Конструктор отчетов

Конструктор отчетов.
- Системные отчеты.
- Пользовательские отчеты.
Создание отчета.
Параметры.
- Шаблон.
- Набор данных.
Визуализация.
Данные.
- Строки.
- Столбцы.
- Фильтры.
Работа с созданным отчетом и его редактирование.
Удаление и дублирование отчета.

В YCLIENTS появилась возможность создавать отчеты самостоятельно при помощи конструктора отчетов.

Конструктор отчетов — это полноценная BI-система, которая заменила старый модуль аналитики. Теперь это не просто статистика, а детальная аналитика с возможностью создавать отчеты под любые задачи. Вы можете выбирать шаблоны отчетов или создавать свои собственные отчеты.

Конструктор отчетов находится в разделе «Аналитика > Отчеты». Все старые отчеты, которые находились в этом разделе все еще доступны в конструкторе в виде системных отчетов или шаблонов.

Важно

Конструктор отчетов все еще дорабатывается и в будущем будет доступен всем пользователям YCLIENTS. Если конструктор отчетов вам еще недоступен, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе «Обзор > Сводка». Также ваша обратная связь очень поможет нам при доработке конструктора.

Конструктор отчетов

1. Для работы с отчетами перейдите в раздел «Аналитика > Отчеты».

2. Конструктор отчетов состоит из блока создания отчетов — с нуля или по шаблонам с предустановленными значениями, и списка созданных отчетов. О создании отчетов читайте подробнее далее в этой статье.

3. В конструкторе существуют разные виды отчетов: системные и созданные пользователями. В зависимости от вида, некоторые отчеты можно редактировать, дублировать и удалять.

4. В блоке «Отчеты в филиале» находятся все созданные отчеты. Отчеты можно отсортировать, кликнув на заголовок:

Название. В этой колонке находится название и описание отчета — системное или то, которое вы укажите. Названия сортируются по алфавиту, с начала или конца.
Автор. В этой колонке отображается, кто создал отчет: YCLIENTS — если отчет системный или имя сотрудника — если отчет был создан вручную. Таким образом можно отсортировать все системные отчеты или собственные.
Изменено. В этой колонке отображается дата создания или изменения отчета — только для тех отчетов, которые были созданы вами.

Системные отчеты

Системные — это отчеты от YCLIENTS, которые существовали ранее в модуле аналитики до появления конструктора. Эти отчеты нельзя изменить или удалить.

К системным отчетам относятся:

1. Аналитические отчеты:

Основные показатели — сводные аналитические данные по следующим показателям: «Доходы», «Средний чек», «Средняя заполненность», «Клиенты», «Записи и визиты». Этот отчет доступен не в конструкторе, а в отдельном разделе «Аналитика > Основные показатели».
Возвращаемость — статистика возвращаемости клиентов.
Заполненность — загруженность сотрудников.
Акции — отчет по скидочным акциям.
Посещаемость групповых событий — количество созданных событий, количество посещений и оплат, показатель средней заполненности (то же самое, что и в разделе Обзор > События).
По администраторам — аналитика с ключевыми показателями эффективности администраторов.
По сотрудникам — показатели по сотрудникам за определенный период времени.
По сотрудникам в динамике — показатели каждого сотрудника по месяцам.
По услугам — статистические данные обо всех предоставленных услугах за определенный период.
По клиентам — данные о выручке и посещениях всех клиентов за определенный период.

2. Финансовые отчеты:

Финансовый отчет — данные по всем статьям доходов и расходов за определенный период.
P&L отчет — отчет о прибылях и убытках, в котором представлена информация по всем статьям доходов и расходов за год или выбранный период по месяцам.
Отчет по кассе за день — данные о финансах за день.

3. Отчеты по работе склада:

Остатки на складах — данные по количеству товаров на всех складах.
Заказ товаров — данные по критичным и желаемым остаткам товаров на складах, для своевременного восполнения их количества.
Анализ продаж — отчет о проданных товарах.
Анализ расхода материалов — отчет по расходникам.
Анализ списания товаров — отчет по списанию товаров и их перемещениях между складами.
Анализ оборачиваемости — отчет продаж среднего запаса товаров, хранящихся на складах.

Пользовательские отчеты

Пользовательские отчеты — это отчеты, которые вы создаете самостоятельно вручную или по шаблону. Такие отчеты можно редактировать, дублировать и удалять. Про дублирование и удаление отчетов читайте далее в этой статье.

Создание отчета

Вы можете создавать отчеты с нуля, добавляя только те данные, которые нужны вам, или используя шаблон — в этом случае вы сразу получите готовый отчет, который не нужно дополнительно настраивать. Если отчет был создан по шаблону, его все равно можно редактировать.

1. Для создания нового отчета перейдите в раздел «Аналитика > Отчеты» и нажмите «Создать отчет». Также вы можете сразу выбрать любой из предложенных шаблонов, для этого нажмите на «Все шаблоны» и выберите шаблон. Выбор шаблонов доступен и на следующем этапе. О шаблонах для отчетов подробнее читайте далее в этой статье.

2. По умолчанию отчет называется «Новый отчет», чтобы не запутаться в будущем, укажите новое название отчета и добавьте описание — для чего нужен этот отчет. Для этого нажмите на кнопку с изображением карандаша рядом с названием, введите новое название, описание (не более 200 символов) и нажмите «Сохранить».

3. Настройте параметры, визуализацию и данные отчета. Подробнее о каждой опции читайте далее в статье. Настройки параметров и данных отчета отображаются на правой панели. Если панель скрыта, перейти к ней можно нажав на кнопку «Настройки» рядом с названием отчета.

4. После выбора параметров или данных отчета, нажмите на кнопку «Назад», чтобы вернуться к выбору других опций.

5. После выбора всех необходимых опций нажмите на кнопку «Сформировать отчет». На формирование отчета в среднем требуется не более 15 минут.

Важно

Чтобы сформировать отчет, необходимо обязательно добавить строку и хотя бы один показатель.

6. Созданный отчет отобразится в списке отчетов, а рядом с его названием появится примечание «Формируется».

Когда отчет будет готов, примечание «Формируется» исчезнет и появится отметка «Готов», она исчезнет через сутки после создания отчета.

Параметры

Выберите параметры, по которым будет сроиться отчет.

Шаблон

Если шаблон отчета не был выбран на первом шаге создания отчета, нажмите на кнопку «Шаблон» и выберите любой шаблон из списка предложенных.

При желании можно оставить опцию «Без шаблона» — если вы хотите создать отчет по конкретным показателям с нуля. Если вам не нужен шаблон, пропустите этот блок.

Шаблон отчета — это определенный набор параметров и данных для разных типов отчетов. Шаблоны полезны для быстрого создания отчета, их необязательно дополнять, достаточно выбрать шаблон и сформировать отчет. Но при необходимости вы можете внести изменения в примененный шаблон, чтобы отчет подходил для вашего бизнеса.

Для удобства шаблоны разделены по категориям:

Товары и услуги.
Финансы.
Сотрудники.
Лояльность.

1. Товары и услуги — эти шаблоны помогут в создании отчетов по складу, продажам и других аналитических отчетов.

Доступны следующие шаблоны:

По сотрудникам. Отслеживайте выручку по каждому сотруднику.
По услугам. Анализируйте, какая услуга более востребована и приносит больше выручки.
По клиентам. Данные о выручке и посещениях клиентов.
Отчет по кассе (продажи). Отслеживайте сумму проданных товаров и услуг за день.
Анализ продаж. Подробная информация о товарах.
Возвращаемость. Проверяйте, как часто клиенты возвращаются и за какими услугами.
Посещаемость групповых событий. Изучайте заполненность групповых событий.
Продажи товаров и услуг. Сравнивайте метрики продажи товаров и услуг за период.
Продажи клиентам. Сравнивайте метрики активности клиентов за период.
Источники записей. Сравнивайте источники записей за период.
Продажи по сотрудникам. Сравнивайте метрики работы сотрудников за период.
По сотрудникам в динамике − услуги. Отслеживайте выручку от услуг по каждому сотруднику по каждому сотруднику в динамике
По сотрудникам в динамике − товары. Отслеживайте выручку от товаров по каждому сотруднику по каждому сотруднику в динамике.
По сотрудникам в динамике − записи. Отслеживайте количество записей и средний чек по каждому сотруднику по каждому сотруднику в динамике.
По услугам в динамике. Отслеживайте выручку по каждой услуге в динамике.
По клиентам в динамике. Отслеживайте выручку по каждому клиенту в динамике

2. Финансы — эти шаблоны помогут в создании финансовых отчетов.

Доступны следующие шаблоны:

Финансовый отчет. Изучайте информацию по всем статьям доходов и расходов.
Отчет по кассе (кассовые операции). Отслеживайте доходы и расходы по способам платежа.
Выручка по кассам. Детализированная выручка по кассам за период.
Финансовый отчет (в динамике). Изучайте информацию по всем статьям доходов и расходов в динамике.
P&L (Profits and Loss). Отслеживайте динамику по доходам и расходам.

3. Сотрудники — эти шаблоны помогут в создании отчетов по работе сотрудников.

Доступны следующие шаблоны:

Заполненность. Отслеживайте загруженность сотрудников.

4. Лояльность — эти шаблоны помогут в создании отчетов по абонементам и сертификатам.

Доступны следующие шаблоны:

Отчет по абонементам. Проверяйте остатки по выпущенным абонементам.
Отчет по сертификатам. Проверяйте остатки по выпущенным сертификатам.

Набор данных

Выберите набор данных — какого типа будет отчет. Выбранный набор данных будет определять строки и столбцы отчета. Доступные наборы данных:

Товары и услуги — продажа товаров и услуг клиентам.
Сотрудники — рабочие смены и расписание сотрудников.
Лояльность — абонементы и сертификаты.
Финансы — доходы и расходы по кассам.

Важно

Для выбора доступен только один набор данных.

При изменении набора данных добавленные строки и метрики сбросятся.

Визуализация

Выберите визуализацию вашего отчета — «Таблица за период» или «Таблица в динамике» с группировкой по дням, неделям, месяцам, годам.

Таблица в динамике — это таблица, которая позволит отслеживать изменения показателей за несколько одинаковых временных интервалов.

В отличие от таблицы за период, где данные представлены за фиксированный период (например, за месяц), динамический отчет детализирует информацию по сопоставимым отрезкам времени: дням, неделям, месяцам или годам.

При выборе динамической таблицы также появится дополнительная настройка данных — «Детализация». Здесь можно указать, по каким отрезкам времени группировать таблицу: день, неделя, месяц или год. При выборе таблицы за период эта настройка недоступна.

Данные

Выберите, какие данные отображать в таблице отчета: строки, столбцы и фильтры. Если ранее была выбрана «Таблица в динамике», то в данных также будет доступна настройка «Детализация», про нее читайте выше.

Строки

Выберите «Строки» — первый столбец или столбцы отчета. Это параметры, по которым группируются и отображаются данные в других столбцах и по которым будут рассчитываться другие показатели.

Доступные для выбора строки определяются выбранным ранее набором данных.
Например, если был выбран набор данных «Товары и услуги», то в строках будут доступны показатели, которые используются в складских отчетах, если «Сотрудники», то показатели из отчетов по сотрудникам и так далее.

Для строк доступна множественная группировка. Она позволяет группировать данные в отчете на нескольких уровнях вложенности. Например, можно сначала сгруппировать продажи по должностям, а затем, внутри каждой должности, по сотрудникам.

Важно

Не рекомендуется использовать больше трех группировок в строках, чтобы отчет было проще анализировать.

Для «Таблицы в динамике» можно выбрать не более трех группировок в строках.

При создании или редактировании отчета в настройке «Строки» выберите все нужные группировки. Затем с помощью перетаскивания элементов расположите их в том порядке, в котором должна работать группировка: от самой крупной группы к самой маленькой. Например: сначала должности, потом сотрудники.

При необходимости можно воспользоваться поиском по группировке или сбросить все выбранные ранее строки.

Столбцы

Выберите «Столбцы» — показатели, необходимые для вашего отчета. Столбцы также зависят от выбранного ранее набора данных. Рядом с названием показателя можно просмотреть его краткое описание, наведя курсор на букву «i».

Чтобы выбрать показатель, поставьте галочку рядом с его названием, можно выбрать несколько или все показатели. При необходимости выбранные столбцы можно сбросить, нажав на соответствующую кнопку.

Столбцы можно перемещать в списке, зажав кнопку с точками — после показатель тоже переместится в таблице отчета. Перемещение доступно после выбора показателя в блоке «Выбрано».

Важно

Для «Таблицы в динамике» можно выбрать не более трех показателей.

Создание показателей в столбцах

Если необходимого показателя нет в списке, вы можете его создать самостоятельно.

Для этого нажмите на кнопку «Создать» в настройке «Столбцы». Укажите название (максимум 100 символов), выберите подходящий показатель из списка и параметр, затем нажмите на кнопку «Создать».

Важно

Использовать созданный показатель можно только в текущем отчете.

Фильтры

Настройте фильтры — параметры, по которым можно будет фильтровать таблицу после создания отчета. Рядом с названием фильтра можно просмотреть его краткое описание, наведя курсор на букву «i».

Чтобы выбрать фильтр, поставьте галочку рядом с его названием, можно выбрать несколько или все доступные. При необходимости выбранные фильтры можно сбросить, нажав на соответствующую кнопку.

Работа с созданным отчетом и его редактирование

Важно

Сформированные отчеты обновляются каждый час.

На текущий момент выгрузка в Excel доступна только для системных отчетов, для пользовательских будет доступна в будущем.

1. Для работы с отчетом перейдите в раздел «Аналитика > Отчеты» и нажмите на название отчета.

2. Если отчет был создан в конструкторе, в нем появятся также выбор диапазона дат и фильтры. Если отчет системный, то откроется страница отчета старого вида.

Важно

В диапазоне дат необходимо выбирать только начало, окончание подставится автоматически.

Если в настройках отчета были выбраны фильтры, они будут отображаться для этого отчета. Для разных отчетов можно настроить разные фильтры.

Фильтры и даты сохраняются в отчете — после обновления они не сбрасываются, но их можно сбросить вручную. То есть вы можете установить нужные значения и после снова к ним вернуться при открытии отчета.

Чтобы применить фильтр, нажмите на кнопку «Фильтр», измените значения в столбцах, при необходимости добавьте новый фильтр, затем нажмите «Применить».

Можно добавить несколько фильтров, удалить лишние через значок корзины, а также удалить все через кнопку «Сбросить».

В фильтрах по умолчанию можно использовать:

Для числовых значений: больше, меньше, равно, вхождение в интервал (значение вводится вручную).
Для текстовых значений: содержит, не содержит (выбор из списка или ручной ввод текста).

3. Чтобы изменить параметры или данные отчета, нажмите на кнопку «Настройки», после откроется панель настроек аналогичная настройкам создания нового отчета.

Важно

Сменить набор данных и шаблон можно только в новом отчете.

4. Чтобы изменить название или описание, нажмите на кнопку редактирования с изображением карандаша. Введите новое название, описание (не более 200 символов) и нажмите «Сохранить».