Настройка графика работы сотрудников

через раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы в веб-интерфейсе;
через журнал записи в веб-интерфейсе;
через журнал записи и раздел «График работы» в мобильном приложении YCLIENTS для администраторов и сотрудников.

В этой статье мы рассмотрим первый вариант настройки графика работы.

График также можно настроить в разделе Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники, но только в старой версии веб-интерфейса. В новом при переходе на вкладку «Расписание» откроется раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы, этот способ настройки описан ниже.

Настройка отображения графика

Перед настройкой графика работы сотрудников при необходимости вы можете отфильтровать сотрудников и настроить отображение ячеек графика по месяцам или неделям с суммой смен и часов и количеством сотрудников за день.

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы.

2. Основная работа в графике контролируется кнопками на панели сверху. С помощью кнопок со стрелками вы можете быстро перелистывать месяцы/недели, а чтобы вернуться в текущую дату, можно просто нажать кнопку «Сегодня». Календарь графика можно пролистывать вбок и вниз при помощи полос прокрутки.

Настроенный график можно выгрузить в PDF.

3. Чтобы отфильтровать сотрудников:

Нажмите на кнопку «Фильтры» в левом верхнем углу и выберите нужные фильтры, можно выбрать сразу несколько. После выбора фильтра отображение графика сразу обновится. Доступные фильтры:

Сотрудники и должности.
Специализации.
Удаленные/Неудаленные.
Уволенные/Неуволенные.
Есть график/Нет графика.

Таким образом вы можете быстро найти, например, сотрудников одной должности или специализации, или отфильтровать сотрудников, у которых не настроен график.

4. Вы также можете выбрать отображение ячеек графика по месяцам или по неделям. По умолчанию сразу открывается отображение по месяцам, при необходимости вы можете переключиться на неделю и обратно. Для этого нажмите в правом верхнем углу на кнопку «Неделя» или «Месяц», после отображение графика сразу обновится.

Пример отображения по месяцам:

Пример отображения по неделям:

5. Также вы можете настроить отображение у сотрудников суммы смен и часов и количество сотрудников за день. Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу и переключите нужную настройку:

Отображать у сотрудников сумму смен и часов — рядом со списком сотрудников и после окончания каждого месяца/недели отобразится столбец «Всего» с указанием месяца или периода (если выбран вид по неделям), а напротив имени сотрудника появятся два значения — количество рабочих дней и загрузка по часам за выбранный период (месяц или неделя).
Отображать количество сотрудников в дне — под каждым числом календаря вверху появится значение с количеством сотрудников в дне.

Как добавить график работы

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы.

2. Для добавления графика нажмите на ячейку напротив имени сотрудника. После справа откроется панель настройки графика. Выберите нужные параметры для конкретного сотрудника/сотрудников, при необходимости сбросьте параметры через кнопку «Отменить».

3. График можно настроить без выбора шаблона, применить существующий шаблон или создать свой собственный.

Важно

При смене шаблона на другой, если изменения не были сохранены, отмеченные в графике дни будут сброшены, но если вернуться к выбранному ранее шаблону, отмеченные ранее дни снова будут отображаться, т. е. настроить график по разным шаблонам одновременно до сохранения изменений нельзя. Также если изменить другие параметры в настройках графика, они будут применены ко всем выделенным ячейкам.

Доступные шаблоны

Без шаблона. При выборе этого параметра вы можете установить график на любой выбранный день. Если вы настраиваете график на несколько дней, в этом случае необходимо нажать на каждую ячейку дня — после нажатия на каждую ячейку нужно установить время и перерывы, а потом сохранить график. Настройка графика без шаблона подойдет для нестандартных расписаний и каких-либо точечных изменений графика.

По дням недели. Отметьте нужные дни недели галочками. Можно установить график на 1 конкретный день недели, на несколько дней или выбрать сразу все. После выбора дней недели укажите количество недель.

По сменам. Задайте любой посменный период, например, 2/2 или 5/2, затем укажите количество недель.

Свой шаблон. Вы можете создать свой собственный шаблон настройки, для этого нажмите «Создать шаблон», затем укажите название шаблона и рабочие дни аналогично шаблонам по дням недели или по сменам.

Чтобы сохранить шаблон, нажмите на кнопку «Сохранить», после вы сможете снова его применить. Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на кнопку с изображением карандаша, которая появляется при выборе шаблона, также при редактировании вы можете удалить созданный шаблон.

4. Выберите тип графика:

Рабочий день.
Больничный.
Отпуск.
Выходной за свой счет.
Прогул.
Оплачиваемый выходной.

У нерабочих дней нет выбора параметра «Рабочее время», остальные типы графика для нерабочих дней.

Также возможно добавлять собственные типы графика для нерабочих дней, если системные не подходят, настроить их можно в сетевом разделе Сотрудники > Типы нерабочих дней.

В настроенном графике цвет выбранного типа будет соответствовать тому, который был выбран при установке. При наведении на ячейку заполненного графика появится описание типа графика — рабочий день, оплачиваемый выходной, отпуск, больничный и т. д.

Примечания

Уже после добавления графика при его редактировании будет доступен еще один тип — «Нерабочий день», подробнее об этом читайте ниже под заголовком «Как удалить график работы».
При создании своего шаблона доступен только один тип графика — «Рабочий день», но в дальнейшем при настройке графика тип можно будет менять.

5. Укажите рабочее время. Можно выбрать время от 00:00 до 24:00 — выбранное время должно быть в рамках одних суток.

6. При необходимости добавьте перерывы, для этого нажмите на кнопку «Добавить перерыв». Добавленные перерывы будут отображаться в ячейках графика в виде цифр, в зависимости от количества добавленных перерывов.

При наведении на ячейку отобразится количество перерывов и их время, максимальное количество отображения перерывов при наведении на ячейку — 4 (если указано более 4, то будет отображаться 3 перерыва — 2 первых и 1 последний), чтобы просмотреть все перерывы, нажмите на выбранную ячейку, после все перерывы отобразятся на панели настройки графика.

Чтобы удалить перерыв, нажмите на кнопку с изображением корзины напротив перерыва. Если перерыв уже добавлен в график, чтобы удалить/изменить его для сотрудника, нужно добавить в график заново рабочий день (т. е. применить новый шаблон графика на необходимый день) без перерыва или с другим временем перерыва.

Важно

При добавлении графика выбранные перерывы будут применены ко всем отмеченным ячейкам.

7. При необходимости измените месяц и год. Месяца по порядку можно переключать с помощью кнопок со стрелками. Чтобы выбрать другой год/месяц, нажмите на название месяца, выберите нужный год и месяц.

Если выбран текущий год, то рядом со стрелками будет отображаться только название месяца, если выбран год отличный от текущего, то он будет отображаться рядом с месяцем. На данный момент в графике могут отображаться два месяца, например, от 1 февраля и следующий за ним март.

8. Добавьте кликом в рабочей области график конкретному сотруднику или нескольким сотрудникам. Лишние ячейки графика, до его сохранения, можно убрать повторным кликом на ячейку в рабочей области.

Чтобы отменить изменения в графике полностью, нажмите на кнопку «Отменить» на панели справа.

9. Нажмите на кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу, чтобы сохранить график.

График работы для сотрудника можно изменить аналогичным добавлению способом.

Настроенный график работы можно выгрузить в PDF-файл с помощью кнопки «Выгрузить в PDF» в правом верхнем углу и после сохранить на ваше устройство или распечатать. Выгрузка графика доступна как по всем сотрудникам, так и по отфильтрованным сотрудникам — в этом случае в выгрузку попадут все сотрудники, отобразившиеся после применения фильтров.

Пример добавления графика:

Как удалить график работы

Удалить график можно аналогично его добавлению и редактированию.

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы.

2. Для удаления графика кликните на заполненную ячейку напротив имени сотрудника.

3. Выберите тип графика — «Нерабочий день».

4. В зависимости от того, какие дни необходимо удалить, выберите шаблон или оставьте параметр «Без шаблона».

Оставьте параметр «Без шаблона», в этом случае можно выбрать интервал действия в днях или неделях. Эта настройка подойдет как для точечного удаления одного или нескольких дней, так и для очистки всего графика на несколько недель вперед.
Выберите нужный шаблон — настройте параметры для конкретного сотрудника/сотрудников в меню настройки графика, укажите дни/недели, которые необходимо удалить. При необходимости сбросьте параметры через кнопку «Отменить».

5. Напротив нужного сотрудника/сотрудников нажмите на область графика, который хотите удалить. Выбранные дни выделятся красным цветом, а на панели настройки графика появится количество дней, которые будут удалены из графика.

6. Нажмите на кнопку «Сохранить» на панели настройки графика.

Важно

Отменить удаление графика нельзя.

Точки в ячейках расписания означают наличие записи на этот день у сотрудника.

Если попытаться удалить день с записью (точкой) из расписания, появится предупреждение, что перед удалением расписания необходимо предварительно перенести запись на другой день/другого сотрудника или отменить ее. Удалить рабочий день при этом все равно можно.

Как скопировать график работы другому сотруднику

Если сотрудники работают по одному и тому же графику, можно настроить график для одного сотрудника и просто скопировать его для других.

Чтобы скопировать график:

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > График работы.

2. Слева рядом с именем сотрудника, с которого необходимо скопировать график, нажмите на три точки и выберите «Скопировать график». Также из этого меню можно перейти к настройкам сотрудника.

3. В открывшемся окне отметьте сотрудников, которым необходимо скопировать график. Можно отметить как одного, так и нескольких сотрудников из списка, выбор сотрудников не ограничен. Для быстрого поиска можно вбить имя сотрудника в поле «Кому».

4. Выберите период, на который будет скопирован график. По умолчанию будет указан период копирования — две недели от текущего дня, при необходимости его можно изменить. Максимальный период копирования пока ограничен текущим и следующим месяцем.

5. При необходимости поставьте отметку «Скопировать график с перерывами», если перерывы одинаковые. Если перерывы отличаются, то отметку ставить не нужно, в этом случае необходимо будет добавить перерывы сотруднику вручную после копирования графика.

6. Нажмите «Скопировать график». После нажатия на кнопку, график будет скопирован, включая отмеченные рабочие и нерабочие дни.