Клиенту: Напоминание о визите

Автоматическое уведомление с приглашением, которое отправляется клиенту за указанное время до начала визита. Используется, чтобы снизить опоздания и неприходы.

В виджете онлайн-записи клиент также может самостоятельно выбирать удобное для себя время напоминания или отключать отправку этого уведомления.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Клиенту» выберите тип «Напоминание о визите». Чтобы перейти к редактированию условий, сценариев отправки и шаблонов, нажмите на название уведомления.

3. На вкладке «Общие настройки» выберите условия отправки. 

• Отправлять уведомление (за N часов до визита). Выберите, за какое время до визита, клиенту будет отправлено напоминание. Это условие актуально для всех доступных каналов отправки. Можно выбрать отправку за 1, 2, 3, 4, 5, 6 часов или за 9, 12, 15, 18, 21 или 24 часа до визита. 
• Для канала «Email» вы можете выбрать дополнительно другое время отправки письма. Для этого поставьте галочку «Другое время для отправки на email» и выберите нужное время. Если не ставить галочку, то письмо будет отправлено в то же время, что и по другим каналам (при условии, что в типе уведомления включена отправка уведомления по каналу «Email»). 

4. Далее настройте, как будут отправляться уведомления по нескольким каналам. Подробнее о сценариях отправки уведомлений по разным каналам читайте в статье.

Доступные каналы отправки:

• Email.
• YPLACES.
• Брендированное приложение.
• VK Push.
• SMS.

5. После настройки сценариев отправки, настройте шаблоны для разных каналов. Подробнее о настройке шаблонов уведомлений читайте здесь.

6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

7. Используя переключатель, активируйте или выключите уведомление. Справа от названия уведомления будут отображаться названия каналов отправки, которые включены в этом типе.

Также время отправки напоминания перед визитом можно установить индивидуально для каждого визита в окне записи на вкладке «Уведомления». Чтобы отключить отправку напоминания в визите уберите отметку с канала отправки. После изменения настроек нажмите «Сохранить» в правом нижнем углу.

Важно

• По умолчанию в настройках уведомления установлена отправка за 1 час до визита. Если запись в журнале была создана до изменения настроек отправки уведомления, то для нее будут действовать настройки по умолчанию. Все изменения применяются только для будущих записей. При необходимости для созданных ранее записей время отправки можно изменить вручную в окне записи на вкладке «Уведомления».
• Уведомление не придет клиенту, если изменить статус визита на «Клиент не пришел».
• Если несколько записей объединены в один визит настройками журнала записи (настройка «Интервал между уникальными визитами»), то будет отправлено одно уведомление по записи, которая была создана на более ранний период времени. 

Шаблоны

Вы можете использовать стандартные шаблоны или создать свои.

В шаблонах используются переменные, вместо которых будут автоматически выводиться данные о визите, услуге, клиенте или филиале. Большинство переменных универсальны для всех типов уведомлений и шаблонов, где есть возможность их выбора. Вы можете использовать рекомендованные переменные из шаблонов или добавить другие.

Полный список переменных их значений с примерами вы можете найти в статье под заголовком «Переменные для уведомлений».

Стандартные шаблоны с переменными:

1. До визита к Специализация (род. падеж) Имя сотрудника осталось Время до записи (Дата и время записи). Детали: Ссылка на детали записи

2. До визита к Специализация (род. падеж) Имя сотрудника осталось Время до записи. Детали: Ссылка на детали записи

3. Напоминание о визите. Детали: Ссылка на детали записи

Возможные переменные:

• Специализация. Название сущности «Сотрудник» в именительном падеже, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > («Общие настройки») «Настройки» в поле «Название сущности "Сотрудник"». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалист
• Специализация (дат. падеж). Название сущности «Сотрудник» в дательном падеже, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > («Общие настройки») «Настройки» в поле «Сущность "Сотрудник", дательный падеж». Рекомендуется указывать название с маленькой буквы, чтобы переменная корректно отображалась в середине предложения.
  Пример: специалисту
• Имя сотрудника. Имя сотрудника в записи в именительном падеже. В записи отображается имя, указанное в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».
  Пример: Наталья.
• Дата записи. Дата визита в формате %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный.
  Пример: 1 мая 2024
• Дата и время записи. Дата и время визита в полном формате: %число%, %месяц% — текстовое значение, %год% — полный, %время% — в формате «в 00:00».
  Пример: 1 мая 2024 в 12:15
• Дата и время записи (сокр.). Дата и время визита в сокращенном формате: %число%, %месяц% — числовое значение, %время% — в формате «00:00».
  Пример: 1.05 12:15
• Время записи. Время, на которое записан клиент в формате «00:00».
  Пример: 12:15
• Время до записи. Время, которое осталось до визита.
  Пример: 2ч
• Имя клиента. Имя клиента, указанное в карточке клиента или окне визита в поле «Имя». В этой переменной не учитываются фамилия и отчество, если они включены в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи». Если фамилия/отчество будут указаны не в отдельных полях, а в поле «Имя», то они также будут учитываться при отправке сообщений.
  Пример: Александр
• Ссылка на детали записи. Ссылка на подробную информацию о визите — формируется автоматически. При переходе по этой ссылке также можно отменить и/или перенести запись, если в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» включена такая возможность.
  Пример: https://yclients.com/c/SsOOn/TDnIN/

Пример напоминания по стандартному шаблону:

«До визита к косметологу Светлана осталось 1ч (25 марта 2024 в 18:00). Детали: [ссылка с деталями записи]»

Отправка уведомления

Уведомление формируется и отправляется автоматически. Перед его формированием система просматривает дату и время визита, настройки типа уведомления, проверяет, сколько времени осталось до визита. Если все корректно, уведомление формируется и отправляется.

Главное условие — визит должен быть создан раньше, чем настанет время формирования уведомления. Также в окне записи на вкладке «Уведомления» должна стоять отметка на нужном канале уведомления.

Например, визит на 1 марта в 10:00, в нем установлено напоминание за час до визита. Чтобы уведомление сформировалось, визит должен быть создан не позднее 08:59 того же числа. Если визит создали после 08:59, то уведомление с напоминанием не сформируется, так как во время проверки условия, визита еще не было.

Возможные причины отсутствия отметки на уведомлении в визите:

• Клиент записался сам и отключил отправку напоминания.
• На момент записи клиента не было включено напоминание в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления».
• Отметку убрали из визита вручную.