Работа с групповыми событиями в мобильном приложении

В мобильном приложении YCLIENTS доступна возможность работать как с индивидуальными записями, так и с групповыми событиями. 

Если в веб-версии вы уже начали вести запись в журнале, то сможете увидеть все это и в мобильном приложении. При этом в приложении вы также можете редактировать и удалять события, работать с визитами (менять статус, проводить оплату, применять программы лояльности).

Для создания групповой записи клиентов необходимо в веб-версии программы предварительно задать соответствующие параметры и настроить групповые услуги. Подробнее об этом читайте здесь. 

После настройки групповых событий в веб-версии, с ними можно работать в мобильном приложении. 

Для создания группового события в мобильном приложении:

1. Перейдите на вкладку «Журнал записи» внизу.

В старых версиях приложения (до версии 20.6.0) эта вкладка называется «Расписание».

2. Выберите сотрудника и время, нажмите на свободное поле, во всплывающем окне выберите тип «Событие» и точное время, на которое нужно создать событие.

Таким же образом вы можете добавить перерыв сотруднику в журнале записи, выбрав тип «Перерыв». Подробнее о настройке расписания и перерывов через мобильное приложение читайте здесь.

3. В открывшемся новом окне укажите основную информацию о событии:

• Выберите услугу. Для записи будут доступны только те услуги, которые закреплены за выбранным сотрудником. Если услуг много, можно воспользоваться поиском. В событие можно добавить только одну услугу. 
• Сотрудник, дата, время и вместимость события  будут указаны, но их можно изменить. 

4. Заполните при необходимости дополнительные настройки:

• Добавьте или измените ресурсы. Если ресурс уже закреплен за услугой, он будет выбран автоматически при создании события. Подробнее о работе с ресурсами в мобильном приложении читайте здесь. 
• Выберите категорию записи. Собственные категории записей можно создать заранее в веб-версии программы, подробнее об этом читайте здесь.
• Измените длительность события. По умолчанию будет выбрана длительность, которая указана в настройках услуги или сотрудника. 
• Измените цвет события. 

5. Нажмите на кнопку «Создать событие».

После этого событие появится в журнале, и вы сможете работать с ним. Сразу после создания события вы можете добавить клиентов или можете вернуться к записи клиентов позднее. Также, если в настройках услуги включена онлайн-запись, клиенты смогут записываться самостоятельно через виджет. Подробнее о настройке групповой онлайн-записи читайте здесь. 

Стоимость на событие берется из настроек услуги, но ее можно изменить для конкретного клиента. Подробнее об этом читайте в этой статье ниже. 

Работа с групповым событием

После создания вы можете просматривать событие, редактировать его, переносить,  удалять и записывать туда клиентов.

Редактирование 

1. Нажмите на событие в журнале для продолжения работы.

2. Для изменения данных события нажмите на кнопку редактирования. 

3. В открывшемся окне вы можете изменить сотрудника, услугу, дату и время, вместимость, ресурсы, категории, длительность и цвет. 

4. После изменений нажмите «Сохранить».

5. Чтобы удалить событие, нажмите на кнопку с изображением корзины и подтвердите удаление. 

Запись клиентов в событие

1. Чтобы записать клиента, нажмите на кнопку «Добавить» в событии. 

2. В открывшемся окне заполните обязательные данные: телефон и имя. Также при необходимости можно указать email. 

3. Если в настройках журнала записи вы включили опцию «Добавлять дополнительные места в записи события», то при записи также можно указать большее количество мест. Максимальное количество также регулируется в настройках журнала. Если настройка не включена, то количество будет всегда 1. 

Дополнительные места в событии позволяют клиентам делать запись для себя и друзей или членов семьи без необходимости записывать каждого посетителя отдельно. При таком способе записи в клиентской базе ничего не изменится, все дополнительные места будут указаны на номер телефона одного клиента. 

4. Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого поставьте отметку «Записать посетителя на имя клиента» и укажите его имя. После вы сможете просматривать историю посещений и данные посетителя в карточке клиента в веб-версии программы (подробнее об это в статье под заголовком «Запись посетителя в групповое событие»). 

5. После заполнения данных нажмите на кнопку «Записать». 

Все записанные клиенты будут отображаться в событии. 

Редактирование записи клиента в событии

Вы можете редактировать информацию по уже записанным клиентам: менять данные клиента, добавлять категории, комментарии, продажу товара, менять стоимость услуги и добавлять расходники. 

1. Откройте событие в журнале записи и нажмите на имя клиента или посетителя.

2. В открывшемся окне нажмите на кнопку редактирования, чтобы изменить данные по записи клиента в событии. 

Данные, которые можно изменить: 

• Клиент (телефон, имя, email). Если в вашем филиале в веб-версии включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то они также будут отображаться в мобильном приложении. Подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь. 
• Категории. Вы можете добавить категорию клиенту или изменить ее. Подробнее о категориях клиентов читайте в статье. 
• Комментарий. Добавьте комментарий, после он будет отображаться при просмотре данных по клиенту в событии и в истории посещений. 

Данные, которые нельзя изменить для отдельного клиента в событии: 

• Услуги. Также нельзя добавить дополнительные услуги, т.к. услуга может быть только одна. 
• Сотрудник. 
• Ресурсы. 
• Дата и время. 
• Длительность. 
• Цвет.

Все данные, связанные с настройками события редактируются непосредственно в событии. 

3. Чтобы добавить расходник, скидку или изменить стоимость услуги, нажмите на ее название. 

В открывшемся окне укажите новую цену или скидку. Чтобы добавить расходник, нажмите на соответсвующую кнопку, выберите расходник из списка или примените технологическую карту. После укажите количество, выберите склад и нажмите «Добавить». Чтобы применить изменения, нажмите «Сохранить». 

4. Чтобы добавить продажу товара в визит, нажмите кнопку «Добавить продажу». 

В открывшемся окне выберите товар из списка или воспользуйтесь поиском. Отредактируйте информацию о продаже товара (при необходимости), поля «Цена» и «Скидка» редактируемые, для их изменения нажмите на число и введите новое значение. Также можно изменить сотрудника, продающего товар, и склад.

Если вы продаете абонемент или сертификат с кодом, введите код абонемента/сертификата в соответствующее поле вверху, чтобы сгенерировать код автоматически, нажмите на изображение с круглой стрелкой.

После изменений нажмите кнопку «Сохранить». 

Удалить добавленный товар можно нажав на его название в поле «Товары и абонементы» через значок с изображением корзины.

Примечания

• Продать товар можно как в визите, так и не создавая запись. Подробнее о продаже товара в мобильном приложении читайте здесь.
• Чтобы товары и расходники можно было добавлять в визиты в мобильном приложении, их необходимо сначала создать в веб-версии программы. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

5. Оформите визит. Вы можете изменить статус визита («Ожидание», «Пришел», «Не пришел», «Подтвердил») и перейти к оплате.

6. Чтобы удалить клиента из события, нажмите на значок с изображением корзины в правом верхнем углу. После нажатия на эту кнопку появиться всплывающее окно с сообщением: «Вы уверены, что хотите удалить запись?», нажмите «Да» для ее удаления. После клиент или посетитель будет удален из события. 

Оплата визита

Блок оплаты отображается сразу при открытии записи внизу. При необходимости его можно свернуть, потянув вниз или развернуть обратно, потянув вверх.

Вы можете оплатить запись при помощи кнопок быстрой оплаты «Наличные» и «Карта», либо разделить оплату.

Также вы можете применить в визите программы лояльности, выбрать оплату по ссылке или QR-коду (если в вашем филиале подключены эти способы оплаты, подробнее о подключении читайте здесь).

Все кассы

Если в вашем филиале создано более двух касс, в блоке оплаты появится кнопка «Все кассы».

По умолчанию на кнопках быстрой оплаты будут выбраны кассы, которые указаны в настройках оплаты в веб-версии программы (Финансы > Настройки > Настройки оплаты), но вы можете выбрать другую кассу для оплаты, нажав на кнопку «Все кассы».

Применение лояльности

Нажмите на кнопку «Лояльность», чтобы просмотреть и применить программы лояльности, доступные в этом визите. Число на кнопке показывает количество доступных для применения программ (включая карты, акции, абонементы, сертификаты, личные счета и реферальную программу).

Если вам необходимо применить лояльность, не привязанную к клиенту, воспользуйтесь поиском по коду (поле для поиска в блоке «Лояльность»).

Раздельная оплата

Раздельная оплата позовляет провести оплату визита разными способыми, например, часть оплаты клиент вносит наличными, а часть картой.

Для раздельной оплаты:

1. Нажмите на кнопку «Разделить».
   
2. Выберите нужную кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите на кнопку «Оплатить».
3. Снова выберите кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите «Оплатить».
4. При необходимости повторите снова, пока визит не будет оплачен полностью.

Удаление оплаты

Удалить оплату можно с помощью кнопки с изображением корзины, которая расположена рядом с суммой проведенной оплаты.

Печать чека

Если в вашем филиале подключена интеграция с онлайн-кассой, то при выборе оплаты можно отметить чекбокс «Печатать фискальный чек» для печати чека.

После оплаты в визите отобразится статус печати чека: чек печатается, чек распечатан, чек не распечатан. В зависимости от статуса печати, ниже будут доступны кнопки обновления статуса, печати чека возврата и печати фискального чека. 

Взаимодействие с клиентом

Если в событие добавлен клиент, с ним можно связаться прямо из окна визита, также можно просмотреть информацию из его карточки при наличии соответствующих прав.

Управление осуществляется с помощью кнопок, расположенных напротив имени клиента:

Вы можете позвонить клиенту по телефону или связаться по Whats App (если клиент в нем не зарегистрирован, то появится ошибка).

Чтобы просмотреть информацию о клиенте, нажмите на кнопку с тремя точками.

Выберите действие:

• Информация о клиенте. Здесь можно отредактировать карточку с данными клиента: имя, телефон, email, пол, дату рождения, примечание, дополнительное поле (если создано, подробнее о дополнительных полях можно прочитать в статье). Также можно посмотреть количество посещений, сколько было продано и оплачено, баланс (это разница между значениями «Продано» и «Оплачено», их можно редактировать), добавить номер карты, класс важности, предварительную скидку и загрузить файлы.
  Если в вашем филиале в веб-версии программы включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то эти поля также будут отображаться в мобильном приложении (подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь).

Важно: На IOS пока возможно только загрузить фото в карточку клиента, на Android доступна загрузка и других форматов (все доступные форматы: jpeg, jpg, png, gif, doc, doxc, pdf, xls, xlsx, txt).

Если у вас подключен SMS-агрегатор или чат-бот, можно также добавить клиента в поздравительную рассылку ко Дню Рождения или исключить клиента из SMS-рассылки.

• История посещений. На открывшейся странице будет отображаться вся история посещений клиента с информацией о записях. Чтобы просмотреть более подробную информацию о записи, нажмите на поле со стрелкой.
  
  

• Лояльность клиента. Здесь можно просмотреть информацию по программам лояльности, действующим для клиента (карты, акции, абонементы и сертификаты), и выдать ему карту. Лояльность настраивается в сетевом интерфейсе в веб-версии программы. Подробные инструкции можно найти здесь.
  
  

Чтобы выдать карту лояльности, нажмите на кнопку «+» в правом верхнем углу. В открывшемся окне выберите тип карты, введите ее номер (или оставьте поле незаполненным, тогда номер сгенерируется автоматически) и нажмите «Добавить карту».

Повтор событий

Любое событие можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новое событие в расписании, а также дает возможность сохранять события вместе с записями и данными клиентов.

Чтобы создать повторы событий: 

1. Откройте событие, которое хотите повторить. 

2. Нажмите на кнопку со стрелками в правом верхнем углу. 

3. На открывшейся странице заполните данные: 

• Повторять по шаблону — создайте новый шаблон или выберите уже созданный. 
  Для создания шаблона нажмите «Новый шаблон», укажите название и периодичность повторений (каждый день, по будням, понедельник/среда/пятница, вторник/четверг, каждую неделю, каждый месяц, каждый год) нажмите «Сохранить». После создания вернитесь назад и выберите только что созданный шаблон. 
• Выберите дату и время начала повторений. 
• Выберите дату и время окончания. Для окончания можно выбрать дату или по количеству событий (в этом случае укажите максимальное количество повторов). 
• Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.

4. Нажите «Сохранить», чтобы создать повторы. 

В веб-версии программы также можно настроить расписание событий. Если расписание было создано в вебе, то в мобильном приложении в событии появится плашка с сообщением, что событие является частью серии. 

Также карточки таких события будут помечены специальным знаком. 

Если для событий были созданы повторения через мобильное приложение или через функцию «Повторение» в веб-версии программы, то в таких событиях специальных отметок не будет.