настройки для филиала и для сотрудников аналогичны, отличие только в том, что общие по филиалу действуют для всех, а для сотрудника — только для выбранного конкретного сотрудника. Для разных сотрудников можно задать разные настройки доступного времени.

Подробнее обо всех опциях настройки доступного времени читайте ниже. После внесения изменений обязательно нажмите на кнопку «Сохранить».

Недоступные дни для записи онлайн

Вы можете отключить онлайн-запись на конкретные дни и/или периоды. Например, если в конкретные дни вы хотите принимать клиентов офлайн. Это поможет в предпраздничные дни, чтобы контролировать запись и записывать клиентов самостоятельно.

Для настройки нажмите на кнопку «Добавить» и выберите нужный день, несколько дней или период.

Для удаления нажмите на кнопку с изображением корзины.

Доступное время для онлайн-записи

Настройте правила построения временных слотов, которые будут отображаться при онлайн-записи.

В блоке «Правила построения слотов» нажмите на кнопку «Редактировать правила». Следуйте подсказкам на экране для выбора настроек, подходящих под задачи вашей компании. Чтобы продолжить настройку, нажимайте на кнопку «Далее», чтобы вернуться к предыдущему шагу — «Назад», а в конце обязательно нажмите «Завершить настройку». Подробнее обо всех возможностях читайте в этой статье ниже.

Плотность онлайн-записи

Выберите, какой тип слотов больше подходит для вашей компании: фиксированный, оптимальный или динамичный.

1. Фиксированный — вы сами создаете сетку для записи. Подойдет, если у вас стабильный поток клиентов, и вы хотите зафиксировать слоты для максимальной эффективности.

В этом типе время начала каждого слота для записи зафиксировано и зависит только от указанного интервала.

Данная настройка позволит вам показывать только то время, которое вы выбрали сами.

Например, сотрудник работает с 9:00 до 18:00, и чаще всего на запись к нему требуется 1 час, в этом случае записаться к нему можно будет только в 9:00, 10:00, 11:00, 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 и 17:00. Если же длительность услуги меньше 1 часа — то клиенту будет предложено только то время, которое вы выбрали сами, дополнительного слота не будет. В данном примере слоты после записей будут на 10:00 и 13:00:

2. Оптимальный — если запись закончится раньше, создается дополнительный слот, при этом остальные слоты не меняются. Также, если в расписании сотрудника установлен перерыв, то дополнительный слот появится и после перерыва. Подойдет, если вы хотите дать клиентам больше вариантов для записи и минимизировать пустые окна.

В этом случае система автоматически создает дополнительные слоты, учитывая время окончания предыдущей записи и перерывы.

При оптимальном типе слотов клиенты увидят не только слоты, которые вы выбрали самостоятельно, но и дополнительные слоты, которые система создаст автоматически после создания каждой записи.

Например, если есть доступные слоты на 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 и т. д., в журнале есть созданные записи на 9:00 и на 11:30, то клиент при онлайн-записи увидит слоты не только на 10:00 и 13:30, но и на 9:45 и 13:10.

Пример 1 в сравнении с фиксированным сценарием, если есть перерыв:

Пример 2 в сравнении с фиксированным сценарием, если есть перерыв и запись:

3. Динамичный — дополнительный слот создается после окончания записи или перерыва, а остальные слоты подстраиваются под него. Подойдет, если вы хотите предоставить максимальную гибкость в выборе слотов для клиентов.

Это новый сценарий настройки времени для онлайн-записи. В этом случае система ищет свободные временные слоты от каждого свободного времени сотрудника.

При динамичном типе слоты будут выстаиваться от графика работы сотрудников, от уже созданных записей и от перерывов с выбранным шагом вывода. Также для этого сценария, в отличие от фиксированного или оптимального, настроить отдельные доступные слоты для записи нельзя, слоты будут подстраиваться под свободное время сотрудника и выводиться автоматически.

Например, если сотрудник работает в один день с 9:00, а в другой день с 10:00, то для разных дней первые слоты будут соответствовать началу его рабочего дня, если они еще не заняты записями или перерывами. Если добавятся перерыв в 13:00 до 13:30 и запись на 14:00 до 16:05, то клиент увидит свободные слоты также на 13:30 и 16:05.

Пример 1 в сравнении с фиксированным сценарием по времени для записи:

Пример 2 в сравнении с фиксированным сценарием по графику работы:

Начало онлайн-записи

Выберите, от чего будет начинаться отображение первого временного слота для онлайн-записи: от времени онлайн-записи или от начала рабочего дня сотрудника.

Важно

• Выбор начала онлайн-записи доступен только для фиксированного и оптимального типов слотов.

1. От времени онлайн-записи. Слоты начинаются от настроек времени онлайн-записи. Эта настройка подойдет, если рабочий день сотрудника обычно начинается в одно и то же время. В этом случае вы задаете первый слот вручную, а остальные слоты будут строиться уже от него.

Например, если настройка времени для онлайн-записи с 10:00 до 17:00, а график работы сотрудника всегда с 8:00 до 15:00, то клиент увидит первый слот на 10:00, а последний на 14:00 (если будет выбран шаг в 1 час и до 15:00 запись на выбранную услугу закончится).

2. От начала рабочего дня сотрудника. Слоты начинаются от графика работы сотрудника. Эта настройка подойдет, если сотрудник начинает работу в разное время.

Например, если график работы сотрудника в один день с 8:00 до 15:00, то клиент увидит первый слот на 8:00, а последний на 14:00 (если будет выбран шаг в 1 час и до 15:00 запись на выбранную услугу закончится). Если в другой день сотрудник начнет работать с 10:00, то первый слот будет также выведен в 10:00.

Шаг записи

Выберите, с каким интервалом клиенты смогут записываться к сотруднику онлайн. Шаг записи делит сетку на интервалы, заданные в этой настройке.

Выбирайте шаг записи от длительности самых популярных услуг. Если у вас много услуг с разной длительностью, можете поставить шаг в 30 минут.

Можно выбрать шаг с интервалом в 5 минут, начиная с 5 минут до 7 часов.

Время до начала визита

Укажите время, за которое клиент не сможет записаться на услугу к сотруднику.

Эта опция полезна, если необходима подготовка к оказанию услуги, или сотрудник приезжает к определенному времени записи, а добираться до места работы, например, полчаса. Можно настроить интервал в 30 минут, начиная от 30 минут до 24 часов.

Например, если в настройке указано 30 минут, сейчас 15:39, ближайший свободный слот на 16:00, но с учетом настройки клиент увидит ближайший слот только на 16:30.

Ручная настройка слотов

После завершения настройки вам будут доступна возможность вручную отключать или включать слоты для записи.

Важно

• Ручная настройка слотов доступна только для фиксированного и оптимального типа слотов с опцией «От времени онлайн-записи».

Будет полезно, если вы хотите иметь возможность убирать утренние и вечерние слоты, чтобы контролировать загруженность в эти часы.

В блоке «Доступные слоты для записи» вы можете настроить необходимые временные слоты для онлайн-записи. Если вы не хотите, чтобы клиенты видели определенные слоты — отключите их.

Вы можете скрыть все слоты на утро, день или вечер. Для этого уберите галочку в нужном поле.

Например, можно скрыть для онлайн-записи все слоты на вечер, но оставить слоты на утро и день.

Также вы можете выборочно отключить конкретные временные слоты для онлайн-записи. Для этого нажмите на нужный слот:

•  черным цветом обозначаются активные слоты;

• серым — неактивные.

Например, на временной сетке можно отключить запись на 13:00, 13:30, 15:00 и 15:30.

Настройка слотов на разные дни недели

При необходимости можно настроить разные сценарии и доступные дни на разные дни недели. Эта опция будет полезна, например, для сценариев, когда в выходные интервал записи отличается от будних дней.

Для настройки на другой день недели нажмите на кнопку «Добавить исключение по дням недели». 

Отметьте необходимые дни недели, для которых будет действовать другая настройка времени онлайн-записи. После настройте нужный сценарий и нажмите «Сохранить» внизу. 

• черным цветом обозначаются активные дни недели в настроенном сценарии;
• серым — неактивные.

Если нужно добавить еще один сценарий, снова нажмите «Добавить исключение по дням недели». 

Настройка слотов в журнале записи

В YCLIENTS такде доступна возможность вручную редактировать слоты для онлайн-записи прямо в журнале записи. Редактирование слотов доступно в рамках одного рабочего дня сотрудника для текущего и будущих дней. Настройка подходит для фиксированного типа слотов.

Эта настройка пригодится, если каждый день сотрудник работает по одинаковому графику с фиксированным количеством записей в день, но в один день ему нужно выйти позже или взять длинный перерыв в обед, из-за которого количество записей может поменяться.

Для редактирования слотов в журнале: 

1. Перейдите в журнал записи и выберите нужную дату в календаре. Откроется расписание на выбранный день. 

2. Выберите сотрудника, для которого нужно отредактировать временные слоты, для этого нажмите на его имя.

3. В открывшемся меню выберите действие «Изменить время для онлайн-записи». 

4. Выберите необходимое время для записи и/или отметьте нужные слоты. Чтобы перейти к настройкам сотрудника, нажмите на кнопку со стрелкой рядом с его именем. 

Чтобы отметить нужный слот, нажмите на него:

• черным цветом обозначаются активные слоты;
• серым — неактивные;
• — знак перечеркнутого круга означает, что слот недоступен для выбора, так как на него уже есть запись, перерыв или это конец рабочего дня. 

5. Нажмите на кнопку «Сохранить». 

6. При необходимости можно сбросить все внесенные изменения через кнопку «Сбросить все изменения», после настройки слотов вернутся к первоначальным. Изменения можно сбросить и после сохранения. 

Если время для онлайн-записи было изменено, рядом с именем сотрудника в журнале появится специальная серая отметка с часами.

Красная отметка с часами рядом с фото сотрудника означает, что на этот день для него отключена онлайн-запись, то есть выключены все слоты. При необходимости для такого сотрудника можно включить слоты для онлайн-записи.

Права доступа

Права настраиваются в разделе Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники > роль сотрудника > вкладка Права доступа. Подробнее о настройке прав доступа пользователя читайте в статье. 

Для настройки доступного времени онлайн-записи необходимы следующие права доступа:

• Блок «Онлайн-запись» — отвечает за все основные настройки в разделе «Онлайн-запись», в том числе за настройку «Доступное время для онлайн-записи» для филиала.
• Блок «Настройки», права «Доступ к разделу Сотрудники», «Редактирование сотрудников» — эти права необходимы для настройки доступного времени онлайн-записи для конкретных сотрудников. Также эти права дают возможность перейти к настройкам сотрудника при редактировании слотов в журнале записи. 
• Блок «Журнал записей», право «Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале» — дает возможность редактировать временные слоты в журнале записи.