Работа с YBOX

Работа с YBOX.
Авторизация.
Открытие смены.
Чек продажи.
Оплата картой.
- Все кассы.
- Раздельная оплата.
Чек возврата.
Чек коррекции.
Основные отчеты: Х-отчет и Z-отчет (закрытие смены).
- Х-отчет.
- Z-отчет (закрытие смены).
Отчет о состоянии расчетов и сверка итогов.
- Отчет о состоянии расчетов.
- Сверка итогов.
Кассовые чеки.

YBOX — устройство 4 в 1. Оно заменяет ноутбук, платежный терминал, принтер чеков, а также включает фискальный регистратор. Вся информация синхронизирована и сразу отображается в YCLIENTS.

Подробнее о возможностях и подключении YBOX читайте в статье по ссылке.

Работа с YBOX

Через YBOX можно полноценно работать в YCLIENTS — создавать, редактировать и оплачивать записи, в том числе принимать платежи и печатать чеки, а также производить базовые настройки — настраивать услуги, сотрудников и онлайн-запись и многое другое. Все, что доступно в мобильном приложении YCLIENTS для администраторов и сотрудников, доступно и в YBOX. Также для работы кассы добавили новый раздел — «Управление кассой».

Подробнее о работе с журналом и записями, продаже товаров и всех настройках мобильного приложения YCLIENTS читайте в статьях по ссылке, они полностью повторяют настройки и в YBOX, за исключением раздела «Управление кассой».

В этой статье мы рассмотрим именно работу с кассой в YBOX.

Авторизация

Чтобы работать с YBOX, необходимо сначала авторизоваться в нем с аккаунта кассира — сотрудника с доступом к филиалу. Так как в чеках печатается имя кассира, важно, чтобы был произведен вход в необходимый аккаунт YCLIENTS.

1. Если у вас уже есть аккаунт, введите логин и пароль и нажмите кнопку «Войти».

2. Если вы забыли пароль, его можно восстановить с помощью кнопки «Сброс пароля». Для восстановления пароля введите номер телефона или email, на который зарегистрирован ваш личный кабинет в YCLIENTS.

При вводе номера телефона вы получите SMS.
При вводе почты вы получите письмо с кодом на email.
После ввода кода нужно будет придумать и подтвердить новый пароль.

Открытие смены

Важно

Перед началом расчетов с покупателями кассир формирует отчет об открытии смены, по окончании расчетов — отчет о закрытии. Между этими отчетами не может пройти более 24 часов (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ в редакции 01.01.2017).

Смена может быть открыта автоматически при печати первого чека продажи в смене.

Отчет с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчетов и кассире отправляется в ОФД.

После авторизации под своим доступом необходимо открыть смену. Для этого:

1. В YBOX перейдите в основное меню, для этого нажмите на кнопку «Еще» с тремя полосками в правом нижнем углу и перейдите в раздел «Управление кассой».

2. Перейдите в раздел «Кассовые расчеты».

3. Нажмите на «Открыть смену». После будет распечатан отчет (чек) открытия смены, а справа вверху появится зеленый тег «Смена открыта».

Чек продажи

Для печати чека продажи в YBOX:

1. Перейдите в журнал, для этого нажмите на кнопку «Журнал» на нижней панели.

2. Откройте запись, по которой необходимо распечатать чек. Подробнее о работе с журналом и записями читайте в статье.

3. Блок оплаты визита отображается сразу при открытии записи внизу. При необходимости его можно свернуть, потянув вниз или развернуть обратно, потянув вверх.

Вы можете оплатить запись при помощи кнопок быстрой оплаты «Наличные» и «Карта», либо разделить оплату.

Также вы можете применить в визите программы лояльности, выбрать оплату по ссылке или QR-коду (если в вашем филиале подключены эти способы оплаты, подробнее о подключении читайте здесь).

4. Проведите оплату любым способом. Поставьте галочку «Печатать фискальный чек» — в этом случае чек будет распечатан автоматически после оплаты. Также если смена еще не была открыта ранее, она будет открыта после печати чека.

Если снять отметку «Печатать фискальный чек», после оплаты появится сообщение «Чек не распечатан» с кнопкой «Распечатать фискальный чек» — в этом случае чек можно распечатать вручную.

5. После оплаты в визите отобразится статус печати чека: чек печатается, чек распечатан, чек не распечатан.

В зависимости от статуса печати, ниже будут доступны кнопки обновления статуса, печати чека возврата и печати фискального чека.

Оплата картой

1. В YBOX можно принимать оплаты банковской картой — для этого нажмите на кнопку «Карта».

2. После на экране появится сообщение «Поднесите карту к терминалу».

3. Далее клиент прикладывает карту (или любое другое устройство для оплаты картой, например, смартфон с NFC) к YBOX. Место, куда необходимо прикладывать карту, находится сверху над экраном.

4. Если необходимо ввести пин-код от карты, появится соответсвующий экран, в этом случае клиент вводит пин-код самостоятельно.

5. После обработки платежа появится экран успешной оплаты.

В случае ошибки (неверный пин-код, ошибка чтения карты, недостаточно средств на карте и т. д.) на экране отобразится соответсвующая ошибка.

Все кассы

Если в вашем филиале создано более двух касс, в блоке оплаты появится кнопка «Все кассы».

По умолчанию на кнопках быстрой оплаты будут выбраны кассы, которые указаны в настройках оплаты в веб-версии программы (раздел «Финансы > Настройки > Настройки оплаты»), но вы можете выбрать другую кассу для оплаты, нажав на кнопку «Все кассы».

Раздельная оплата

Раздельная оплата позволяет провести оплату визита разными способами, например, часть оплаты клиент вносит наличными, а часть картой.

Для раздельной оплаты:

1. Нажмите на кнопку «Разделить».

2. Выберите нужную кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите на кнопку «Оплатить».

3. Снова выберите кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите «Оплатить».

4. При необходимости повторите снова, пока визит не будет оплачен полностью. После можно распечатать чек.

Чек возврата

После того как чек распечатан, в записи на экране успешной оплаты и печати чека появится кнопка «Распечатать чек возврата».

Чек возврата, как и чек продажи, формируется в соответствии с полной оплаченной налом/безналом суммой в визите.

Печать чека возврата необходимо в случаях, когда клиенту нужно сделать возврат средств, если оплата была проведена ошибочно (например, выбрана неверная касса) или если нужно внести какие-либо изменения в визит, которые влияют на данные в чеке, но чек продажи уже был распечатан.

Важно

Печать чека возврата производится строго по согласованию с бухгалтером!

1. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты и данные в чеке продажи.

Блокируется:

Изменение статуса визита (кроме статусов «Пришел» и «Подтвердил»).
Удаление визита.
Дата и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком).
Изменение клиента.
Добавление или удаление услуг и товаров.
Кнопки добавления услуг.
Изменение количества услуг и товаров.
Изменение стоимости услуг и товаров.
Изменение скидки на услуги и товары.
Удаление услуг и товаров.
Изменение суммы и кассы.
Удаление и изменении суммы финансовой транзакции (в YBOX и в веб-версии YCLIENTS).

Не блокируется:

Изменение длительности визита.
Изменение сотрудника.
Статусы визита «Пришел» и «Подтвердил».
Выбор склада и сотрудника.

2. Если вы уже напечатали чек, но хотите разблокировать визит, чтобы изменить информацию, вам нужно напечатать чек возврата через кнопку «Провести возврат».

Чек коррекции

Чек коррекции оформляется, если что-то пошло не так с чеком продажи.

Например, кассир принял оплату картой, но не распечатал фискальный чек, либо пробил чек, но допустил ошибку при вводе фискальных данных.

Также чек коррекции поможет в случаях, когда онлайн-касса временно вышла из строя, сломался фискальный накопить, пропал интернет, отключили электричество и т. д. — то есть, когда не было возможности вовремя пробивать чеки.

Важно

Печать чека коррекции производится строго по согласованию с бухгалтером!

Чек коррекции важно также не путать с чеком возврата. Чек возврата — это документ, который используется для возврата ранее произведенной оплаты за товары или услуги.

Чтобы распечатать чек коррекции:

2. Перейдите в раздел «Кассовые чеки».

3. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Чек коррекции».

4. Перед заполнением данных о чеке коррекции, ознакомьтесь с рекомендациями от налоговой, как правильно сформировать такой чек.

Рекомендации ФНС России:

Неправильная сумма расчета должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой.
Чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учетом используемого на онлайн-кассе формата фискальных документов (ФФД).
Желательно указать фискальный признак ошибочного документа.
Чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и необязательно на том аппарате, где была допущена ошибка.
Корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных взысканий.

Заполните необходимые поля в чеке коррекции:

Тип коррекции — самостоятельно или по предписанию. Если ошибку раньше кассира обнаружила налоговая и обязала ее исправить, то необходимо выбрать «По предписанию», избежать штрафа в этом случае не удасться.
Тип чека — корректировка прихода или корректировка расхода.
Налогообложение — выбрать из списка (совпадает с ККТ, ОСН, УСН. Доход, УСН Доход − Расход, ЕСХН, ЕНВД, Патент).
Основание для коррекции — указать причину.
Дата документа коррекции — будет автоматически выбрана текущая дата, необходимо выбрать дату, за которую делается чек коррекции.
Расчет — выбрать, как производилась оплата, наличными или безналичным расчетом.
Услуги — если чек коррекции печатается по услуге, необходимо обязательно выбрать эту услугу из списка. Для этого нажмите на кнопку «Добавить услугу». Можно добавить несколько услуг. После в строке с добавленной услугой можно указать другую стоимость услуги или количество.
Товары — если чек коррекции печатается по товару, необходимо обязательно выбрать этот товар из списка. Для этого нажмите на кнопку «Добавить товар». Можно добавить несколько товаров. После в строке с добавленным товаром можно указать другую стоимость товара или количество.

5. После заполнения полей снизу автоматически отобразится сумма коррекции. Нажмите на кнопку «Распечатать чек коррекции».

6. После печати операция коррекции появится в списке в разделе «Кассовые чеки».

Пример чека коррекции:

Основные отчеты: Х-отчет и Z-отчет (закрытие смены)

Х-отчет

X-отчет отображает количество денежных средств, пробитых на кассе за текущую смену. Его можно создавать в любое время и в неограниченном количестве, данные из X-отчета нигде не сохраняются. Этот отчет также называют «промежуточный отчет без гашения».

Для печати X-отчета в YBOX:

1. Перейдите в основное меню, для этого нажмите на кнопку «Еще» с тремя полосками в правом нижнем углу и перейдите в раздел «Управление кассой».

2. Перейдите в раздел «Кассовые расчеты».

3. Нажмите на «X-отчет».

4. После будет распечатан чек с операциями, проведенными по кассе до момента печати отчета.

Z-отчет (закрытие смены)

Z-отчет или отчет о закрытии смены формируется при закрытии смены и содержит информацию о кассовых операциях, выполненных за рабочий день.

Важно

Z-отчет должен быть сформирован по окончании рабочей смены, но не позднее, чем через 24 часа с момента открытия смены!

Если продолжительность смены превысит сутки, касса прекратит выдавать чеки, так как фискальный накопитель перестанет формировать фискальный признак документа. Штраф будет назначен по статье 14.5 пункт 4 КоАП РФ.

Для закрытия смены в YBOX:

2. Перейдите в раздел «Кассовые расчеты».

3. Нажмите на «X-отчет».

4. После будет распечатан чек с операциями, проведенными по кассе до момента печати отчета.

Отчет о состоянии расчетов и сверка итогов

В YBOX кроме открытия/закрытия смены и X-отчета есть также другие отчеты — «Отчет о состоянии расчетов» и «Сверка итогов». Напечатать их можно в разделе YBOX «Управление кассой > Кассовые расчеты».

Отчет о состоянии расчетов

Отчет о состоянии расчетов показывает количество неотправленных фискальных документов  в ОФД и дату их последней передачи.

Этот отчет не равнозначен X-отчету. Отчет о состоянии расчетов помогает определить, какие фискальные документы и в каком объеме не были получены оператором фискальных данных, а также установить момент прекращения передачи данных.

Отчет о состоянии расчетов можно сформировать неограниченное количество раз в любой момент в рамках смены или после ее закрытия.

Важно

Если оператор фискальных данных не получает фискальные данные в течение 30 дней, касса блокируется. Отчет о состоянии расчетов нужен, если есть сомнения, что чеки уходят в ОФД.

Если вовремя обнаружить неисправность в работе онлайн-кассы и устранить ее, то можно избежать блокировки.

Сформируйте отчет о текущем состоянии расчетов и проверьте, что в поле «Количество не переданных документов» указано значение «0» — это означает, что оператор получил все данные с кассы и все в порядке.

Если все же касса заблокирована, нужно выяснить причину и устранить ее. Например, если пропал доступ в интернет, необходимо восстановить связь. После чеки, которые не поступили к ОФД в течение 30 дней, отправятся автоматически. Как только все будет отправлено, блокировка снимется.

Сверка итогов

Сверка итогов — это отчет о проведенных оплатах по терминалу за текущий день. Это процедура для контроля за движением денежных средств и выявления возможных ошибок.

Сверка итогов позволяет проверить и подтвердить оплату, проведенную через терминал в течение дня. Чеки со сверкой итогов следует предоставлять в банк в случае возникновения разногласий по сумме зачисленного возмещения или по запросу банка, поэтому их необходимо сохранять.

Сверку итогов нужно проводить в конце каждого рабочего дня или смены. Самый поздний срок — два дня с момента проведения операции на терминале, до 23:59:59 МСК. Если потребовалось провести оплату или возврат после проведения сверки итогов, выполните сверку еще раз и объедините два отчета в один.

Кассовые чеки

В раздел YBOX «Кассовые чеки» попадают все операции ККМ, проведенные на кассе.

Чтобы просмотреть операции в YBOX:

2. Перейдите в раздел «Кассовые чеки».

3. На экране отобразятся все операции ККМ, проведенные по кассе через YBOX. Операции можно отфильтровать за период и по типу (все операции, возврат, коррекция, продажа).