Добавление сотрудников

В системе YCLIENTS сотрудник — необязательно живой человек, сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент при выборе услуги. Сотрудниками могут также выступать рабочие места, кабинеты, фотостудии, мойки, бани и т. д., в зависимости от вашей сферы бизнеса.

В этой статье описаны настройки для веб-версии, для мобильного приложения YCLIENTS для администраторов и сотрудников подробная инструкция по добавлению и настройке сотрудников здесь.

Как добавить сотрудника

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшимся окне заполните все необходимые поля, подробнее обо всех полях добавления сотрудника читайте далее.

4. После заполнения всех необходимых полей нажмите на кнопку «Сохранить».

Пример добавления сотрудника в новом интерфейсе:

Заполнение данных при добавлении сотрудника

1. В поле «Имя» — ведите имя сотрудника. Это имя будет отображаться, как во внутреннем интерфейсе YCLIENTS, так и при онлайн-записи. В этом поле можно указать, в том числе, и полное ФИО сотрудника, если вы хотите, чтобы эту информацию видели клиенты при записи.

В зависимости от вашей сферы бизнеса, сотрудниками могут также выступать рабочие места, кабинеты, фотостудии, мойки, бани и т. д. В этом случае в поле «Имя» укажите название того, что будет бронировать клиент, когда записывается.

2. Поставьте галочку «Добавить сотрудника в график» (актуально только для нового интерфейса). Для создания сотрудника необходимо добавить его в график или предоставить доступ к сервису, в противном случае добавить сотрудника не получится:

Если выбрать «Добавить сотрудника в график» — такой сотрудник будет учитываться в системе, как «Сотрудник, оказывающий услуги». Такому сотруднику можно назначать услуги, настраивать расписание и многое другое. При этом сотруднику можно предоставить доступ к сервису, но можно и не предоставлять.
В старой версии при добавлении сотрудника он по умолчанию учитывается как «Сотрудник, оказывающий услуги».
Если не выбирать «Добавить сотрудника в график» — в этом случае сотрудник будет учитываться в системе как «Сотрудник с доступом, не оказывающий услуги». Подробнее о настройке доступа читайте в статье.

3. Укажите специализацию и должность сотрудника.

Должность чаще всего необходима для внутреннего использования, указывать ее необязательно.

Специализацию необходимо указать обязательно. Строгих критериев должности и специализации в YCLIENTS нет, вы самостоятельно выбираете, как определять своих сотрудников.

Как правило, эти поля используются так:

Должность — это группа сотрудников, выполняющих схожие виды работ или услуг. Например: стилист, визажист, косметолог, врач, автомойщик, репетитор.
Если вы еще не создали список должностей, вы можете быстро создать новую должность, для этого напишите ее название в соответствующем поле и нажмите Enter. Подробнее о создании и редактировании должностей читайте здесь.
Также должности будут полезны, если у вас сеть филиалов, где много сотрудников.
Специализация — более узкое определение должности, конкретное направление деятельности в рамках одной профессии. Например: косметолог-эстетист, косметолог-дерматолог; парикмахер-универсал, парикмахер-колорист.

В настройках виджета онлайн-записи вы можете выбрать, что будет отображаться рядом с именем сотрудника — должность или специализация (по умолчанию будет выбрана специализация). Подробнее об этом читайте здесь.

4. Укажите номер телефона или email сотрудника для доступа к сервису или пропустите этот шаг, сняв галочку (пропустить этот шаг можно только при условии, что была выбрана опция «Добавить сотрудника в график»).

К настройке доступа можно вернуться в будущем. Подробнее о настройке доступа читайте в статье.

5. Если вы добавляете сотрудника, который ранее работал в филиале, но на текущий момент уже уволен, поставьте галочку «Уволен». В будущем уволенного сотрудника можно будет восстановить при необходимости. Подробнее об этом читайте в статье по работе со списком сотрудников.

Редактирование — вкладка «Информация»

После создания сотрудника, оказывающего услуги, сразу откроется его карточка на вкладке «Информация». К ней можно вернуться в любое время.

Чтобы добавить фото сотрудника, которое увидят клиенты в виджете онлайн-записи, а также отредактировать или внести дополнительную информацию:

1. Нажмите на имя сотрудника в списке сотрудников.

2. На вкладке «Информация» отредактируйте данные: основную информацию (имя, специализацию, должность), загрузите фото и предоставьте или удалите доступ к филиалу.

3. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Загрузка фото

Чтобы добавить или изменить фото сотрудника:

1. Нажмите кнопку редактирования с изображением карандаша или на само фото.

2. Выберите необходимое изображение на вашем устройстве, после откроется всплывающее окно с мини-редактором.

3. Отредактируйте фото: вы можете приблизить, отдалить и повернуть его влево/вправо.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Рекомендуемый размер изображения: 365x365 пикселей, максимальный размер файла: 12 Мегабайт. Рекомендуется размещать качественные профессиональные фотографии, они помогают расположить к себе клиента.

5. После добавления фото, снова нажмите «Сохранить» в правом нижнем углу.

6. Чтобы удалить загруженное фото, нажмите на значок корзины рядом с фото, подтвердите удаление и нажмите «Сохранить».

Доступ к сервису

В блоке «Доступ к сервису» вы можете отправить приглашение для доступа к филиалу, привязать доступ к сотруднику, если он был выдан отдельно или отвязать или переназначить доступ, если он был выдан ошибочно.

Сотрудник с доступом — это сотрудник компании, имеющий доступ к управлению филиалом, роль и определенные права в YCLIENTS. Сотрудник авторизуется в системе через логин и пароль, и может выполнять действия, которые ему разрешены правами доступа.

Важно

Связка доступа с карточкой сотрудника необходима для корректной отправки уведомлений и печати чеков.

Отправка приглашений по SMS доступна при наличии подключенного чат-бота или сервиса для смс-рассылок, подключить интеграцию можно в разделе Интеграции > Уведомления). Отправить приглашение бесплатно можно на email.

1. Укажите данные пользователя для привязки к сотруднику. Для этого в блоке «Доступ к сервису» нажмите кнопку «Пригласить в сервис», выберите существующего пользователя или добавьте нового.

Выбрать из существующих — выберите этот вариант, если доступ был выдан сотруднику отдельно (то есть не через его карточку), но еще не привязан к его карточке. При этом доступ не должен быть привязан к карточке другого сотрудника, иначе он не отобразится в списке. Если доступ уже связан с другим сотрудником, его необходимо сначала отвязать или переназначить, как это сделать, читайте далее. После выбора нажмите «Применить».
Пригласить нового — выберите этот вариант, чтобы отправить сотруднику приглашение к управлению филиалом. Введите номер телефона или email и нажмите кнопку «Пригласить».

2. При отправке приглашений необходимо учитывать, регистрировался ли сотрудник в YCLIENTS ранее или нет. В этом случае имеется ввиду регистрация не как клиента филиала, а как пользователя YCLIENTS. Если регистрировался ранее, укажите тот же номер или email, который сотрудник уже использует для входа в YCLIENTS.

Подробнее о добавлении новых пользователей читайте здесь.

3. После привязки доступа к карточке сотрудника, можно перейти к настройке роли и прав доступа и уведомлений.

4. Чтобы привязать другой доступ к карточке сотрудника, нажмите на три точки рядом с именем пользователя и выберите «Изменить». После снова откроется окно приглашения в сервис.

5. Чтобы удалить доступ из карточки сотрудника или переназначить его на другого, нажмите на три точки рядом с именем пользователя и выберите «Отозвать доступ». Выберите, каким образом необходимо отозвать доступ:

Предоставить доступ другому сотруднику — выберите сотрудника из списка, к которому будет прикреплен этот доступ.
Отвязать без переназначения — в этом случае доступ будет откреплен от карточки сотрудника и будет отображаться в списке отдельно, как «Сотрудник, не оказывающий услуги».

После нажмите «Сохранить».