Как оформить рассрочку с помощью счета клиента

Что такое рассрочка и для чего она нужна?

Рассрочка — это способ оплаты товаров или услуг частями. Как правило, стоимость делится на равные части, которые клиент оплачивает в течение нескольких месяцев. Это не кредит, для рассрочки нет переплаты, процентов или комиссии. Размеры платежей и срок выплаты по рассрочке устанавливает сама компания. 

Чаще всего рассрочку используют для оплаты крупных покупок, если у клиента нет возможности оплатить всю стоимость сразу. 

Для чего можно использовать рассрочку:

• Покупка абонементов на разные услуги. Например, абонемент в фитнес-центр или абонемент на массаж.
• Оплата дорогостоящих услуг. Например, оплата услуг салона красоты, оплата лечения в медцентрах или оплата услуг шиномонтажа. 
• Оплата услуг на длительный период. Например, оплата долгосрочной аренды. 
• Покупка товаров. В этом случае продаваться могут любые товары, заведенные в филиале. 

Как оформить рассрочку в YCLIENTS

В YCLIENTS можно оформить рассрочку с помощью функционала «Счета клиентов». Этот функционал настраивается в сетевом интерфейсе, после настройки счета клиентов можно применять в филиале. 

Например, клиент покупает услугу/товар за 10000, но может оплатить только 2500. В YCLIENTS вы можете пополнять счет клиента и проводить оплату с него частями. Таким образом даты платежей будут разные, что отобразится в чеках и финансовых отчетах. Разберем подробно, как все правильно оформить. 

1. Создайте заранее тип счета клиента (например «Рассрочка») в сетевом разделе «Счета клиентов» > «Типы счетов». Инструкция по созданию нового счета и по работе с личными счетами здесь. 

В будущем этот тип счета будет использоваться для оформления рассрочки. 

2. В окне визита добавьте услугу или товар, которые будет оплачивать клиент в дальнейшем. Если товар продается не в визите, а через складскую операцию, то оформите продажу, затем нажмите «Сохранить без оплаты». 

При необходимости можно добавить комментарий, о том, что в визите/продаже есть рассрочка. Оплату в кассу сразу проводить не нужно, т.к. это может повлиять на печать чеков и аналитику в дальнейшем. 

3. После визита клиенту необходимо открыть личный счет. Открыть счет клиенту можно только в филиале, в сетевом интерфейсе эта функция недоступна.

Счет можно открыть в карточке клиента в окне записи или в его карточке в разделе «Клиенты» > «Клиентская база». Для этого:

Перейдите в карточку клиента на вкладку «Счета клиента», выберите созданный ранее тип счета, при необходимости укажите первоначальный баланс и сотрудника, который открыл счет, после нажмите «Открыть новый счет».

Важно

• Если клиент будет вносить оплату в другой день, то сумму пополнения сразу указывать не нужно.
• Если вы открываете счет в день оплаты, то можно сразу указать первоначальный баланс на сумму, которую вносит клиент (например, 2500 из 10000). После будет создана финансовая операция пополнения счета на текущую дату. О пополнении подробнее читайте в этой статье ниже. 

4. Каждый раз, когда клиент вносит оплату по рассрочке, необходимо пополнять его счет на вкладке «Счета клиента», затем проводить оплату с этого счета в визите или складской операции, где есть задолженность.

Чтобы пополнить счет:

1. Перейдите на вкладку «Счета клиента» в клиентской базе или в визите, где указан этот клиент.
2. Убедитесь, что для клиента открыт счет, при необходимости откройте его. Нажмите кнопку «Пополнить», введите сумму пополнения, также можно указать сотрудника, который пополняет счет (поле с сотрудником заполнять необязательно), затем нажмите «Пополнить».
   
   
   
   
3. Выберите способ оплаты и кассу, проведите оплату. Если у вас подключена ККМ, можно распечатать фискальный чек, в чеке будет указан тип платежа — «Аванс».

5. После пополнения в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» будет создана новая операция по статье «Пополнение счета» на текущую дату. Чтобы удалить ошибочное пополнение, необходимо отменить эту финансовую операцию.

6. В визите/складской операции с рассрочкой проведите оплату с пополненного личного счета. В визите на вкладке «Оплата визита», в операции продажи через кнопку «Сохранить и перейти к оплате» выберите «Оплата с личного счета». 

После оплаты вы также увидите оплаченную сумму и сумму, которую осталось оплатить.

При оплате со счета финансовая операция создана не будет, т.к. она была создана ранее при пополнении. Информация об оплате будет отображаться на вкладке «Оплата визита»/складской операции при проведении оплаты и в истории операций по личному счету на вкладке «Счета клиента».

7. Изменения по оплате можно отслеживать в разделе «Клиенты» > «Клиентская база». 

После неполной оплаты в карточке клиента будет отображаться отрицательный баланс, это сумма долга.

Визиты и операции с задолженностью отображаются на вкладке «История посещений», задолженность выделяется красным цветом. 

После оплаты с личного счета баланс в карточке изменится. 

8. Пополняйте счет клиента по мере поступления платежей и проводите оплату с него в визите/складской операции с задолженностью пока задолженность не будет погашена полностью. 

Если вы печатаете фискальные чеки в YCLIENTS, не забывайте распечатать чек после каждого пополнения личного счета, чеки будут печататься с признаком «Аванс». После того как долг будет полностью закрыт, вы можете распечатать финальный чек, в нем будет указано «Предварительная оплата (Аванс)», суммы при этом не будут дублироваться для налоговой.