Лист ожидания от YCLIENTS

Работа с листом ожидания.
- Создание заявки в листе ожидания.
- Редактирование и удаление заявки.
Поиск и сортировка в списке заявок.
- Поиск.
- Сортировка.
Настройка листа ожидания.
Права доступа.

В YCLIENTS появилась возможность записывать клиентов в лист ожидания. Теперь нет необходимости заводить отдельного сотрудника под лист ожидания и использовать сторонние решения, лист ожидания уже доступен в журнале записи.

Лист ожидания поможет:

Не упускать прибыль, когда все сотрудники заняты.
Повысить плотность записи и заполнить появившиеся «окна» в расписании.
Сохранить контакты не записавшихся потенциальных клиентов.
Принимать взвешенные решения о необходимости найма новых специалистов в филиал.

Пример работы листа ожидания:

Важно

Лист ожидания все еще дорабатывается и в будущем будет доступен всем пользователям YCLIENTS. Если вы хотите начать работать с листом ожидания уже сейчас, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе «Обзор > Сводка». Также ваша обратная связь очень поможет нам.

Работа с листом ожидания

Создание заявки в листе ожидания

Важно

Лист ожидания работает только с индивидуальными записями, для групповых событий создание зявок недоступно.

1. При подключенном листе ожидания администратор сможет создавать записи в лист ожидания, такие записи называются «заявки».

Для этого перейдите в журнал записи и на верхней панели нажмите на кнопку с часами.

2. Чтобы создать заявку в листе ожидания нажмите на кнопку «Создать» или «Создать заявку» (если заявок еще нет).

3. Заполните данные заявки:

Имя клиента (обязательно). Если в настройках журнала записи включены фамилия и отчество, то эти поля тоже будут отображаться и в листе ожидания.
Если клиент уже добавлен в клиентскую базу, то он также будет доступен для выбора из выпадающего списка при вводе имени.
Телефон (обязательно). Если клиент уже добавлен в клиентскую базу, то он также будет доступен для выбора из выпадающего списка при вводе номера телефона.
Услугу (обязательно). Необходимо выбрать как минимум одну услугу. Можно выбрать несколько разных услуг. Если услуг много, начните вводить название нужной услуги, чтобы быстро ее найти.
Сотрудника. Можно отметить конкретных сотрудников или выбрать опцию «Любой сотрудник».
Укажите предпочтительные дату и время. При необходимости можно добавить дополнительное время на ту же дату через кнопку «Добавить время». Для времени можно указать только начало, окончание периода указывать необязательно. Если точное время неважно, отметьте «Любое время в течение дня». Также можно добавить дополнительно другие даты и время.
Комментарий к записи.

4. Нажмите «Создать заявку». После заявка появится в списке листа ожидания.

Создание записи из листа ожидания

1. На значке листа ожидания в журнале будет отображаться количество заявок на сегодня — их можно будет увидеть без перехода в сайдбар листа ожидания.

2. Администратору необходимо регулярно просматривать лист ожидания. Если освободилось время под одну из заявок, нужно нажать на стрелку на карточке заявки и выбрать «Записать».

3. Далее нужно выбрать подходящий слот в журнале записи и кликнуть на него.

4. После откроется окно записи с предустановленными данными:

ФИО клиента (из заявки).
Номер телефона клиента (из заявки).
Сотрудник и время, которое выбрал администратор при выборе слота в журнале.
Услуги (из заявки).
Комментарий к записи (из заявки).

5. Запись создается только после нажатия «Сохранить запись» в окне записи. Если не нажать на кнопку сохранения/кликнуть в пустую область, то заявка в листе ожидания не исчезнет, не поменяет свой статус, но остается на том же месте.

6. После нажатия на «Сохранить запись» в окне записи, заявка переходит в статус «Закрыта» в списке листа ожидания, а в журнале появится новая запись.

Редактирование и удаление заявки

Чтобы отредактировать или удалить заявку из листа ожидания:

1. Откройте лист ожидания в журнале записи.

2. Найдите заявку в списке (о поиске заявок читайте далее), нажмите на стрелку на карточке заявки и нажмите на три точки.

3. Выберите действие «Редактировать» или «Удалить».

4. После клика на значок клиента в листе ожидания откроется карточка клиента из клиентской базы (при наличии прав).

Поиск и сортировка в списке заявок

На текущий момент найти нужную заявку в списке можно через поиск по имени клиента или его номеру. Также заявки можно сортировать по времени. В будущем также будет доступна фильтрация заявок по статусу и сроку.

Поиск

Найти нужную заявку в списке листа ожидания можно через «Поиск по клиенту».

Поиск осуществляется по:

Номеру телефона клиента — в формате 71234567890.
По имени клиента.

Сортировка

Можно воспользоваться сортировкой заявок в листе ожидания:

На ближайшее время — какие заявки заканчиваются в ближайшее время.
Сначала новые — заявки, которые администратор создал последними.
Сначала старые — заявки, которые администратор создал «давно».

Настройка листа ожидания

По умолчанию лист ожидания уже подключен, отключить и включить его можно в настройках журнала записи. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки > Настройки записи > Журнал записи».

2. В блоке «Записи и визиты» включите/выключите настройку «Отображать лист ожидания в журнале записи».

3. Нажмите на «Сохранить». После включения в журнале записи на верхней панели появится новая кнопка с листом ожидания.

Права доступа

На работу с листом ожидания влияют следующие права доступа сотрудника:

Блок «Журнал записей»

Показывать номера телефонов. Если права нет, в списке заявок, номер клиента отображается зашифрованным (7 999 ххх хх 16).
Просматривать записи конкретной должности. С этим правом будут отображаться заявки только конкретной должности и те, где сотрудник не указан.
Просматривать записи конкретного сотрудника. С этим правом будут отображаться заявки только конкретного сотрудника и те, где сотрудник не указан.
Показывать лист ожидания. Это право дает доступ в целом к сайдбару «Лист ожидания» — если право есть, лист ожидания открывается. Список заявок формируется исходя из доступов по должности/сотрудника.

Блок «Окно записи»

Доступ к данным клиентов. Если права нет, номера телефонов отображаются зашифрованными. При наличии права «Доступ к выпадающему списку с данными клиентов» выпадающий список будет работать, но номера так же будут зашифрованы.
Доступ к созданию новых клиентов в записи (или права на клиентскую базу целиком — блок «Клиентская база»). Если право есть, можно создать нового клиента при создании/изменении заявки.
Доступ к выпадающему списку с данными клиентов. Если права нет, то выпадающий список с данными клиентов не будет отображаться при добавлении клиента в заявке по имени или номеру телефона.
- Показывать номера телефонов. Если права нет, номер клиента отображается зашифрованным (7 999 ххх хх 16).
Создавать записи. Если право есть, можно создать заявку в листе ожидания.
Изменять записи. Если право есть, можно изменить заявку в листе ожидания. В заявке при этом можно менять состав услуг и комментарий, независимо от вложенных прав.
Удалять записи. Если право есть, можно удалить заявку в листе ожидания, независимо от вложенных прав.

Блок «Клиентская база»

Просматривать Фамилию и Отчество клиента. Влияет на отображение ФИО клиента в листе ожидания. Если права нет, отображается только имя и первая буква фамилии.
Редактировать Фамилию и Отчество. Если право есть, то при создании/изменении заявки на нового клиента, будет доступно изменение фамилии и отчества.