Как предоставить доступ каждому сотруднику к своим записям через мобильное приложение

Каждый ваш сотрудник, не отходя от своего рабочего места, может просматривать все свои записи через мобильный телефон или планшет. Сотрудники также могут получить доступ к своему расписанию и в нерабочее время. Это позволяет наладить удаленную координацию персонала без каких-либо дополнительных усилий. Для этого мы разработали мобильное приложение YCLIENTS.

Настройки доступа

Выдайте отдельный доступ для каждого сотрудника, это можно сделать, как в мобильном приложении в настройках сотрудников, так и в веб-версии. Подробнее о настройках доступа в мобильном приложении читайте здесь, в веб-версии здесь. 

Важно

• На пробном периоде отправка приглашений для управления филиалом недоступно, необходима оплаченная лицензия. 

1. Самый простой способ — выбрать роль пользователя, в этом случае рекомендованные права доступа будут назначены автоматически в соответствии с ролью. Если рекомендованные права не подходят, их можно изменить. Ниже рассмотрим права доступа, которые можно настроить для специалиста. 

Для роли «Специалист» рекомендуется сразу выбрать сотрудника из списка. В этом случае сотрудник сможет просматривать только свое расписание, записи и зарплату без дополнительных настроек. 

2. На вкладке «Права доступа» установите пользователю следующие права доступа к блоку «Журнал записи»:

• Просматривать расписание и записи конкретного сотрудника. Для этого в выпадающем списке вместо «Всех сотрудников» выберите имя сотрудника, к чьему расписанию предоставляется доступ.
  
• Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале — если нужно, чтобы сотрудник сам мог настраивать себе расписание, добавлять/убирать перерывы, а также смог сам настраивать себе доступное время для онлайн-записи в журнале (время для онлайн-записи можно настроить в веб-версии, подробнее об этом читайте в статье под заголовком «Настройка слотов в журнале записи»).
• Показывать номера телефонов — если необходимо разрешить сотруднику просматривать номера телефонов клиентов.
• Перенос записи — если нужно дать возможность сотруднику переносить записи.
• Также можно ограничить доступ к истории расписания и записей прошедших дней.

3. После принятия приглашения к управлению филиалом сотрудник сможет зайти в мобильное приложение под своими учетными данными: логином (номер телефона или email, на который было отправлено приглашение) и паролем (пароль нужно придумать самостоятельно при регистрации, при необходимости его можно восстановить).

Дополнительная настройка прав доступа

Для комфортной работы в мобильном приложении YCLIENTS может потребоваться дополнительная настройка прав доступа. Ниже приведены примеры самых популярных прав, которые руководители устанавливают своим сотрудникам.

1. Для просмотра данных о записи или событии необходимо право доступа к блоку «Окно записи». Без дополнительных прав в этом блоке, сотрудник сможет только просмотреть основную информацию по записи или событию. Добавьте при необходимости следующие права:

• Создавать записи — чтобы сотрудник мог создавать записи в журнале.
• Изменять записи — с этим правом сотрудник сможет добавлять комментарии в уже созданную запись, при необходимости можно настроить дополнительные права к изменению записи. 
• Можно также при необходимости предоставить права на удаление записи, проведению оплаты, продаже товаров (в том числе абонементов и сертификатов), просмотру дополнительных полей, списанию расходников и данным клиентов.

2. В блоке «Клиентская база» предоставьте право доступа «Просмотр истории посещений клиента». С этим правом сотрудник сможет просмотреть данные по прошлым или будущим посещениям клиента. Доступ к блоку «Клиентская база» без дополнительных прав позволяет просматривать общие данные о клиенте. 

Чтобы сотрудник мог просматривать примечание о клиенте в карточке клиента или записи, добавьте право «Просматривать примечание», чтобы его можно было изменить, то дополнительно «Редактировать примечание». 

Доступ к контактным данным клиентов регулируются отдельной настройкой. Если она не установлена, то сотрудник не увидит эту информацию.

3. Если вы беспокоитесь о сохранности данных ваших клиентов, то доступ к ним можно ограничить. Сотрудник будет видеть всю важную для него информацию, кроме контактов клиентов.

За просмотр контактных данных клиента отвечают отдельные настройки доступа в разных блоках. Если вы не хотите, чтобы сотрудник видел номер телефона и email клиента, не предоставляйте ему права из списка ниже.

Право в блоке «Журнал записи»:

• «Показывать номера телефонов».

Права в блоке «Окно записи»:

• «Доступ к данным клиентов»;
• «Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах» — «Показывать номера телефонов»; 
• «Доступ к данным клиентов по сети».

Права в блоке «Клиентская база»:

• «Показывать номера телефонов и email в списке клиентов»;
• «Показывать номер телефона и email в карточке клиента».

Права в блоке «Раздел обзор» (этот раздел можно просмотреть только в веб-версии программы):

• «Раздел сводка» — «Показывать номера телефонов в сводке»;
• «Просматривать список записей» — «Показывать номера телефонов в записях»;
• «Просматривать детализацию сообщений» — «Показывать номера телефонов в сообщениях»;
• «Раздел звонки» — «Показывать номера телефонов клиентов».