Права доступа к журналу записи

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием сотрудников, записями клиентов и событиями. 

Настройка прав доступа к журналу также позволяет ограничивать просмотр и перенос записей отдельных сотрудников или групп сотрудников по должностям. 

Настройка прав доступа к журналу записи

Чтобы настроить права доступа к журналу записи:

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление (в этот раздел также можно перейти через раздел Настройки > Сотрудники по кнопке «Управление лицензией»). Подробнее настройке доступа в филиал читайте здесь, о настройке ролей здесь. 

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ», затем перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Переключите ползунок в блоке «Журнал записей» в активное положение, чтобы перейти к настройке прав. Чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Журнал записей», переключите ползунок в неактивное положение. 

4. Вы можете предоставить одновременно несколько прав: все права раздела, рекомендуемые или дополнительные права согласно роли сотрудника, аналогичным образом можно снять права. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию. 

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже. 

5. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Журнал записей»

1. Просматривать расписание и записи должностей. Выберите должности сотрудников, расписание и записи которых будет видеть этот сотрудник. 

Например, администратор может видеть расписание и записи всех сотрудников компании, а конкретный сотрудник только расписание сотрудников своей должности. 

2. Просматривать расписание и записи сотрудников. Выберите сотрудников, расписание и записи которых будет видеть этот сотрудник.

Например, администратор может видеть расписание и записи всех сотрудников компании, а конкретный сотрудник только свое расписание.

3. Ограничить доступ к истории расписания и записей. Ограничьте доступ к истории расписания и записей, для этого выберите, за какой период в прошлом сотрудник сможет просматривать журнал. Эта настройка помогает ограничить внесение изменений в расписание задним числом, снизить риски похищения клиентской базы, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. 

Можно ограничить просмотр на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к просмотру расписания и записей в прошлом полностью.

Например, администратор сможет видеть историю расписаний без ограничений, а сотрудник, оказывающий услуги, не сможет увидеть прошедшие записи. 

4. Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале. Поставьте галочку, чтобы сотрудник мог корректировать график работы в журнале: добавлять и убирать рабочие дни и перерывы. Также сотрудник сможет точечно отредактировать в журнале время для онлайн-записи (подробнее об этой настройке читайте здесь). Доступ к редактированию графика и времени для записи обычно дают администратору или управляющему. 

Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к редактированию графика работы и времени для записи в журнале. Эта настройка позволяет избежать изменений графика без согласования с руководством.

При этом, если предоставить права на изменение графика в других разделах («График работы» и/или «Сотрудники»), то изменения будут доступны в них, право «Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале» ограничивает только изменения графика в журнале записи. Также это право дает возможность редактировать время для онлайн-записи только в журнале, не меняя настройки онлайн-записи для филиала или время в настройках сотрудников.

5. Показывать номера телефонов. Чтобы сотрудник мог видеть номера телефонов клиентов в карточке визита в журнале записи, поставьте галочку. Если администратор созванивается с клиентами и уточняет информацию о визите, ему будет нужен такой доступ.

Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к номерам телефонов клиентов в журнале. Сотрудникам, например, совсем необязательно их видеть. Эта настройка позволяет избежать утечки информации.

Настройка «Показывать номера телефонов» ограничивает только просмотр номеров на карточке записи в журнале  — вместо полных номеров сотрудник будет видеть номер в формате +7123XXXXX90. 

Пример отображения в журнале:

6. Перенос записи. Если вы хотите, чтобы сотрудник мог переносить записи на другое время или специалиста в журнале, поставьте галочку. Также это право позволяет менять длительность записи в журнале. 

Снимите галочку, чтобы сотрудник не мог переносить записи и менять их длительность в журнале. 

Важно

Право «Перенос записи» разрешает или ограничивает перенос и изменение длительности индивидульной записи только в журнале записи, для переноса из окна записи необходимы отдельные права в блоке «Окно записи» (подробнее об этом читайте в статье).

При этом данное право позволяет переносить групповые события и менять их длительность и в журнале записи, и в окне события. 

7. Показывать статистику. Снимите галочку, чтобы сотрудник не мог просматривать статистику в журнале записи. 

Статистика — это данные, которые отображаются в журнале записи на верхней панели — сколько денег поступило наличными и безналом в кассы, на какую сумму создано записей, какая часть суммы была оплачена лояльностью и сумма предусмотренных скидок, а также сумма проданных товаров. Там же, нажав на кнопку «Продать товар», можно продать товар клиенту, даже если у него нет записи на выбранный день. 

Важно

За просмотр статистики отвечает не только право «Показывать статистику», но право к блоку «Склад» (достаточно включить сам доступ к складу без других прав).

• Если у сотрудника нет прав на просмотр статистики, но есть права на продажу товара, то будет отображаться просто кнопка продажи. 
• Если права на продажу товара нет, то кнопки отображаться не будут. 
  

Примеры отображения в журнале записи: 

Примеры настроенных прав

Права для специалиста

На скриншоте ниже — настройки сотрудника Анны. Здесь вы можете увидеть, что у нее есть доступ к просмотру только своего расписания, а также возможность изменять свой график и свое время для онлайн-записи на конкретный день в журнале. Анна не сможет увидеть историю прошедших дней и номера телефонов клиентов в журнале, не сможет переносить записи в журнале и не увидит статистику поступлений в кассы. 

Права для администратора

На скриншоте ниже — настройки администратора салона красоты. Ему предоставлен доступ к просмотру расписания всех должностей и всех сотрудников, а также возможность изменять график работы и время для онлайн-записи. Администратор сможет увидеть историю расписания и записей за прошедшую неделю и номера телефонов клиентов на карточках в журнале, также у него есть возможность переносить записи через журнал. Администратор сможет просматривать статистику поступлений средств в журнале, но при условии, что у него также есть доступ к блоку «Склад».