Настройка комплексных услуг (4 руки)

Олавление: 

1. Создание комплекса.
2. Настройка комплекса.
   • Основные параметры комплекса.
   • Услуги комплекса.
   • Порядок оказания услуг.
   • Стоимость комплекса.
3. Настройка онлайн-записи на комплекс.
4. Комплексы в журнале записи.
   • Создание записей на комплекс в журнале.
   • Работа с комплексом в журнале.
5. Примеры настроек комплексов.
6. Расширенные настройки комплекса.
   • Ресурсы.
   • Языки.
   • Сложные варианты настроек.

В YCLIENTS появилась возможность настраивать комплексные услуги, например, услуги в 4 руки. Это полезно, если в вашей компании используются одновременно несколько услуг, которые оказывают разные сотрудники, в одной записи. Новые настройки подойдут и для ситуаций, когда одну и ту же услугу оказывают одновременно несколько сотрудников. А также подойдет для случаев, когда один сотрудник оказывает несколько услуг подряд, такие услуги можно тоже объединить в комплекс и назначить на него скидку.

Комплексы могут быть последовательными или параллельными и включать в себя от 2 до 10 услуг. Подробнее о том, как это работает и настраивается, читайте далее в этой статье. 

Вы можете создать комплексные услуги в филиале или сетевом интерфейсе, настроить онлайн-запись на них в филиале, а также создавать и редактировать записи на комплексы в журнале записи. 

Важно

Пока настройка комплексов доступна только для индивидуальных услуг и в веб-версии программы, но скоро комплексы появятся и в мобильном приложении YCLIENTS. 

Работа с комплексами доступна только в новом окне записи 2.0. 

Комплексные услуги все еще дорабатываются и в будущем будут доступны всем пользователям YCLIENTS. Если комплексы еще для вас недоступны, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе Обзор > Сводка. Также ваша обратная связь очень поможет нам при доработке комплексов. 

Создание комплекса

1. Перейдите в основном меню в раздел Настройки > блок Настройки записи > Услуги. 

2. При создании комплекса используются уже созданные индивидуальные услуги. Если услуги еще не созданы, создайте их заранее по этой инструкции.

3. Если категория услуг для комплекса уже создана, раскройте ее. Если нет, создайте новую, подробнее о создании категорий читайте здесь. 

4. В открывшейся категории нажмите на кнопку «Добавить» и выберите «Комплекс». 

Или нажмите на кнопку «Создать» в правом верхнем углу и выберите «Комплекс». Если категория не была заранее раскрыта, то в этом случае по умолчанию сразу будет выбрана первая категория из списка, поменять ее можно далее при создании комплекса или в настройках созданного комплекса. 

5. При выборе комплекса появится новая форма создания и настроек услуг. Эти настройки похожи на стандартные настройки услуги, но для комплексов есть также новые настройки, подробнее обо всех читайте далее. 

После заполнения всех данных нажмите на кнопку «Создать» или «Сохранить», если редактируете уже созданный комплекс. 

Созданные комплексы будут отмечены соответствующим значком «Комплекс» в настройках услуг. 

---

Настройка комплекса

Основные параметры комплекса

На вкладке «Основные настройки»: 

1. Укажите название комплекса. Например, Аппаратный маникюр + аппаратный педикюр.

2. Выберите категорию услуг. По умолчанию будет выбрана категория, в которой создается комплекс.

3. Выберите услуги, входящие в комплекс, порядок оказания услуг и укажите стоимость комплекса. 

Услуги комплекса

1. В блоке «Услуги комплекса» нажмите на «Добавить услугу». 

2. В открывшемся модальном окне отметьте услуги, которые будут входить в комплекс. Раскройте нужную категорию и отметьте услугу. Также можно воспользоваться поиском. После того как все услуги будут отмечены, нажмите на кнопку «Выбрать». 

Важно

1. Услуги необходимо создать заранее, чтобы они отобразились для выбора. Выбрать пока можно только индивидуальные услуги.
2. Можно выбрать разные услуги из разных категорий.
3. Можно выбрать сетевые услуги.
4. Комплекс может содержать от 2 до 10 услуг.
5. Для комплекса можно выбрать одну и ту же услугу, можно указать количество при помощи кнопок «+» и «-».
6. При выборе услуг другие созданные комплексы не отображаются, только индивидуальные услуги.
7. Услуга должна быть обязательно привязана к сотруднику, который ее оказывает.

Пример выбора разных услуг:

Пример выбора одной и той же услуги: 

3. Добавленные в комплекс услуги отобразятся на странице настроек комплекса. При нажатии на название услуги, в новой вкладке откроется страница ее настроек. 

• Чтобы удалить услугу из комплекса, нажмите на значок корзины. 
• Чтобы добавить в комплекс новую услугу, снова нажмите на кнопку «Добавить услугу». Также при добавлении новой услуги в комплекс можно убрать отметки с добавленных ранее в комплекс услуг. 
• Чтобы изменить их порядок (для последовательного порядка услуг), зажмите иконку с точками слева от названия услуги и переместите ее в списке.

4. Если при выборе было указано количество для одной и той же услуги, то в списке отобразится одинаковая услуга. 

5. Если услуга не привязана к сотруднику, рядом с ее названием появится примечание «Не привязано». Также если такая услуга добавлена в комплекс, появится соответствующее предупреждение. Настроить комплекс с такой услугой не получится. 

Порядок оказания услуг

1. Выберите, как будут оказываться услуги:

• Одновременно несколькими специалистами — параллельный комплекс. Выберите этот вариант, если услуги оказывают разные сотрудники параллельно в одно время. Например, Маникюр + Педикюр в 4 руки. 
• Последовательно одним специалистом — последовательный комплекс. Выберите этот вариант, если услуги оказываются друг за другом одним сотрудником. Например, Окрашивание ресниц + Коррекция бровей. В этом случае выбранные услуги должны быть привязаны к одному и тому же сотруднику. 

2. От выбора настройки зависит длительность комплекса:

• Если выбрано «Одновременно несколькими специалистами», то длительность комплекса будет равна длительности самой длинной услуги комплекса.
• Если выбрано «Последовательно одним специалистом», то длительность комплекса будет равна сумме длительностей услуг в комплексе.

3. Если длительность услуг в их настройках или в настройках сотрудников указана в диапазоне, то длительность комплекса также будет рассчитываться в диапазоне. 

Также если в настройках услуг указана нулевая длительность, то длительность комплекса будет равна нулю — для расчета длительности будут учитываться только те услуги, где она указана. 

Подробнее об этих нюансах читайте в конце статьи под заголовком «Сложные варианты настроек». 

Стоимость комплекса

1. Укажите тип расчета и стоимость комплекса:

• Суммировать из услуг — в этом случае стоимость будет равняться сумме всех стоимостей услуг, входящих в комплекс. 
• Задать вручную — вы можете самостоятельно указать стоимость комплекса. При этом разница между общей стоимостью услуг и выставленной ценой будет распределяться пропорционально между услугами. Если в комплексе услуги с фиксированными ценами, то будут отображаться цены услуг со скидкой. 
• Назначить процентную скидку — вы можете установить процент скидки на комплекс. При этом процент скидки будет применен к каждой из услуг. Получившиеся цены услуг округляются до целых чисел.

2. Если стоимость услуг, входящих в комплекс, зависит от индивидуальной цены услуг сотрудника, находится в диапазоне или равна нулю, то цена будет рассчитываться в соответствии с выбранными настройками. 

Подробнее об этом читайте в конце статьи под заголовком «Сложные варианты настроек». 

С примерами настроек для разных видов комплексов можно ознакомиться ниже под заголовком «Примеры настроек комплексов».

---

Настройка онлайн-записи на комплекс 

В настройках комплекса на вкладке «Онлайн-запись» вы можете настроить, как будет выглядеть комплекс при онлайн-записи, а также включить или отключить онлайн-запись для него. 

1. Укажите, будет ли комплекс отображаться в онлайн-записи. Если переключить ползунок в неактивное положение, клиенты не смогут записываться на него онлайн, но администратор сможет делать записи на этот комплекс в журнале записи.

2. Укажите название для онлайн-записи. Это название комплекса будут видеть клиенты при онлайн-записи. Если поле оставить пустым, то будет использоваться основное название.

3. Добавьте описание комплекса. Здесь расскажите об особенностях оказания услуг: материалы, преимущества и прочая информация, которая поможет клиенту сделать выбор.

• Максимальное количество символов в описании — 450.

4. Добавьте изображение, которое отражает суть комплекса.

• Рекомендуемый размер изображения — 680х280 пикселей.
• Максимальный размер файла — 12 Мегабайт.

5. При необходимости переключите ползунок «Услуга доступна ограниченное время».

Укажите «В какой период доступна запись», «В какое время доступна запись», и «Дни, доступные для записи» («Только будни», «Только выходные», «Любой день», «Указанные дни» — для указанных дней нужно отметить необходимые дни в календаре).

В виджете онлайн-записи при записи будут доступны только сеансы, которые попадут в этот интервал.

Важно

Настройка «Услуга доступна ограниченное время» для комплекса является самостоятельной и не зависит от аналогичных настроек услуг, которые добавлены в комплекс. То есть можно ограничить время только для комплекса.

Для комплекса недоступны онлайн-предоплата и запись по абонементу.

Пример отображения комплексов в виджете онлайн-записи: 

---

Комплексы в журнале записи

После создания и настройки комплексов клиенты смогут записываться на них онлайн через виджет онлайн-записи (если для них включена онлайн-запись), а также администратор сможет создавать записи на комплексы вручную в журнале записи.

Важно

Работа с комплексами доступна только в новом окне записи 2.0.

Создание записей на комплекс в журнале

Создание записей на комплексы в журнале записи аналогично созданию обычных индивидуальных записей. Но, в отличие от индивидуальных записей, после создания одной записи на комплекс в журнале появятся несколько объединенных записей, на одного сотрудника — если комплекс последовательный, или на разных сотрудников — если комплекс параллельный. 

Для создания записей на комплекс:

1. Нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется журнал записи на выбранный день. Выберите любого сотрудника, который оказывает комплексную услугу, и время, на которое нужно записать клиента. 

Если комплекс для разных сотрудников, все сотрудники, которые работают в комплексе, должны быть доступны для записи и их рабочее время должно совпадать. 

Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре. 

• Если в настройках журнала записи у вас указан тип записи «Смешанная», выберите тип записи «Запись».
• Если в настройках журнала указан тип «Индивидуальная», то сразу после нажатия на кнопку «Новый сеанс» будет выбрана запись.

Также комплексы можно добавить в уже созданную запись. 

2. Укажите данные клиента для записи (обязательно — имя и номер телефона). В центральной части окна найдите необходимую комплексную услугу в поиске или раскройте дерево услуг и выберите комплексную услугу из списка. Все комплексные услуги отмечаются тегом «Комплекс». 

Если выбранный сотрудник не оказывает ни одну услугу комплекса, то комплекс не отобразится в списке его услуг. 

3. После добавления комплексной услуги в запись будут добавлены все услуги, входящие в этот комплекс. По умолчанию в первую услугу комплекса будет добавлен сотрудник, на которого создана запись. 

В остальных услугах сотрудники указываются в зависимости от типа комплекса: 

• Если комплекс последовательный, то в остальные услуги будет добавлен тот же сотрудник, при этом сотрудника можно изменить при желании.
  На данный момент последовательный комплекс может оказываться только одним сотрудником, поэтому важно, чтобы сотрудник был назначен на все услуги комплекса. 
  
• Если комплекс параллельный, то на остальные услуги будет назначен первый подходящий сотрудник, оказывающий ту же услугу. В этом случае необходимо выбрать нужного сотрудника вручную, если автоматически был назначен не тот, который нужен. 

Важно

Выбор сотрудника влияет на стоимость и длительность услуги, назначенной на этого сотрудника. Соответственно, общая стоимость и длительность комплекса тоже может меняться.

4. После выбора подходящих сотрудников для комплекса создайте или сохраните запись. 

Если для услуги комплекса не выбран сотрудник, или он выбран, но не оказывает услугу или же не работает в указанное время — сохранить запись не получится. 

5. После сохранения записи в зависимости от услуг и сотрудников, выполняющих комплекс, будет одновременно создано несколько записей на одно и то же время с соответствующим количеством записей и сотрудников. При наведении курсора на любую из записей — все записи комплекса будут подсвечены, как и для обычных визитов.

Пример отображения в журнале, если запись была создана в журнале: 

Пример отображения в журнале, если запись была создана онлайн: 

Работа с комплексом в журнале

После создания записи с комплексными услугами можно редактировать и удалять. Также в записи можно добавлять отдельные услуги, не входящие в комплекс, создавать записи на несколько комплексов в журнале и удалять из записи как отдельные услуги, так и весь комплекс. 

В любой записи комплекса в левом нижнем углу появится блок «Связанные записи» со списком сотрудников, которые оказывают услуги из этого комплекса. 

1. Если перенести одну из записей визита с комплексами, то необходимо перенести и остальные записи — при переносе появится предупреждение. 

2. Добавление дополнительной услуги в запись комплекса, которая не входит в этот комплекс, зависит от порядка действий. Можно сначала создать запись с услугой, а потом добавить в нее комплекс, а можно добавить услугу в любую запись комплекса. 

• Если сначала создать запись с обычной услугой, не входящей в комплекс, то для последовательного комплекса — все услуги комплекса добавятся к тому же сотруднику, которому назначена обычная услуга.
  А для параллельного комплекса — для первой услуги комплекса подставится выбранный сотрудник, а остальных нужно будет выбрать вручную.
• Если сначала создать записи на комплекс, то для отдельной услуги администратору нужно сначала выбрать запись (сотрудника), к которой будет добавлена дополнительно отдельная услуга, и добавить услугу в нее. 

Важно

Добавление отдельных услуг в запись комплекса доступно только в журнале записи, записаться онлайн клиент может только на один комплекс за раз или на отдельные услуги. 

3. В журнале записи можно также создать записи на несколько комплексов сразу. При этом можно выбрать одновременно как параллельный, так и последовательный комплекс.

4. Чтобы удалить запись комплекса, откройте любую из записей этого комплекса и раскройте блок с услугой, нажав на стрелку. После появится выбор: удалить комплекс или удалить услугу. 

• Если удалить комплекс, то все услуги комплекса удалятся из всех его записей. 
• Если удалить услугу комплекса, то удалится конкретно эта услуга из всех записей комплекса. При этом другие записи сохранятся, но будут пустыми (то есть без услуги), если в ней была только эта услуга, а оставшаяся услуга комплекса станет обычной индивидуальной. Также у оставшейся услуги будет та же цена, которая была при добавлении комплекса.
• Если в запись комплекса была добавлена дополнительная обычная услуга, то удаляется просто через значок корзины. 

5. Если вы используете ресурсы, то для комплексов их тоже можно учитывать — создавать записи через меню «Ресурсы» в журнале записи, а также добавлять ресурсы в окне записи.  

Подробнее о настройке и работе ресурсов в комплексах читайте ниже под заголовком «Расширенные настройки комплекса — Ресурсы». 

---

Примеры настроек комплексов

Рассмотрим три популярных примера настроек, которые можно использовать в комплексе. 

1. Маникюр + Педикюр в 4 руки: параллельный комплекс, который будут выполнять два мастера одновременно.

Чтобы настроить такой комплекс, необходимо указать следующие настройки:

• В блоке «Услуги комплекса» выбрать услугу «Маникюр» и услугу «Педикюр». Выбор сотрудников при онлайн-записи будет зависеть от сотрудников, привязанных к этим услугам.
• В блоке «Порядок оказания услуг» выбрать опцию «Одновременно несколькими специалистами».
• Все остальные настройки выбираете на свое усмотрение.

2. Маникюр + Снятие + Покрытие: последовательный комплекс, будет выполнять один мастер. В этом случае можно установить цену сразу на весь комплекс, например, сделать скидку — эту скидку увидят клиенты при онлайн-записи.

Чтобы настроить такой комплекс, необходимо указать следующие настройки:

• В блоке «Услуги комплекса» выбрать услугу «Маникюр», услугу «Снятие» и услугу «Покрытие». 
• В блоке «Порядок оказания услуг» выбрать опцию «Последовательно одним специалистом». 
• В блоке «Стоимость комплекса» можно назначить процентную скидку или задать стоимость вручную, если она меньше суммы стоимости услуг, то скидка также отобразится.  

3. Массаж всего тела в 4 руки: параллельный комплекс с одинаковыми услугами, которые будут выполнять разные сотрудники одновременно. Таким образом получится создать запись сразу на двух сотрудников, которые выполняют одну услугу в одно время. 

Чтобы настроить такой комплекс, необходимо указать следующие настройки:

• В блоке «Услуги комплекса» выбрать услугу «Массаж всего тела» и при выборе указать количество — 2. Можно указать другое количество, если сотрудников, которые оказывают услугу одновременно, больше двух. 

• В блоке «Порядок оказания услуг» выбрать опцию «Одновременно несколькими специалистами». 
• Все остальные настройки выбираете на свое усмотрение. 

---

Расширенные настройки комплекса

При необходимости можете настроить ресурсы для комплекса, а также добавить перевод на другие языки. 

Ресурсы

1. Если к услугам, входящим в комплекс привязаны ресурсы, то при добавлении услуг в комплекс они отобразятся на вкладке «Ресурсы» в настройках комплекса. 

2. В блоке «Ресурсы услуг» можете отвязать ресурсы от услуг комплекса, при этом они будут удалены только из услуг внутри комплекса, в отдельных услугах ресурсы останутся. Также в этом блоке можно назначить любые другие ресурсы. 

Ресурсы, которые закреплены за отдельными услугами комплекса, будут заниматься на время этих услуг. 

3. Также в блоке «Ресурсы всего комплекса» можно добавить ресурсы не для отдельных услуг, а для всего комплекса сразу. Как создать новый ресурс, читайте в статье.

Ресурсы, которые закреплены за комплексом, во время записи будут закрепляться за услугами по следующему принципу:

• Если комплекс последовательный, то ресурсы комплекса будут закрепляться за каждой услугой комплекса, то есть эти ресурсы будут заняты на все время проведения комплекса.
• Если комплекс параллельный, то ресурсы комплекса будут закрепляться за самой длинной услугой комплекса, то есть они будут заняты на время самой длинной услуги комплекса. 

4. При работе с ресурсами в журнале записи — если к комплексу, у которого уже были ресурсы на две услуги, добавить еще одну услугу с другим ресурсом, то в журнале по ресурсам запись разделится на 3 (на каждый ресурс пойдет своя запись). 

5. В новом окне записи 2.0 ресурсы отображаются в левой части окна, при необходимости после с ресурсами можно закрепить через раздел окна «Расширенные поля».

Языки 

Укажите название комплекса на других языках, чтобы клиенты видели его при смене языка в виджете онлайн-записи.

Выберите необходимый язык и добавьте к нему перевод названия этого комплекса. Подробнее об этой настройке можно прочитать здесь.

Сложные варианты настроек

В некоторых случаях длительность или стоимость услуг может быть указана в диапазоне или цена может быть не указаны вовсе. Рассмотрим, из чего будет складываться такая длительность или стоимость в таких случаях. 

1.  Если длительность услуг в их настройках или в настройках сотрудников указана в диапазоне, то длительность комплекса также будет рассчитываться в диапазоне:

• Если выбрано «Одновременно несколькими специалистами» — в этом случае минимальная длительность будет рассчитываться из нижних границ диапазона услуг, а максимальная длительность — из верхних границ.
• Если выбрано «Последовательно одним специалистом» — в этом случае нижняя граница диапазона будет рассчитываться из суммы минимальных длительностей услуг, а верхняя — из максимальных.

2. Если в настройках услуг указана нулевая длительность, то длительность комплекса будет равна нулю. При этом если длительность указана в некоторых услугах, а в некоторых она нулевая, то в расчет пойдут только установленные длительности. Например, у одной услуги длительность равна 0, во второй, 2 часа, а в третьей 1 час — длительность комплекса будет равна 3 часам.

3. Если стоимость услуг, входящих в комплекс, зависит от индивидуальной цены услуг сотрудника или находится в диапазоне:

• Для опции «Суммировать из услуг» — будет указана стоимость комплекса в диапазоне. Минимальная стоимость будет браться из суммы минимальных цен, а верхняя граница — из суммы максимальных цен. В этом случае цена комплекса при записи будет точно определяться только после выбора всех сотрудников.
• Для опции «Задать вручную» — вы просто задаете вручную стоимость комплекса. Если в комплексе есть услуги с диапазонами цен, то цены услуг при онлайн-записи будет зачеркнуты, а точная цена услуг со скидкой будет определяться только на моменте записи.
• Для опции «Процентная скидка» — будет указана стоимость комплекса в диапазоне, но со скидкой, которая указана в настройках комплекса.

4. Если диапазон цен услуг в их настройках или в настройках сотрудников указана только для верхней или нижней границы, то есть — «Цена от» или «Цена до», то таком случае цена комплекса также будет указана с учетом этого диапазона.

5. Для услуг, у которых не указана цена:

• Если в комплекс добавлены только услуги с нулевой ценой, то стоимость комплекса можно будет задать только вручную.
• Если в комплексе есть хотя бы одна услуга с ценой, то можно выбрать любую настройку стоимости. Стоимость комплекса при этом будет считаться по цене этой одной услуги.
• Если в комплексе есть несколько услуг с ценой, а несколько с нулевой, то также можно выбрать любую настройку стоимости. Стоимость комплекса при этом будет рассчитываться только из указанных цен услуг, нулевые в расчет идти не будут.

Примечания

• Для комплексов невозможно отдельно указать технологическую карту. Но если к услугам комплекса привязаны тех. карты, они будут действовать. 
• На комплекс невозможно назначить конкретных сотрудников — будут автоматически назначены сотрудники, привязанные к услуге. 
• В комплексе нельзя поменять длительность, только в настройках услуг или сотрудников. 
• Выгрузка и загрузка комплексов через Excel пока недоступны. 
• Если изменить тип услуг с индивидуальной на групповую в настройках услуг, в настройках комплекса появится предупреждение «Комплекс не настроен». В этом случае он работать не будет.