Инвентаризация

Инвентаризация позволяет контролировать актуальность продажи товаров и списания расходных материалов и выявлять расхождения.

Важно

• Все изменения в инвентаризации сохраняются автоматически без отдельной кнопки сохранения. 

Создание инвентаризации

Чтобы провести инвентаризацию: 

1. Перейдите в раздел Склад > Инвентаризация и нажмите кнопку «Создать инвентаризацию».

2. В открывшемся окне настройте сведения о данной инвентаризации:

• дата и время (подставляется автоматически);
• склад;
• категория товаров;
• комментарий.

3. При необходимости загрузите файл со штрихкодами товаров. Файл в формате txt генерируется специальным сканером штрих-кодов товаров на складе.

Чтобы загрузить файл со штрихкодами товаров: 

• Создайте новый текстовый файл на компьютере. У него должно быть расширение txt.
• Кликните мышью в открытый файл.
• Отсканируйте все штрихкоды у всех товаров на складе. Они попадут в файл. Сколько было экземпляров товара, столько и будет в файле одинаковых штрихкодов.
• Сохраните файл с понятным для вас названием.
• Поставьте галочку в пункте «Загрузить файл со штрихкодами товаров».
• Укажите значение для параметра «Фактический остаток товаров, которых нет в файле»: «Приравнять к нулю» или «Приравнять к расчетному остатку».
• Перетащите созданный вами файл или загрузите его вручную.

4. Нажмите на кнопку «Начать инвентаризацию».

Пример создания инвентаризации: 

Информация об инвентаризации

Автоматически будут посчитаны все товары, которые удовлетворяют заданным условиям (количество товаров на заданном вами складе или в заданной категории) на текущий момент времени.

Для удобства с помощью фильтров вы можете отсортировать товары, с которыми не проводились никакие товарные операции.

Товары с отрицательным количеством появляются, когда списываются со склада при условии, что на складе их уже не осталось.

Данные в столбцах «Наименование товара» и «Количество» представлены в виде кликабельных ссылок. При клике на наименование, вы перейдете в карточку товара, а при клике на количество — в раздел со складскими операциями по данному товару.

Что означают разные цвета строк:

• Белый — цвет по умолчанию. В него окрашены все строки, по которым не было изменений и расхождений.
• Синий — этот цвет появится в таблице после того, как вы отредактируете хотя бы одно значение в инвентаризации.
  Строка с товаром, в которую были внесены изменения, останется белой.
  Строки, которые не редактировались, окрасятся в синий.
• Зеленый — строка только что была отредактирована.
• Красный — цвет указывает на то, что по товару есть расхождения. Расхождения появляются, если редактировать предыдущие операции по товарам после создания инвентаризации.

Работа с таблицей

1. Чтобы указать реальные остатки товаров, посчитайте складские остатки и внесите в таблицу в столбец «Фактический остаток» — «Количество для продажи». После изменения данных в этом столбце, данные в других столбцах также изменятся. Вся информация по списанию, массе и себестоимости берется из карточки товара. 

2. Если на складе открытые неполные упаковки, взвешивайте эти товары прямо в упаковке. Чтобы учитывать вес упаковки, в карточке товара укажите значения массы нетто и массы брутто (для быстрого перехода в карточку нажмите на название товара).

3. Если на складе оказалось меньше товара, чем указано в инвентаризации, то автоматически будет создаваться списание (столбец «К списанию»).

4. Если на складе больше товара, чем указано в инвентаризации, автоматически будут создаваться операции прихода (столбец «В приход»).

Все инвентаризации сохраняются, их можно отредактировать. Если вы удалите инвентаризацию, все складские операции, с ней связанные, будут удалены.

Важно

• Если вы систематически проводите инвентаризацию, и возникла необходимость отредактировать предпоследнюю (или выполненные ранее), во всех последующих инвентаризациях расхождения будут выделены красным.
• В инвентаризации можно найти товар в строке поиска для быстрого изменения. Если выбрать товар из списка в поиске и нажать на Enter, фактический остаток этого товара увеличится на 1. Не нажимайте на Enter без необходимости. Для поиска по таблице можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + F. 

Если вам нужно обнулить все остатки по товарам, нажмите кнопку «Обнулить фактические остатки», после подтверждения во всех товарах фактический остаток будет равен 0. 

Если необходимо установить фактические остатки, равные расчетным (т.е. согласно складским операциям), нажмите кнопку «Рассчитать фактические остатки». 

Операции, выполненные в процессе инвентаризации, можно найти Склад > Складские операции. При клике на дату такой операции, откроется документ с этой инвентаризацией.

Инвентаризацию можно выгрузить в Excel через кнопку в правом верхнем углу «Операции с Excel» → «Выгрузить в Excel».

Видеоинструкция