Права доступа к клиентской базе

В разделе «Клиентская база» отображаются данные обо всех клиентах, посещавших компанию.

Настройка доступа предполагает назначение/снятие прав по просмотру данных и удалению клиентов, созданию, просмотру и изменению комментариев.

Например, администратор не видит номера телефонов в списке и карточке клиента, не может удалять клиентов и выгружать их список в Excel, может добавлять и просматривать комментарии, но не может изменять и удалять их.

В блоке «Клиентская база» также можно настроить право для вывода в клиентской базе только тех клиентов, которые посещали конкретного сотрудника.

Настройка прав доступа в блоке «Клиентская база»

Чтобы настроить права доступа:

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление (в этот раздел также можно перейти через раздел Настройки > Сотрудники по кнопке «Управление лицензией»). Подробнее настройке доступа в филиал читайте здесь, о настройке ролей здесь.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ», затем перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Переключите ползунок в блоке «Клиентская база» в активное положение, чтобы перейти к настройке прав. Чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Клиентская база», переключите ползунок в неактивное положение.

4. Вы можете предоставить все права раздела, согласно роли сотрудника, аналогичным образом можно снять права. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию.

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже.

Если включить доступ только к блоку «Клиентская база» без других прав, сотрудник сможет открывать раздел Клиенты > Клиентская база, просматривать список всех клиентов (или клиентов конкретного сотрудника — регулируется правом «Показывать клиентов») с некоторыми данными (примеры далее), открывать карточки клиентов, в которых тоже отображаются некоторые данные (список далее), находить клиентов в поиске, пользоваться фильтрами, добавлять новых клиентов вручную или через Excel, а также добавлять клиентов в категории. 

Будьте внимательны при предоставлении прав доступа к этому блоку.

Данные, доступные в разделе Клиенты > Клиентская база, если предоставить доступ только к блоку «Клиентская база»:

• Имя — без фамилии и отчества, но если внести полное ФИО в поле «Имя», а не в отдельные поля, то они тоже будут отображаться. 
• Неполный телефон — в формате +7 111 XXX-XX-10. 
• Неполный email — в формате XXXXXX@mail.ru.
• Сумма проданного. 
• Количество визитов.
• Скидка.
• Первый визит.
• Последний визит. 

Пример отображения:

Данные, доступные в карточке клиента в разделе Клиенты > Клиентская база, если предоставить доступ только к блоку «Клиентская база»:

• Имя — без фамилии и отчества, но если внести полное ФИО в поле «Имя», а не в отдельные поля, то они тоже будут отображаться.
• Фото.
• Посетители. 
• Категория. 
• Пол.
• Класс важности.
• Скидка.
• Номер карты.
• Дата рождения — полная. 
• Возможность записываться онлайн. 
• Продано, оплачено и баланс. 
• Согласия клиента на обработку данный и рассылки. 
• Данные о брендированном мобильном приложении. 

Все данные доступны только для просмотра без права на редактирование. 

Пример отображения:

Также в карточке клиента доступен просмотр вкладок «Статистика» (без данных по выручке — только по услугам и сотрудникам), «История звонков» и «Уведомления» (на этой вкладке можно выборочно запретить отправку некоторых уведомлений или выключить каналы отправки). 

5. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Клиентская база»

1. Показывать номера телефонов и email в списке клиентов. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог видеть номера телефонов и email в списке клиентов (в самом разделе Клиенты > Клиентская база). Если сотрудник не должен видеть данные клиентов, снимите галочку.

2. Показывать номер телефона и email в карточке клиента. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог видеть номера телефонов и email в карточке клиента. 

3. Просмотр фамилии и отчества клиента. Если в настройках журнала записи включены поля «Фамилия» и «Отчество», поставьте галочку, чтобы сотрудник смог их просматривать. Если у сотрудника с доступом нет прав к просмотру фамилии и отчества, то отчество он не увидит, а вместо фамилии будет отображаться ее первая буква, например, Виктория И. 

Это право доступа отвечает за просмотр фамилии и отчества не только в клиентской базе, а во всех разделах YCLIENTS. 

Независимо от настроек прав доступа в карточке записи в журнале отображается только имя и первая буква фамилии.

• 3.1. Редактирование фамилии и отчества клиента. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог видеть, добавлять и редактировать фамилию и отчество клиента.
  Это право доступа дает возможность редактировать фамилию и отчество не только в клиентской базе, а во всех разделах YCLIENTS.

4. Редактировать данные клиента в карточке клиента. Это право дает возможность редактировать практически все данные в карточке клиента на соответствующей вкладке, кроме комментария и примечания, для этого есть отдельные права доступа. Также сотрудник с этим правом сможет редактировать номер телефона и email клиента, если у него есть право «Показывать номер телефона и email в карточке клиента». 

5. Просматривать список лояльности клиента. Это право открывает доступ ко вкладке «Лояльность» в карточке клиента. С этим правом сотрудник сможет просматривать данные клиента по картам лояльности, акциям, абонементам и сертификатам. Чтобы сотрудник мог вносить какие-либо изменения, необходимо также настроить права в блоке «Лояльность», подробнее об этом читайте здесь. 

6. Просматривать примечание. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог просматривать примечание в карточке клиента без возможности редактирования. 

• 6.1. Редактировать примечание. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог редактировать примечание в карточке клиента.

7. Удалять клиентов. Разрешите сотруднику удалять любых клиентов. Если вы не хотите давать такую возможность, не ставьте галочку. 

8. Выгружать список клиентов. Разрешите сотруднику выгружать список всех клиентов в Excel. Если вы не хотите давать такую возможность, не ставьте галочку. 

9. Просматривать комментарии. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог просматривать комментарии в карточке клиента без возможности редактирования. 

10. Добавлять комментарии. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог добавлять новые комментарии в карточке клиента без возможности редактирования. При этом чтобы он мог видеть предыдущие комментарии, необходимо также право «Просматривать комментарии». 

11. Удалять свои комментарии. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог удалять только свои комментарии в карточке клиента. При этом чтобы он мог видеть комментарии, необходимо также право «Просматривать комментарии», в противном случае удалить комментарий не получится. 

12. Удалять чужие комментарии. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог удалять чужие комментарии в карточке клиента. При этом чтобы он мог видеть комментарии, необходимо также право «Просматривать комментарии», в противном случае удалить комментарий не получится.

13. Просматривать и скачивать файлы. Это право доступа дает возможность просматривать и скачивать файлы в карточке клиента на вкладке «Файлы». 

• 13.1. Загружать файлы. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог загружать новые файлы в карточку клиента. 
• 13.2. Удалять файлы. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог удалять файлы из карточки клиента. 

14. Просмотр дополнительных полей клиента. Разрешите сотруднику просматривать дополнительные поля клиента. Это право доступа отвечает за просмотр любых дополнительных полей, которые сохраняются в карточке клиента. Дополнительные поля можно настроить в сетевом интерфейсе или в настройках онлайн-записи в филиале. 

• 14.1. Изменять дополнительные поля клиента. Разрешите сотруднику вносить изменения в дополнительные поля клиента — заполнять или редактировать их в карточке клиента. 

15. Показывать клиентов. Выберите, каких клиентов сможет видеть сотрудник в клиентской базе, — клиентов всех сотрудников или клиентов, посетивших одного конкретного сотрудника. 

16. Просмотр истории посещений клиента. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог просматривать всю историю посещений клиента на вкладке «История посещений». 

Для перехода к конкретному визиту необходимы также права доступа к журналу записи и окну записи. 

17. Счета. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог просматривать личные счета клиента на вкладке «Счета клиента» без истории операций и возможности открытия и пополнения.

• 17.1. Открыть счет. Разрешите сотруднику открывать новые личные счета клиента без возможности пополнения. 
• 17.2. Пополнить счет. Разрешите сотруднику пополнять уже открытые личные счета клиента. Одного этого права недостаточно, чтобы сотрудник смог пополнить счет, так как для этого необходимо провести оплату. Для пополнения счета необходимо также право к проведению оплаты (блок «Окно записи» — право «Проводить оплату») или созданию финансовых транзакций (блок «Финансы» — права «Просмотр движений средств» — «Создание транзакций»). 
• 17.3. Просмотр истории операций по счетам. Разрешите сотруднику просматривать историю операций по личным счетам клиента. 

18. Настройка программ лояльности. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог настраивать программы лояльности в филиале.