Как обезопасить ваши данные в YCLIENTS

Ситуация, когда сотрудник при переходе на другое место забирает с собой клиентскую базу, для многих не новость. Он может продать ее будущему работодателю или использовать в личных целях.

Меры по охране информации в YCLIENTS

1. Создайте отдельную учетную запись для каждого пользователя. В YCLIENTS есть функция логирования, которая позволяет отследить действия каждого пользователя.

2. Запретите выгрузку в Excel клиентской базы компании. Для этого снимите соответствующие галочки в настройках прав доступа пользователя. Сделать это можно в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > имя пользователя > «Права доступа» в пункте «Клиентская база». Подробная инструкция в статье. 

3. Закройте доступ к номерам телефонов клиентов в клиентской базе и других разделах. 

За просмотр контактных данных клиента отвечают отдельные настройки доступа в разных блоках. Если вы не хотите, чтобы сотрудник видел номер телефона и Email клиента, не предоставляйте ему права из списка ниже.

Право в блоке «Журнал записи»:

• «Показывать номера телефонов».

Права в блоке «Окно записи»:

• «Доступ к данным клиентов»;
• «Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах» → «Показывать номера телефонов»;
• «Доступ к данным клиентов по сети».

Права в блоке «Клиентская база»:

• «Показывать номера телефонов и email в списке клиентов»;
• «Показывать номер телефона в карточке клиента».

Права в блоке «Раздел обзор» (этот раздел можно просмотреть только в веб-версии программы):

• «Раздел сводка» → «Показывать номера телефонов в сводке»;
• «Просматривать список записей» → «Показывать номера телефонов в записях»;
• «Просматривать детализацию сообщений» → «Показывать номера телефонов в сообщениях»;
• «Раздел звонки» → «Показывать номера телефонов клиентов».

После этих настроек пользователь будет видеть символы XX вместо цифр номера телефона.

4. Закройте пользователю доступ на удаление или редактирование записей клиентов в журнале. Подробная инструкция в статье.

5. Зайдите под учетными записями пользователей и проверьте, вступили ли настройки в силу.

Более подробная информация о настройке прав доступа в статье.

6. В разделе «Обзор» > «Операции с данными» отображается информация о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Также здесь вы можете получить файл выгрузки при наличии прав на этот раздел (список разделов, по которым можно сделать выгрузку, в статье).

Помимо настроек YCLIENTS, сохранность клиентской базы обеспечивает закон.

Юридические аспекты защиты данных

Клиентская база может быть отнесена к конфиденциальной информации, которая составляет коммерческую тайну предприятия, и использование ее в личных целях без согласия обладателя данной информации преследуется по закону.

Чтобы эта информация относилась к конфиденциальной, должны выполняться некоторые условия.

Признаки коммерческой тайны:

• Информация должна быть коммерчески ценной и не должна быть общеизвестной.
• Отсутствие доступа на законном основании. Могут существовать способы добровольного предоставления доступа (лицензирование, франчайзинг и пр.)
• Меры по охране конфиденциальности информации.

Чтобы информация получила статус коммерческой тайны, ее обладатель должен исполнить установленные процедуры:

• Разработать положение о защите коммерческой тайны, в которой перечислить сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
• Утвердить приказом и ввести в действие положение о коммерческой тайне.
• Утвердить перечень лиц, которые могут пользоваться данной информацией (например администраторы, если есть необходимость, то и исполнители).
• Утвердить порядок использования данной информации.
• Прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему необходимость соблюдать положение о коммерческой тайне и нести ответственность за несоблюдение.
• Ознакомить под роспись со всеми документами работников.

Характер и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяются обладателем информации. Им же обеспечивается охрана ее конфиденциальности.

Защита коммерческой тайны в России регламентирована законами:

• ст. 183 УК РФ
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями на 6 июля 2016 г)

Что делать, если подозреваете, что клиентская база уже украдена?

1. Обратитесь в YCLIENTS с запросом выгрузки логов сервера. Таким образом вы узнаете, кто из сотрудников украл базу.

2. Свяжитесь с ним и попросите вернуть или удалить клиентскую базу.

3. Если сотрудник отрицает свою вину, сообщите, что имеете доказательства кражи и намерены обратиться в суд.

4. Обратитесь в суд и предоставьте логи веб-сервера.