Настройки журнала записи

Журнал записи — основной инструмент администратора, в журнале можно просмотреть все визиты, ресурсы, карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику, а также продать товар, абонемент, сертификат и многое другое.

Настройки журнала записи

Интерфейс журнала можно настраивать, для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи», выберите необходимые настройки и нажмите «Сохранить».

Подробнее о каждой настройке читайте далее в этой статье.

Основные настройки

Заполните «Основные настройки» журнала.

1. Тип записи — выберите, какой тип записи будет создаваться по умолчанию:

Смешанная запись. При создании записи появятся две кнопки: «Запись» (для индивидуальной записи) и «Событие» (для групповой записи).

Индивидуальная запись. При создании откроется окно записи.

Групповая запись. При создании откроется окно события с деталями групповой записи. Подробнее о настройке и работе с групповыми событиями читайте в статьях по ссылке.

2. Отображение журнала по умолчанию — выберите, какое расписание будет отображаться по умолчанию: «Расписание сотрудников» или «Расписание ресурсов».

Если вы выбрали расписание сотрудников, укажите, сотрудники какой должности будут выводиться по умолчанию. Подробнее о настройке должностей читайте в статье «Должности сотрудников».

Если вы выбрали расписание ресурсов, укажите ресурс по умолчанию. Подробнее о ресурсах читайте в статье «Что такое ресурсы».

3. Поставьте при необходимости галочку «Показывать у сотрудников занятые ресурсы, у ресурсов — услугу и имя сотрудника». Эта настройка помогает сократить переключения между режимами журнала для ускорения записи администратором и быстрой навигации клиента в нужный зал/на нужный ресурс.

С этой опцией в миниатюре визита в журнале записи и во всплывающей подсказке при наведении на иконку статуса будут отображаться следующие данные:

В «Расписании сотрудников» — занятый сотрудником ресурс.
В «Расписании ресурсов» – название услуги и имя сотрудника.

Записи и визиты

Заполните настройки журнала, связанные с записями.

1. Первая строка в записи — укажите, какое значение будет выводиться первой строкой в карточке индивидуальной записи: имя клиента, номер телефона или название услуги.

Важно

Настройка «Первая строка в записи» на данный момент актуальна только для веб-версии программы, в мобильном приложении YCLIENTS первой строкой всегда отображается имя клиента.

2. Интервал между визитами одного клиента — укажите, какой интервал будет учитываться при создании отдельных визитов. Эта настройка позволяет группировать или разделять записи одного клиента в течение дня.

Когда один клиент в течение дня посетил несколько услуг (например, маникюр и педикюр), можно объединять их в один визит и в одном окне видеть информацию обо всех записях сразу.

Интервал позволяет задать промежуток, в течение которого записи будут объединяться в один визит. Также эта настройка позволяет за один раз проставить статус и провести оплату сразу за все услуги.

Важно

Если клиент уже оплатил услуги, то новая запись будет отображаться как отдельный визит, независимо от выбранного интервала.

3. Разделять запись с услугами, которые используют разные ресурсы — чтобы ресурс был занят на время выполнения услуги, а не всего визита.

При создании записи на несколько услуг, ресурсы для каждой из услуг бронируются на все время записи. Поставьте галочку, и тогда система будет создавать отдельные записи для каждой услуги, чтобы занимать ресурсы только на время выполнения соответствующей услуги.

Важно

Разделение записи при добавлении услуг с разными ресурсами на данный момент работает только для записей, созданных в журнале, для онлайн-записей и записей, созданных через мобильное приложение YCLIENTS, настройка не применяется.

Разделение записи при добавлении услуг с разными ресурсами работает только при создании записи. Если услугу добавлять в запись после ее создания, разделение записей не произойдет.

Групповое событие

1. Разрешить занимать несколько мест в рамках одной записи — включите чтобы при записи на групповое событие была возможность занять несколько мест для одного клиента, затем установите ограничение по числу занимаемых мест.

Эта опция позволит клиентам делать запись на групповое событие для себя и друзей или членов семьи без необходимости создавать несколько записей для каждого посетителя.

Примеры в окне события:

Технические перерывы

Эта настройка пригодится, если вам необходимо добавлять технический перерыв после каждой записи. В этом случае нет необходимости настраивать перерыв для каждой услуги отдельно.

Также можно настроить длительность перерывов, если в записи несколько услуг.

1. В блоке «Технические перерывы» выберите, как будет распределяться длительность перерывов, если в записи несколько услуг с перерывами:

Использовать самый длинный перерыв — будет установлен максимальный перерыв из настроек журнала или конкретных услуг. Например, в запись добавлены услуги «Стрижка» с тех. перерывом 30 минут и «Прическа» с общим тех. перерывом для всех услуг 15 минут, для такой записи будет автоматически добавлен тех. перерыв — 30 минут.
Суммировать перерывы — тех. перерыв будет суммироваться из значений, установленных для филиала или конкретных услуг. Например, общий перерыв для всех услуг 15 минут, если в записи будет 2 услуги, то тех. перерыв будет — 30 минут, если 3, то — 45 и т. д. Или в настройках одной услуги тех. перерыв 10 минут, а общий для филиала 15 минут, то в этом случае для двух услуг будет установлен перерыв — 25 минут.

Важно

Сумма всех технических перерывов в записи не может превышать 1 час.

2. В поле «Технический перерыв после каждой записи» выберите длительность перерыва для всех услуг — от 0 (без перерыва) до 1 часа с интервалом в 5 минут. Эта настройка будет применяться ко всем записям, при необходимости тех. перерыв можно будет регулировать в журнале или окне записи, например, менять длительность вручную или удалять.

Также технические перерывы можно настроить отдельно для каждой услуги. Подробнее обо всех настройках и работе с техническими перерывами читайте в статье.

Работа с клиентами

Настройте параметры работы с клиентами в журнале.

1. Разрешить онлайн-запись поверх записей со статусом «Не пришел» — разрешите клиентам записываться поверх записей в статусе «Не пришел».

Данная настройка регулирует записи через журнал и виджет онлайн-записи. Если в журнале визит был переведен в статус «Не пришел», то данное время будет освобождено для записи, при этом не нужно будет удалять визит, который был отменен.

Важно

Запись на отмененные слоты работает только для индивидуальных записей, для групповых событий настройка недоступна.

Запись на отмененные слоты применяется только к будущим записям. Если настройка была включена после того, как записи уже были переведены в статус «Не пришел», то к таким записям она не будет применена автоматически. В этом случае необходимо изменить статус на любой другой, сохранить запись, а затем снова установить статус «Не пришел», чтобы слот освободился в журнале.

2. Отображать в окне записи поиск по лояльности — включите отображение поля поиска клиента по номеру карты, абонемента или сертификата в индивидуальных записях. Подробнее о настройках лояльности читайте в статьях по ссылке.

Юридические соглашения

1. Выводить соглашение на обработку персональных данных и согласие на отправку информационно-рекламной рассылки в окно записи — поставьте галочку, чтобы включить отображение чекбоксов для сбора согласий в окне записи, окне события, карточке клиента в клиентской базе, а также фильтры в клиентской базе.

Подробнее о сборе согласий читайте в статье.