Работа с журналом и создание записи в мобильном приложении

Оглавление: 

1. Создание записи.
2. Работа с записями в журнале.
3. Оплата визита.
4. Взаимодействие с клиентом.

Вести работу в журнале можно как в веб-версии YCLIENTS, так и в мобильном приложении. Все данные автоматически синхронизируются.

Если в веб-версии вы уже начали вести запись в журнале, то сможете увидеть все это и в мобильном приложении. При этом в приложении вы также можете редактировать и удалять записи, работать с визитами (менять статус, проводить оплату, применять программы лояльности).

Создание записи

Для создания записи в мобильном приложении:

1. Перейдите на вкладку «Расписание» внизу.

2. Выберите сотрудника и время, нажмите на свободное поле, во всплывающем окне выберите тип «Запись» и точное время, на которое нужно создать запись. 

Если вы работаете с групповыми событиями, подробнее о создании события в мобильном приложении читайте здесь. 

Таким же образом вы можете добавить перерыв сотруднику в журнале записи, выбрав тип «Перерыв». Подробнее о настройке расписания и перерывов через мобильное приложение читайте здесь. 

3. В открывшемся новом окне укажите всю необходимую информацию о записи:

• Выберите клиента. Если клиент новый, укажите его номер телефона, имя, Email и нажмите кнопку «Продолжить». 
  Если в вашем филиале в веб-версии включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то они также будут отображаться в мобильном приложении. Подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь.
  • Если клиент уже есть в клиентской базе, выберите его из списка.
  • Если нужно добавить в новую запись ранее записанного клиента, нажмите на кнопку «Выбрать» в блоке «Предыдущий клиент». 
  • Также, если клиент уже посещал компанию ранее, вы можете сразу выбрать услуги, на которые он был записан, через кнопку «Повторить». 
    
    
    
    
• Выберите услугу. Для записи будут доступны только те услуги, которые закреплены за выбранным сотрудником. Вы можете выбрать любое количество разных или одинаковых услуг. 
  
  
  
• Сотрудник, дата, время и длительность услуги будут указаны, но при необходимости вы можете изменить их.

4. Заполните при необходимости дополнительные настройки записи:

• Выберите цвет и категорию записи (например, категория «Сотрудник важен» говорит, что клиент хочет записаться только к конкретному мастеру). Собственные категории записей можно создать заранее в веб-версии программы, подробнее об этом читайте здесь.
• Заполните дополнительные поля к записи (если созданы). Дополнительные поля можно создать в сетевом интерфейсе в веб-версии программы. Подробнее об этом можно прочитать в статье.
• Добавьте комментарий к записи.
  
  
  

5. Нажмите кнопку «Создать».

После этого запись появится в журнале, и вы сможете работать с ней.

При работе с журналом и записями вы можете переключать дни в календаре на нижней панели. Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите на кнопку «Сегодня». 

Работа с записями в журнале

После создания вы можете просматривать запись, редактировать ее, переносить и удалять.

1. Нажмите на запись в журнале для продолжения работы.

2. При необходимости измените стоимость услуги, добавьте скидку, расходник или измените количество. Для этого нажмите на название услуги в визите.

• «Количество» регулируется кнопками «-» и «+».
• Поля «Цена» и «Скидка» редактируемые, для их изменения нажмите на число и введите новое значение. После изменений нажмите кнопку «Сохранить».
• Нажмите на кнопку «+ Добавить расходник» для его добавления. После нажатия на кнопку выберите действие в меню: «Добавить расходник» или «Применить тех. карту». В этом же разделе можно отредактировать добавленные в визит расходники или удалить их. Удалить добавленный расходник можно нажав на его название через значок с изображением корзины. Чтобы отредактировать уже добавленный расходник, нажмите на его название в окне записи.
• Для удаления услуги из записи нажмите на значок в виде корзины в правом верхнем углу.
• Не забудьте сохранить изменения после редактирования.

3. Чтобы добавить в визит новую услугу, нажмите на кнопку «+Добавить услугу».

В открывшемся окне выберите услугу из списка или воспользуйтесь поиском. Укажите количество услуг и нажмите кнопку «Добавить».

4. Чтобы добавить в визит товар для продажи, нажмите на кнопку «+Добавить продажу».

В открывшемся окне выберите товар из списка или воспользуйтесь поиском. Отредактируйте информацию о продаже товара (при необходимости), поля «Цена» и «Скидка» редактируемые, для их изменения нажмите на число и введите новое значение. Также можно изменить сотрудника, продающего товар, и склад.

Если вы продаете абонемент или сертификат с кодом, введите код абонемента/сертификата в соответствующее поле вверху, чтобы сгенерировать код автоматически, нажмите на изображение с круглой стрелкой.

После изменений нажмите кнопку «Добавить товар» или «Продать абонемент/сертификат».

Удалить добавленный товар можно нажав на его название в поле «Товары и абонементы» через значок с изображением корзины.

Примечания

• Продать товар можно как в визите, так и не создавая запись. Подробнее о продаже товара в мобильном приложении читайте здесь.
• Чтобы товары и расходники можно было добавлять в визиты в мобильном приложении, их необходимо сначала создать в веб-версии программы. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

5. Оформите визит. Вы можете изменить статус визита («Ожидание», «Пришёл», «Не пришёл», «Подтвердил») и перейти к оплате.

6. Чтобы удалить запись, нажмите на значок с изображением корзины в правом верхнем углу. После нажатия на эту кнопку появиться всплывающее окно с сообщением: «Вы уверены, что хотите удалить запись?», нажмите «Да» для ее удаления.

Оплата визита

Вы можете оплатить запись при помощи кнопок быстрой оплаты «Наличные» и «Карта», либо «Разделить оплату».

Также вы можете применить в визите программы лояльности.

В блоке «Лояльность» отображается вся лояльность клиента, доступная для применения в этом визите. Если вам необходимо применить лояльность, не привязанную к клиенту, воспользуйтесь поиском по коду (поле для поиска в блоке «Лояльность»).

Для раздельной оплаты:

1. Нажмите на кнопку «Разделить оплату».

2. Введите сумму для оплаты, выберите нужную кассу и нажмите кнопку «Оплатить».

3. Нажмите кнопку «Добавить оплату».

4. Выберите нужную кассу и нажмите «Оплатить». При необходимости измените сумму, если оплату нужно разделить еще.

Удалить оплату можно с помощью кнопки с изображением корзины, которая расположена рядом с суммой проведенной оплаты:

Если в вашем филиале подключена интеграция с онлайн-кассой, то при выборе оплаты можно отметить чекбокс «Печатать чек» для печати фискального чека.

Взаимодействие с клиентом

Если в запись добавлен клиент, с ним можно связаться прямо из окна визита, также можно просмотреть информацию из его карточки при наличии соответствующих прав.

Управление осуществляется с помощью кнопок, расположенных напротив имени клиента:

Вы можете позвонить клиенту по телефону или связаться по Whats App (если клиент в нем не зарегистрирован, то появится ошибка).

Чтобы просмотреть информацию о клиенте, нажмите на кнопку с тремя точками.

Выберите действие:

• «Информация о клиенте». Здесь можно отредактировать карточку с данными клиента: имя, телефон, Email, пол, дату рождения, примечание, дополнительное поле (если создано, подробнее о дополнительных полях можно прочитать в статье). Также можно посмотреть количество посещений, сколько было продано и оплачено, баланс (это разница между значениями «Продано» и «Оплачено», их можно редактировать), добавить номер карты, класс важности, предварительную скидку и загрузить файлы.
  Если в вашем филиале в веб-версии программы включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то эти поля также будут отображаться в мобильном приложении (подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь). 

Важно: На IOS пока возможно только загрузить фото в карточку клиента, на Android доступна загрузка и других форматов (все доступны форматы: jpeg, jpg, png, gif, doc, doxc, pdf, xls, xlsx, txt).

Если у вас подключен SMS-агрегатор или чат-бот, можно также добавить клиента в поздравительную рассылку ко Дню Рождения или исключить клиента из SMS-рассылки.

• «История посещений». На открывшейся странице будет отображаться вся история посещений клиента с информацией о записях. Чтобы просмотреть более подробную информацию о записи, нажмите на поле со стрелкой.
  
  

• «Лояльность клиента». Здесь можно просмотреть информацию по программам лояльности, действующим для клиента (карты, акции, абонементы и сертификаты), и выдать ему карту. Лояльность настраивается в сетевом интерфейсе в веб-версии программы. Подробные инструкции можно найти здесь.
  
  

Чтобы выдать карту лояльности, нажмите на кнопку «+» в правом верхнем углу. В открывшемся окне выберите тип карты, введите ее номер (или оставьте поле незаполненным, тогда номер сгенерируется автоматически) и нажмите «Добавить карту».