Расписание событий

В YCLIENTS доступна возможность установить расписание для групповых событий.

Что это и для чего это нужно?

Для некоторых сфер бизнеса (преимущественно для сферы спорта) актуальна работа с серией событий, когда клиент записывается, чтобы ходить регулярно. UX-исследование косвенно подтверждает это, где 9 из 9 исследованных бизнесов имеют дело с фиксированным расписанием и повторяющимися событиями. Исключение составляют пробные занятия и акции.

Функционал «Расписания» позволит администраторам быстро записывать клиентов сразу в серию событий и убирать их из этой серии, если клиенты перестали ходить. Расписание можно редактировать и удалять.

Создание расписания

Расписание создается из окна события на вкладке «Расписание». Для его создания:

1. В журнале записи создайте событие. Подробнее о создании событий можно прочитать здесь. Чтобы создать расписание, в событии предварительно обязательно необходимо указать на вкладке «Текущее событие» базовые параметры: сотрудника и услугу.

2. Нажмите на кнопку «Перейти в расписание» или сразу перейдите на вкладку «Расписание».

3. Установите расписание:

• Отметьте нужные дни недели.
• Для каждого дня недели можно указать свое время начала и окончания события, длительность, а также ресурс — один или несколько.
• Обязательно укажите дату окончания расписания. Это дата, до которой создаются события расписания.
• Чтобы добавить клиентов из созданного события, отметьте чекбокс «Включить клиентов из текущего события в расписание» (эта опция доступна только если в событие добавлен как минимум один клиент).

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

• События расписания создаются не в один момент, а через механизм очереди. Скорость создания событий — порядка 100 в минуту. Необходимо немного подождать, пока все события в расписании будут созданы и отобразятся.
• Если событие в расписании находится в процессе создания, напротив него появится иконка с изображением часов .
• При создании событий расписания уведомления о созданных событиях не отправляются администратору/сотруднику и клиентам.
• Если расписание событий устанавливается на дни, когда для сотрудника не настроен график работы, то события все равно будут созданы.

Если в событие уже добавлены клиенты, при создании расписания появится опция «Добавить клиентов из текущего события». Если ее включить, то во все события в расписании добавятся все клиенты из этого события.

После для каждого клиента будет создан график посещения событий. Подробнее о графике посещений читайте в статье.

Пример создания расписания событий: 

Редактирование расписания

После того как расписание было создано, его можно изменить.

Общий принцип, применяемый при редактировании расписания, состоит в том, что расписание в целом нельзя редактировать из событий в прошлом.

Например, расписание было создано 1 мая на даты с 1 мая до 1 августа. Сегодня 1 июля. Если зайти в события ранее 1 июля, то отредактировать расписание не получится (кнопок, связанных с этими действиями не будет, так как пользователь предпринимает попытку совершить массовые действия изменения расписания из прошлого события). Но если открыть расписание в событии позднее 1 июля, то внести изменения во все расписание можно.

Массовое редактирование расписания

1. Перейдите в событии на вкладку «Расписание» и нажмите на кнопку «Редактировать расписание».

2. Отредактируйте расписание:

• Чтобы продлить расписание, измените «Дату завершения расписания» в большую сторону, для сокращения — в меньшую сторону (дата не может быть меньше текущей, нельзя сократить расписание в прошлое).
• В созданное расписание можно добавлять дни недели. Для этого отметьте в чекбоксах нужные дни.
• Чтобы удалить день недели из расписания, необходимо на странице расписания нажать иконку с тремя точками и после нажать «Удалить». После вся серия с событиями на этот день недели будет удалена. При этом нельзя удалить часть серии событий. Например, установлено расписание с 1 мая по 1 августа на понедельник и четверг. Невозможно удалить, к примеру, часть событий за понедельник. Можно только удалить серию событий целиком (то есть весь день недели).
  
• При массовом редактировании расписании/серии изменение услуги невозможно.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

4. Чтобы удалить расписание целиком, нажмите кнопку «Удалить расписание».

Примечания

• Нельзя сократить/продлить часть расписания, только расписание целиком.
  К примеру, если расписание с 1 мая по 1 августа по понедельникам и четвергам, то нельзя сократить расписание по четвергам до 1 июля — можно сократить только все расписание.
• Если событие было изменено отдельно от серии событий/расписания, то при последующих изменениях расписания или серии событий (день недели) изменения будут применяться ко всем параметрам, кроме тех, что были изменены отдельно.
  К примеру, есть расписание: 1 мая — 31 мая, на понедельник и четверг с 18:00 до 19:00. Мы меняем отдельно событие понедельника от 5 мая — меняем время с 18:00-19:00 на 15:00-16:00. Затем мы открываем событие от 1 мая и идем редактировать расписание понедельника — хотим везде заменить 18:00-19:00 на новое время 9:00-10:00. В этом случае YCLIENTS подскажет, что в одном из событий серии было ранее изменено время и что изменение расписания не затронет то событие (можно отметить чекбокс «Применить изменения к уникальным событиям»).

Редактирование одного события в расписании

Чтобы изменить какой-либо параметр лишь в одном событии серии/расписания, необходимо открыть нужное событие в журнале и внести это изменение на вкладке «Текущее событие». После внесения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы удалить отдельное событие из серии, необходимо открыть его в журнале, перейти на вкладку «Текущее событие» и нажать кнопку «Удалить».

Примечания

• Если событие было изменено отдельно от расписания, то при последующих изменениях расписания или серии событий оно не изменится.
• При редактировании отдельного события в расписании возможно изменение услуги.

Отображение вкладки «Повторение»

• Вкладка «Расписание» в событии заменяет вкладку «Повторение».
• Ссылка на вкладку «Повторение» остается в исходном событии при создании расписания. Если зайти в событие, которое уже создано через «Расписание», то там не будет возможности перейти на вкладку «Повторение».
• Переключение между вкладками «Повторение» и «Расписание» возможно неограниченное количество раз.

Важно

• Если у вас в настройках включены уведомления о создании записи через журнал, то при создании повторов с клиентами через вкладку «Повторение»/«Расписание» сообщения с деталями записи не отправляются по любым каналам.

Статусы в журнале записи

• Групповые события, объединенные в серию событий, имеют специальное отображение в журнале записи: в шапке слота отображается соответствующая иконка и дата окончания расписания.
  
  
  
  
• Групповые события, имеющие параметры, отличные от параметров всей серии событий, имеют специальное отображение: в шапке слота отображается соответствующая иконка и дата окончания расписания.