Права доступа к финансам

Раздел «Финансы» содержит данные о движении денежных средств в компании, позволяет создавать, редактировать и удалять транзакции, управлять расчетом заработной платы сотрудников компании.

Настройка доступа в блоке «Финансы» предполагает назначение/снятие прав по просмотру движения средств, работе со счетами, кассами и контрагентами, просмотру статьей платежей и операций с ККМ, расчету заработной платы, работе с отчетами и многое другое. 

Настройка прав доступа к финансам

Чтобы настроить права доступа к финансам: 

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление (в этот раздел также можно перейти через раздел Настройки > Сотрудники по кнопке «Управление лицензией»). Подробнее настройке доступа в филиал читайте здесь, о настройке ролей здесь.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ», затем перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Переключите ползунок в блоке «Финансы» в активное положение, чтобы активировать настройку дополнительных прав. Активация блока «Финансы» без настройки прав не меняет практически ничего, кроме доступа к разделу Расчет зарплат > Чаевые без возможности настройки чаевых (этот раздел доступен только компаниям из России). Чтобы полностью закрыть все доступы к финансам, переключите ползунок в неактивное положение.

4. Вы можете предоставить одновременно несколько прав: все права раздела, рекомендуемые или дополнительные права согласно роли сотрудника, аналогичным образом можно снять права. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию.

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже.

5. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Финансы»

1. Доступ ко всем кассам/Доступ только к выбранным кассам. Выберите в выпадающем списке, к каким кассам сотрудник получит доступ, можно выбрать все или выделить определенные кассы. 

Это право работает в сочетании с другими правами. Например, если предоставить доступ только к основной кассе, то вместе с правом «Просмотр движений и средств» сотрудник сможет просматривать данные раздела «Финансы» только по этой кассе.

Важно

• Право «Доступ только к выбранным кассам» вносит ограничения только в разделе «Финансы». Например, если у сотрудника есть право «Доступ только к выбранным кассам» — «Основная касса», но при этом у него также есть право в блоке «Окно записи» — «Проводить оплату», то сотрудник сможет проводить оплату визита в любую созданную кассу. 

2. Просмотр движений средств. Это право необходимо для предоставления доступа к разделам Финансы > Финансовые операции и Финансы > Документы. 

• Просмотр движений и средств. Укажите в выпадающем списке максимальную глубину просмотра операций: 
  • Не ограничивать — сотрудник сможет просматривать финансовые операции за любой период. 
  • Не показывать прошедшие дни — сотрудник сможет просматривать финансовые операции только за текущий день. 
  • На N дней назад (от 1 до 15 дней) или N месяцев назад (за 1, 2, 3 и 6) — сотрудник сможет просматривать финансовые операции за выбранное количество дней или месяцев в прошлом. 
• Создание транзакций. Поставьте галочку, чтобы сотруднику была доступна кнопка «Новый платеж» в разделе Финансы > Финансовые операции. Только этого права недостаточно, чтобы создавать новые платежи, для этого также необходимо право «Редактирование транзакций». В выпадающем списке выберите период, за который пользователь сможет создавать транзакции, выбор периода аналогичен просмотру движений и средств. 
• Редактирование транзакций. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог редактировать уже созданные финансовые операции. В выпадающем списке выберите период, за который сотрудник сможет редактировать транзакции, выбор периода аналогичен просмотру движений и средств. Это минимальное право для редактирования транзакций, с ним сотрудник сможет изменить дату или время операции, статью платежа, кассу (если доступны все или несколько) и сумму.
• Удаление транзакций. Поставьте галочку, чтобы сотрудник смог удалять транзакции. 
• Доступ к выгрузке движений средств в Excel. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог выгружать доступные ему финансовые операции в формате Excel. При наличии права «Создание транзакций» также доступна возможность загрузить финансовые операции через Excel. Подробнее о загрузке читайте здесь. 
• Доступ ко всем типам транзакций/Доступ к выбранным типам транзакций. Выберите, к каким типам транзакций у сотрудника будет доступ. Можно не ограничивать или выбрать определенные типы.

3. Доступ к счетам и кассам. При наличии данного права доступа сотруднику будет доступно управление счетами и кассами филиала. Он сможет добавить новую кассу, просматривать существующие кассы, добавлять платежи в кассы и переводить средства между кассами. 

• Доступ к балансу — если снять галочку, сотруднику не будет доступен к просмотру баланс в кассах.

4. Доступ к контрагентам. Этого права достаточно, чтобы сотрудник мог просматривать контрагентов в разделе Финансы > Контрагенты и других разделах, где они упоминаются, а также выбирать контрагентов из выпадающего списка в платежах. 

• Доступ к созданию — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог создавать новых контрагентов в разделе Финансы > Контрагенты.
• Доступ к изменению — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог редактировать контрагентов в разделе Финансы > Контрагенты.
• Доступ к удалению — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог удалять контрагентов в разделе Финансы > Контрагенты.
• Доступ к выгрузке в Excel — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог выгружать список контрагентов в формате Excel в разделе Финансы > Контрагенты. 

5. Доступ к статье платежей. Этого права достаточно, чтобы сотрудник мог просматривать статьи платежей в разделе Финансы > Статьи платежей. 

• Доступ к созданию — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог создавать новые статьи платежей в разделе Финансы > Статьи платежей.
• Доступ к изменению  — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог редактировать статьи платежей в разделе Финансы > Статьи платежей.
• Доступ к созданию — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог удалять статьи платежей в разделе Финансы > Статьи платежей.

6. Операции с KKM. Если нужно, чтобы сотрудник имел доступ к списку операций в разделе Финансы > Операции с ККМ, поставьте галочку у этого права доступа. Также право дает возможность открывать/закрывать смену. 

7. Настройки ККМ.  Этого права достаточно для просмотра данных в разделе Финансы > Настройки > Настройки ККМ (или Настройки > блок Финансы > Настройки ККМ). 

• Доступ к изменению — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог менять настройки в разделе Финансы > Настройки > Настройки ККМ и настраивать интеграцию с онлайн-кассой. 

8. Онлайн-платежи. При наличии этого права сотруднику будет доступен раздел Финансы > Онлайн-платежи, где он сможет просматривать все доступные способы безналичной оплаты в филиале без возможности настройки. 

• Доступ к изменению —  поставьте галочку, чтобы сотрудник мог настраивать безналичную оплату (включать/выключать способы оплаты, менять платежную систему и ее данные). Подробнее о настройке безналичной оплаты читайте здесь. 

9. Доступ к настройкам оплаты. Если установить галочку, то у сотрудника будет доступ к разделу Финансы > Настройки > Настройки оплаты без возможности внесения изменений. 

• Доступ к изменению — разрешите сотруднику выбирать кассы, куда будет проводиться оплата наличным или безналичным способом по умолчанию. 

10. Доступ к схемам расчета заработной платы. Это право доступа отвечает за возможность создавать и редактировать правила, схемы, критерии расчета зарплат, а также премии и штрафы в разделе «Расчет зарплат». Подробнее о настройке расчета зарплат читайте здесь. 

11. Доступ к расчету заработной платы. Предоставьте возможность расчета заработной платы сотрудников. При необходимости можно указать ограничения по времени за текущий день, за которое сотрудник сможет рассчитать зарплату.

• Доступ к начислению заработной платы — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог создавать начисления зарплаты в созданных расчетных ведомостях. При необходимости можно указать ограничения по времени за текущий день, за которое сотрудник сможет начислить заработную плату.

Подробнее о расчете и начислении зарплат читайте в статьях по ссылке. 

12. Доступ к отчету за период. Поставьте галочку, чтобы у сотрудника был доступ к финансовому отчету за период (раздел Финансы > Отчеты > Финансовый отчет или Аналитика > Отчеты > Финансовый отчет). 

• Доступ к выгрузке в Excel отчета за период — это право отвечает за выгрузку отчет за период в формате Excel.

13. Доступ к годовому отчету. Поставьте галочку, чтобы у сотрудника был доступ к годовому отчету P&L (раздел Финансы > Отчеты > P&L отчет или Аналитика > Отчеты > P&L отчет). 

• Доступ к выгрузке в Excel годового отчета — это право отвечает за выгрузку P&L отчета в формате Excel.

14. Доступ к печати чека. Если сотрудник — кассир, который печатает фискальные чеки, предоставьте ему это право. Оно дает возможность печатать чеки по нажатию на соответствующую кнопку в визите или складской операции. А также печатать чек коррекции, при наличии доступа «Операции с ККМ». Для печати чека в филиале должна быть подключена интеграция с онлайн-кассой. Подробнее о работе с кассами читайте в статье. 

15. Доступ к отчету по кассе за день. При наличии этого права доступа сотрудник сможет просматривать отчеты о финансовых операциях, проведенных через кассу за конкретный день (раздел Финансы > Отчеты > Отчет по кассе за день или Аналитика > Отчеты > Отчет по кассе за день). Это право важно для сотрудников, занимающихся контролем и анализом финансовых данных. С помощью доступа к отчету по кассе за день сотрудник может получить информацию обо всех проведенных платежах, в том числе наличных и безналичных, данные об оплатах клиентов, продаже товаров, учете скидок, возвратах и прочих финансовых операциях. 

• Не ограничивать/За текущий день — при необходимости вы можете ограничить просмотр только за текущий день. 
• Доступ к выгрузке в Excel — это право отвечает за выгрузку отчета за день в формате Excel.

16. Доступ к расчету заработной платы только конкретного сотрудника. Это право дополнительное и применяется в ситуациях, когда требуется ограничить доступ к информации о заработной плате только для определенного сотрудника. Обычно это право доступа устанавливается для специалистов, чтобы они могли просматривать свою заработную плату. При установке этого права обязательно нужно выбрать сотрудника, к заработной плате которого предоставляется доступ. Также можно ограничить просмотр во времени.

Это право доступа отвечает за отображение раздела «Зарплата» в мобильном приложении YCLEINTS. 

• Доступ к начислению заработной платы — поставьте галочку, чтобы сотрудник мог производить начисления зарплаты для выбранного сотрудника. Возможность начисления также можно ограничить за текущий день. 

Примеры настроенных прав

Права для администратора

На скриншоте ниже — пример настроек прав доступа администратора салона красоты. Он  отвечает за основную кассу, проводит закупку товаров и материалов, продажу товаров и абонементов.

Откройте ему доступ к основной кассе и расчетному счету, скройте просмотр движений денежных средств за прошедшие дни (оплаты, проведенные предыдущим администратором), разрешите создание, редактирование и выгрузку транзакций по закупке материалов, товаров, оказанным услугам, продаже товаров и абонементов.