Настройка интеграции amoCRM и YCLIENTS

Установка интеграции

1. Перейдите в раздел «Интеграции» в карточку приложения amoCRM внутри YCLIENTS и нажмите «Подключить». Быстро найти приложение можно по ссылке.

2. Выберите филиалы, где нужно подключить интеграцию.

3. Введите доступы от amoCRM.

4. В открывшемся окне выберите аккаунт amoCRM, к которому вы хотите подключить интеграцию, и нажмите «Разрешить».

5. В левом верхнем углу поставьте отметку «Согласен на передачу персональных данных из amoCRM в YCLIENTS» и нажмите «Установить»

6. В левом боковом меню нажмите на amoМаркет и выберете пункт «Установленные».

7. Найдите в списке интеграцию YCLIENTS и нажмите на нее.

8. В карточке приложения, введите логин и пароль от YCLIENTS, далее нажмите кнопку «Сохранить».

9. Установка завершена.

Важно

• Пользователь YCLIENTS, логин и пароль которого вводятся для настройки интеграции, должен быть добавлен в сеть. Подробнее о пользователях сети читайте здесь. 

Настройка интеграции

Для того чтобы перейти в настройки виджета YCLIENTS, необходимо перейти в раздел «Настройки» > «YCLIENTS».

В настройках виджета присутствует 4 раздела: «Филиалы», «Сделки», «Синхронизация», «Дополнительные поля».

1. Филиалы

В данном разделе необходимо выбрать филиалы, которые будут использоваться для интеграции с amoCRM. Выбранные филиалы будут доступны при использовании виджета в карточке сделки. Также по ним синхронизируются контакты, имеющиеся в YCLIENTS до установки виджета (клиенты передаются только после первой установки виджета YCLIENTS).

Также необходимо выбрать один из филиалов как главный, где будут создаваться клиенты при создании контакта в amoCRM, т.е. все новые клиенты, переданные из amoCRM, будут попадать именно в главный филиал.

Важно

• Чтобы у вас была возможность выбрать филиалы, в YCLIENTS должна быть создана сеть филиалов, и выбран главный филиал в этой сети. Иначе филиалы не отобразятся в выпадающем списке в настройках виджета.

2. Сделки

— Создание сделок

Если переключатель «Создание сделки без контакта» активен, то вы сможете создавать запись в YCLIENTS без добавления номера телефона/email контакта. Данная опция необходима для создания событий, по которым планируется вносить контакты позже.

Переключатель «Распределять сделки по категориям записи» влияет на то, будут ли сделки распределяться по категориям, заданным в настройках виджета.

Важно

• При активном переключателе «Распределение сделок по категории записи», схема «Распределение по статусу записи» игнорируются системой, т.е. в параллели эти настройки работать не могут!

— Распределение сделок по статусу записи

Вы можете настроить распределение сделок по статусу записи как для всех филиалов в целом, так и задать свои настройки по каждому в отдельности.

В выпадающем списке можно увидеть статусы записи из YCLIENTS

Для каждого статуса записи YCLIENTS можно настроить соответствующий этап воронки, а также саму воронку, если в вашем аккаунте их несколько.

При этом виджет позволяет для каждого из статусов выбирать любую воронку из вашего аккаунта. Однако для каждого из перечисленных статусов можно выбрать только одну.

При необходимости перемещать сделки по статусам в разных воронках нужно настроить распределение по статусам для каждого филиала в отдельности.

Важно

• Если для статуса «Ожидание клиента» не настроено соответствие с этапом воронки, то сделки будут создаваться на первом этапе воронки по умолчанию.

Существует возможность выбрать ответственного за сделку менеджера. Это можно сделать как для всех филиалов в целом, так и для каждого отдельного в частности.

Если не выбрать ответственного менеджера за создаваемые сделки, то ставиться будет пользователь, от имени которого был установлен виджет.

— Распределение сделок по категориям записи

В данном разделе можно настроить распределение сделок по существующим категориям записи YCLIENTS.

Категории записи выбираются в карточке записи клиента YCLIENTS.

При выборе соответствующей категории записи YCLIENTS сделка будет переходить на заданный в настройках этап воронки продаж amoCRM.

При распределении сделок по категориям записи можно также выбрать ответственного менеджера и создать настройки для каждого филиала в отдельности.

Важно

• Стоит отметить, что при отмене записи через окно виджета в карточке сделки, запись в YCLIENTS удаляется, соответственно, сделка будет перемещена на этап, указанный в настройках виджета.
• При удалении записи из журнала YCLIENTS сделка в amoCRM перемещается на этап, заданный в настройках распределения.

Если этап воронки для удаленных записей не выбран, то сделка по умолчанию будет перемещена на этап «Закрыто и не реализовано» той воронки, где находится сделка.

— Распределение сделок между менеджерами

В данном разделе можно составить список менеджеров, которые будут назначаться ответственными за сделки, создаваемым по записям из YCLIENTS, в той очередности, которую вы самостоятельно зададите. Данная настройка является более приоритетной, чем настройка ответственных для каждого филиала YCLIENTS.

По умолчанию (если никто не выбран) ответственным будет указан пользователь, из-под которого был установлен виджет YCLIENTS в amoCRM.

Переключатель «Назначать ответственным за сделку менеджера, ответственного за Контакт, если тот уже существует в amoCRM» необходим для того, чтобы отмечать ответственным менеджера за его контакт, если ответственный отсутствует, сделка распределяется согласно очереди.

Если переключатель «Назначать ответственным за сделку менеджера, ответственного за Контакт, если тот уже существует в amoCRM» активен, то все сделки, созданные интеграцией с YCLIENTS, будут назначаться на того пользователя (пользователь будет указан ответственным за сделку), из-под которого был установлен виджет, т. к. все Контакты в amoCRM создаются от лица пользователя, из-под которого установлен виджет.

— Условия создания сделок

Если переключатель «Добавлять новую запись в активную сделку контакта» активен, то при создании записи в YCLIENTS по уже существующему контакту запись будет добавляться примечанием в уже активную сделку amoCRM по этому клиенту, а не отдельной новой сделкой (Активная сделка — это сделка находящаяся на любом этапе воронки, кроме стандартных этапов «Успешно реализовано», «Закрыто и не реализовано»).

Важно

• При этом, при обновлении сделки, значения кастомных (дополнительных) полей YCLIENTS перезапишутся, т. е. старые — сотрутся, новые — добавятся (ID записи, ID документа и другое).

То есть, если для одного клиента в журнале YCLIENTS существует 2 записи, то в сделке amoCRM будут указаны данные по самой поздней записи, а связь сделки с более ранней записью будет разорвана и все обновления более ранней записи будут игнорироваться.

В случае активного переключателя «Добавлять новую запись в активную сделку контакта», если сделка по какой-то причине не была создана, то обновление соответствующей записи будет игнорироваться.

Если сделка в amoCRM, по каким либо причинам, не связалась с записью YCLIENTS, а переключатель «Добавлять новую запись в активную сделку контакта» активен, существует возможность связать их вручную. Для этого требуется в поле amoCRM «ID записи, YCLIENTS» вручную вписать ID филиала, ID записи в формате: филиал-запись:

Если переключатель «Добавлять новую запись в активную сделку контакта» неактивен, то для каждой новой записи в журнале YCLIENTS будет создана отдельная сделка в amoCRM.

Если переключатель «Не создавать сделку при новой записи» активен, то при создании новых записей в YCLIENTS сделки по ним в amoCRM создаваться не будут. При этом в amoCRM будут передаваться клиенты по новым записям в YCLIENTS в виде контактов.

— Дополнительные параметры

Если переключатель «Добавлять в тег название услуги YCLIENTS» активен, то при записи через YCLIENTS в amoCRM в сделку будет добавляться тег с названием услуги, на которую записан клиент. Если в записи указаны несколько услуг, то тег будет добавлен по каждой.

Название нескольких выбранных услуг из одного визита YCLIENTS в тег передаваться не будут.

3. Синхронизация

При нажатии кнопки «Синхронизировать» и подтверждения все записи и связанные с ними клиенты, созданные в YCLIENTS, передадутся в amoCRM в виде сделок и контактов, на необходимый этап, заданный в настройках в разделе «Сделки». При синхронизации, создании и обновлении записей к сделке привязываются услуги и товары.

Важно

• Синхронизация происходит только с главным филиалом в сети.
• Для синхронизации аккаунта amoCRM с любым другим филиалом, требуется указать нужный филиал в качестве главного, указать в настройках распределения сделок необходимые параметры и запустить синхронизацию.
• Процесс синхронизации может быть длительным и занимать до суток, текущая работа интеграции при этом не прекратится, но может замедлиться.
• Во время синхронизации даже при включенной настройке «Добавлять новую запись в активную сделку контакта» для каждой записи контакта будет создаваться новая сделка в amoCRM.

Для отслеживания статуса процесса синхронизации требуется повторно кликнуть по кнопке «Синхронизировать», в появившемся окне, в нижней части будет выведено сообщение о текущем статусе («Выполняется»; «Ошибка») или сообщение с датой и временем последней успешной синхронизации.

4. Дополнительные поля

В данном разделе можно настроить кастомные (дополнительные) поля YCLIENTS.

Если в вашем YCLIENTS отсутствуют дополнительные поля, раздел будет выглядеть таким образом:

О том, как настроить дополнительные поля в личном кабинете YCLIENTS, можно прочитать в статье по ссылке.

Обратите внимание на то, что интеграция с amoCRM подтягивает кастомные (дополнительные) поля из доп. параметров записи, но не подтягивает из доп. данных клиента.

После того как вышеуказанные действия будут выполнены, у вас появятся дополнительные поля YCLIENTS, благодаря которым можно будет передавать дополнительную, необходимую вам информацию в сделку amoCRM при записи клиента из YCLIENTS.

Важно

• При смене логина/пароля сотрудника, который подключал интеграцию, нужно обязательно переподключить виджет YCLIENTS в amoМаркете. В противном случае интеграция остановит свою работу и сделки передаваться не будут.