Технические перерывы

В YCLIENTS появилась возможность выставить технические перерывы для индивидуальных услуг.

После визита клиента часто необходимо подготовиться к следующему визиту, чтобы отдохнуть, убрать рабочее место, подготовить инструменты и т. д. — для этого и нужны технические перерывы.

Теперь нет необходимости закладывать время для перерыва в длительность услуги, клиентам не придется ждать перед визитом, а администратору не нужно проставлять перерывы в журнале записи вручную. Перерывы будут проставляться автоматически после включения новой настройки. При необходимости технический перерыв можно будет регулировать в журнале или окне записи, например, менять длительность вручную или удалять.

Клиенты не увидят технические перерывы при онлайн-записи, но они будут учитываться при отображении доступного времени для записи.

Важно

Технические перерывы все еще дорабатываются и в будущем будут доступны всем пользователям YCLIENTS. Если настройка тех. перерывов для вас еще недоступна, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе «Обзор > Сводка». Также ваша обратная связь очень поможет нам при доработке технических перерывов.

На текущий момент можно настроить технический перерыв для всех записей и конкретных индивидуальных услуг, в будущем планируется также добавить технические перерывы для групповых событий, а также импорт/экспорт услуг в Excel с учетом технических перерывов.

Настройка и работа с тех. перерывами пока доступна только в веб-версии, но в ближайшем будущем технические перерывы будут отображаться и в мобильном приложении YCLIENTS.

Настройка технических перерывов для всех записей

Эта настройка пригодится, если вам необходимо добавлять технический перерыв после каждой записи. В этом случае нет необходимости настраивать перерыв для каждой услуги отдельно. Но если нужно настроить перерывы точечно для конкретных услуг, это можно сделать дополнительно, об этом читайте далее в статье.

Также можно настроить длительность перерывов, если в записи несколько услуг.

Для настройки технических перерывов всех записей и общей длительности:

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи».

2. В блоке «Технические перерывы» выберите, как будет распределяться длительность перерывов, если в записи несколько услуг с перерывами:

• Использовать самый длинный перерыв — будет установлен максимальный перерыв из настроек журнала или конкретных услуг. Например, в запись добавлены услуги «Стрижка» с тех. перерывом 30 минут и «Прическа» с общим тех. перерывом для всех услуг 15 минут, для такой записи будет автоматически добавлен тех. перерыв — 30 минут.
• Суммировать перерывы — тех. перерыв будет суммироваться из значений, установленных для филиала или конкретных услуг. Например, общий перерыв для всех услуг 15 минут, если в записи будет 2 услуги, то тех. перерыв будет — 30 минут, если 3, то — 45 и т. д. Или в настройках одной услуги тех. перерыв 10 минут, а общий для филиала 15 минут, то в этом случае для двух услуг будет установлен перерыв — 25 минут.
  

Важно

Сумма всех технических перерывов в записи не может превышать 1 час.

3. В поле «Технический перерыв после каждой записи» выберите длительность перерыва для всех услуг — от 0 (без перерыва) до 1 часа с интервалом в 5 минут. Эта настройка будет применяться ко всем записям, при необходимости тех. перерыв можно будет регулировать в журнале или окне записи, например, менять длительность вручную или удалять.

4. Нажмите на кнопку «Сохранить» внизу.

Настройка технических перерывов в услуге

Эта настройка пригодится, если для разных услуг необходима разная длительность технического перерыва, и общая настройка для всех записей не подходит. При этом можно использовать обе опции, для большинства услуг настроить общую длительность перерывов, а для отдельных услуг настроить точечно. Настройка для конкретных услуг имеет приоритет над общей настройкой для всех записей.

Для настройки технических перерывов для конкретной услуги:

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Услуги».

2. Раскройте нужную категорию с услугой. В списке услуг в блоке «Технический перерыв» выберите длительность перерыва — от 0 (без перерыва) до 1 часа с интервалом в 5 минут. После выбора настройка сразу сохранится.
Если эта настройка пока недоступна, перейдите к следующему шагу. 

3. Технический перерыв также можно включить в настройках услуги при редактировании или создании новой услуги. Для этого нажмите на название услуги или на кнопку редактирования.

На вкладке «Основные настройки» в поле «Технический перерыв после записи» выберите длительность перерыва — от 0 (без перерыва) до 1 часа с интервалом в 5 минут и нажмите «Сохранить» внизу.

Также можно установить общий перерыв по филиалу, если он установлен в настройках журнала.

Работа с техническим перерывом в журнале и окне записи

После настройки технических перерывов для всех записей или конкретных услуг, они будут отображаться в журнале и окне индивидуальной записи (в новой версии 2.0).

1. При создании или редактировании записи в левой верхней части окна появится блок «Технический перерыв» с возможностью добавления, редактирования или удаления тех. перерыва. 

Даже если технический перерыв не включен для филиала или услуги, его можно добавить вручную в записи. 

2. Если технический перерыв уже добавлен в запись, его можно отредактировать или удалить в окне записи через кнопку «Редактировать». 

3. В журнале записи технические перерывы отображаются под самой записью. Цвет технического перерыва зависит от цвета записи, но немного бледнее.

При клике на тех. перерыв появится выбор: редактировать или удалить.

При редактировании выберите нужную длительность и сохраните изменения.

4. Изменить длительность установленного технического перерыва можно также растянув или сжав его в журнале, по аналогии с изменением длительности записи. 

Как будет работать технический перерыв при онлайн-записи

После включения технического перерыва в настройках он будет учитываться при отображении доступного времени для записи, при этом длительность услуги для клиента останется прежней.

Разберем разные ситуации на конкретных примерах.

Пример №1

• Время работы сотрудника: с 10:00 до 18:00 без перерывов.
• Имеется одна запись с 13:00 до 14:00.
• Длительность услуги «Стрижка» 1 час + для нее включен тех. перерыв 30 минут.
• Доступное время для онлайн-записи: каждые 10 минут.

При отображении доступных слотов онлайн-записи на услугу «Стрижка» будет выводиться доступное время с 10:00 с шагом в 10 минут, то есть: 10:10, 10:20 и так далее до 11:30.

Следующее доступное время для записи будет только в 14:00, потому что время уже занято другой записью, и для оказания услуги вместе с техническим перерывом необходимо полтора часа, а в окно с 11:40 до 13:00 запись не умещается.

Последнее доступное время для записи будет в 16:30, потому что сотрудник работает до 18:00.

Пример №2

• Время работы сотрудника: с 10:00 до 18:00, но есть обычный перерыв в графике с 12:00 до 13:00.
• Записей к сотруднику нет.
• Длительность услуги «Стрижка» 1 час + для нее включен тех. перерыв 30 минут.
• Доступное время для онлайн-записи: каждые 10 минут.

В этом случае при отображении доступных слотов онлайн-записи на услугу «Стрижка» будет выводиться доступное время с 10:00 с шагом в 10 минут, то есть: 10:10, 10:20 и так далее до 10:30.

Так как у сотрудника имеется обычный перерыв в графике работы в 12:00, а на оказание услуги потребуется полтора часа, в 10:40 услуга с техническим перерывом уже не помещается.

Следующее доступное время будет в 13:00 и до 16:30, так как записей к сотруднику нет, а работает он до 18:00, как и в первом примере выше.

Пример №3

• Время работы сотрудника: с 12:00 до 18:00 без перерывов.
• Записей к сотруднику нет.
• Длительность услуги «Стрижка» 1 час + для нее включен тех. перерыв 30 минут.
• Доступное время для онлайн-записи: каждые 2 часа + включена задержка до начала визита — 2 часа (настройка «Время до начала визита»).

В таком случае на услугу «Стрижка» будет доступно для записи только три слота: в 12:00, 14:00 и 16:00.

Примечания

• Ресурсы во всех вариантах будут заниматься на время услуги, у которой установлен перерыв, а также на длительность самого технического перерыва.
• Если в настройках журнала записи включена настройка «Разделять запись при добавлении услуг с разными ресурсами», то тех. перерыв будет добавляться к той записи (записям), в которой находится услуга с тех. перерывом. Если такая настройка не включена, то тех. перерыв будет указан в конце всей записи.
• Технические перерывы не влияют на аналитику филиала.
• Для настройки технических перерывов необходимы права доступа в блоке «Настройки» — «Доступ к разделу Услуги» — «Редактирование услуги».