Клиенту: Запрос подтверждения записи

Автоматическое уведомление для подтверждения записи клиентом.

За указанное время до начала визита клиенту будет отправлено сообщение с деталями записи и запросом подтверждения. 

В отличие от типа «Уведомление о подтверждении записи», с клиентом не нужно дополнительно созваниваться для уточнений, он самостоятельно сможет подтвердить свою запись после получения сообщения. 

Используется, чтобы снизить неприходы. Также уведомление поможет автоматизировать рутинные процессы и снять дополнительную нагрузку с администраторов. 

Важно

• Уведомление с запросом подтверждения отправляется только в статусе визита «Ожидание клиента». Если визит находится в каком-то ином статусе, то уведомление не отправится.
• После подтверждения записи клиентом через уведомление, статус его визита изменится на «Клиент подтвердил» автоматически. Если визит был предоплачен онлайн, то статус также изменится. 
• Стоимость, указанная в сообщении, берется из стоимости в настройках услуги. 
• Если клиент не нажал кнопку подтверждения после получения сообщения, то запись все равно останется в журнале, ее статус не изменится. 

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Клиенту» выберите тип «Запрос подтверждения записи». Чтобы перейти к редактированию условий, сценариев отправки и шаблонов, нажмите на название уведомления.

3. На вкладке «Общие настройки» выберите условия отправки. Вы можете выбрать отправку уведомления за определенное время до визита или выбрать конкретное время. 

• Отправлять запрос (за N часов до визита). Эта опция становится доступной, если не проставлена галочка «Отправлять в выбранное время». Можно выбрать отправку за 1, 2, 3, 4, 5, 6 часов до визита или за 9, 12, 15, 18, 21, 24 часа.
• Время отправки. Чтобы активировать опцию, поставьте галочку «Отправлять в выбранное время». Выберите время, в которое будет отправлено уведомление, например, в 14:00. Уведомление отправится всем клиентам в выбранное время, если у них есть запись на следующий день. 

4. Далее настройте, как будут отправляться уведомления по нескольким каналам. Подробнее о сценариях отправки уведомлений по разным каналам читайте в статье.

Доступные каналы отправки:

• Email.
• YPLACES.
• Брендированное приложение.
• SMS.

5. После настройки сценариев отправки, настройте шаблоны для разных каналов. Подробнее о настройке шаблонов уведомлений читайте здесь.

6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

7. Используя переключатель, активируйте или выключите уведомление. Справа от названия уведомления будут отображаться названия каналов отправки, которые включены в этом типе.

Шаблоны

Вы можете использовать стандартный шаблон или создать свои.

В шаблонах используются переменные, вместо которых будут автоматически выводиться данные о визите, услуге, клиенте или филиале. Большинство переменных универсальны для всех типов уведомлений и шаблонов, где есть возможность их выбора. Вы можете использовать рекомендованные переменные из шаблонов или добавить другие.

Полный список переменных их значений с примерами вы можете найти в статье под заголовком «Переменные для уведомлений».

Стандартный шаблон с переменными:

• Вы записаны к Специализация (род. падеж) Имя сотрудника на Услуги в визите Дата и время записи. Пожалуйста, подтвердите запись Ссылка на детали записи

Возможные переменные:

• Услуги в визите. Названия услуг, которые указаны в визите.
  Для этой переменной учитывается настройка «Интервал между уникальными визитами» («Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи»), если записи объединены в рамках визита, то все услуги из таких записей будут указаны в одном сообщении.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между уникальными визитами», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги из двух записей.
  Пример: Стрижка, Педикюр
• Услуги в отдельной записи. Названия услуг, которые указаны в отдельной записи.
  
  Для этой переменной не учитывается настройка «Интервал между уникальными визитами» («Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи»), даже если записи объединены в рамках визита, то в сообщении будут указаны услуги из конкретной записи.
  Например, если у клиента есть две записи на 11:00 до 12:00, а затем еще на 13:00 до 14:00, и эти записи объединены в один визит настройкой «Интервал между уникальными визитами», то в уведомлении для первой записи будут указаны услуги только этой записи.
  Пример: Стрижка
• Специализация. Название сущности «Сотрудник» в именительном падеже, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > («Общие настройки») «Настройки» в поле «Название сущности "Сотрудник"». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалист
• Специализация (дат. падеж). Название сущности «Сотрудник» в дательном падеже, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > («Общие настройки») «Настройки» в поле «Сущность "Сотрудник", дательный падеж». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалисту
• Имя сотрудника. Имя сотрудника в записи в именительном падеже. В записи отображается имя, указанное в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».
  Пример: Наталья.
• Дата записи. Дата визита в формате %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный.
  Пример: 1 мая 2024
• Дата и время записи. Дата и время визита в полном формате: %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный, %время% — в формате «в 00:00».
  Пример: 1 мая 2024 в 12:15
• Дата и время записи (сокр.). Дата и время визита в сокращенном формате: %число%, %месяц% — числовое значение, %время% — в формате «00:00».
  Пример: 1.05 12:15
• Время записи. Время, на которое записан клиент в формате «00:00».
  Пример: 12:15
• Время до записи. Время, которое осталось до визита.
  Пример: 2ч
• Имя клиента. Имя клиента, указанное в карточке клиента или окне визита в поле «Имя». В этой переменной не учитываются фамилия и отчество, если они включены в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи». Если фамилия/отчество будут указаны не в отдельных полях, а в поле «Имя», то они также будут учитываться при отправке сообщений.
  Пример: Александр
• Ссылка на детали записи. Ссылка на подробную информацию о визите — формируется автоматически. При переходе по этой ссылке также можно отменить и/или перенести запись, если в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» включена такая возможность.
  Пример: https://yclients.com/c/SsOOn/TDnIN/

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Вы записаны к Барберу Александр на Стрижка бороды 31 октября 2024 в 16:30. Пожалуйста, подтвердите запись [ссылка с деталями записи и кнопкой подтверждения]»

Отправка уведомления и подтверждение записи

Уведомление с запросом подтверждения записи формируется и отправляется клиенту, согласно выбранным настройкам, за указанное время до визита или в конкретное время, если у клиента есть запись на следующий день. Также в визите должен быть выбран статус «Ожидание клиента».  

Например, если запрос подтверждения отправляется за 24 часа до визита, то запись должна быть создана не позднее, чем за 24 часа до визита. Если визит создали позднее, то уведомление не сформируется, так как во время проверки условия, визита еще не было.

Если статус визита изменили на «Клиент пришел», «Клиент не пришел» или «Клиент подтвердил» до отправки уведомления, то оно не будет отправлено. 

После того как сообщение было отправлено, на странице с деталями записи появится кнопка «Подтвердить запись».

При клике на кнопку «Подтвердить запись» и подтверждения на странице с деталями записи будет выставлен статус «Запись подтверждена». Для подтверждения не нужна авторизация или какие-либо дополнительные действия. После подтверждения записи клиентом, статус его визита автоматически изменится на «Клиент подтвердил».

Пример подтверждения записи после перехода по ссылке: