Конструктор отчетов

Конструктор отчетов.
- Системные отчеты.
- Пользовательские отчеты.
Создание отчета.
Шаблоны отчетов.
Работа с созданным отчетом и его редактирование.
Удаление отчета.

В YCLIENTS появилась возможность создавать отчеты самостоятельно при помощи конструктора отчетов.

Конструктор отчетов — это полноценная BI-система, которая заменила старый модуль аналитики. Теперь это не просто статистика, а детальная аналитика с возможностью создавать отчеты под любые задачи. Вы можете выбирать шаблоны отчетов или создавать свои собственные отчеты. Конструктор отчетов находится в разделе Аналитика > Отчеты. Все старые отчеты, которые находились в этом разделе все еще доступны в конструкторе в виде системных отчетов или шаблонов.

Важно

Конструктор отчетов все еще дорабатывается и в будущем будет доступен всем пользователям YCLIENTS. Если конструтор отчетов вам еще недоступен, обратитесь в техническую поддержку YCLIENTS или к вашему менеджеру, его контакты можно найти в разделе Обзор > Сводка. Также ваша обратная связь очень поможет нам при доработке конструктора.

Конструктор отчетов

1. Для работы с отчетами перейдите в раздел Аналитика > Отчеты.

2. Конструктор отчетов состоит из блока создания отчетов — с нуля или по шаблонам с предустановленными значениями, и списка созданных отчетов. О создании отчетов читайте подробнее далее в этой статье.

3. В конструкторе существуют разные виды отчетов: системные и созданные пользователями. В зависимости от вида, некоторые отчеты можно редактировать и удалять.

4. В блоке «Отчеты в филиале» находятся все созданные отчеты. Отчеты можно отсортировать, кликнув на заголовок:

Название. В этой колонке находится название и описание отчета — системное или то, которое вы укажите. Названия сортируются по алфавиту, с начала или конца.
Автор. В этой колонке отображается, кто создал отчет: YCLIENTS — если отчет системный или имя сотрудника — если отчет был создан вручную. Таким образом можно отсортировать все системные отчеты или собственные.
Изменено. В этой колонке отображается дата создания или изменения отчета — только для тех отчетов, которые были созданы вами.

Системные отчеты

Системные — это отчеты от YCLIENTS, которые существовали ранее в модуле аналитики до появления конструктора. Эти отчеты нельзя изменить или удалить.

К системным отчетам относятся:

1. Аналитические отчеты:

Основные показатели — сводные аналитические данные по следующим показателям: «Доходы», «Средний чек», «Средняя заполненность», «Клиенты», «Записи и визиты». Этот отчет доступен не в конструкторе, а в отдельном разделе Аналитика > Основные показатели.
Акции — отчет по скидочным акциям.
Возвращаемость — статистика возвращаемости клиентов.
По администраторам — аналитика с ключевыми показателями эффективности администраторов.
Посещаемость групповых событий — количество созданных событий, количество посещений и оплат, показатель средней заполненности (то же самое, что и в разделе Обзор > События).

2. Финансовые отчеты:

Финансовый отчет — данные по всем статьям доходов и расходов за определенный период.
P&L отчет — отчет о прибылях и убытках, в котором представлена информация по всем статьям доходов и расходов за год или выбранный период по месяцам.
Отчет по кассе за день — данные о финансах за день.

3. Отчеты по работе склада:

Остатки на складах — данные по количеству товаров на всех складах.
Заказ товаров — данные по критичным и желаемым остаткам товаров на складах, для своевременного восполнения их количества.
Анализ расхода материалов — отчет по расходникам.
Анализ списания товаров — отчет по списанию товаров и их перемещениях между складами.
Анализ оборачиваемости — отчет продаж среднего запаса товаров, хранящихся на складах.

В старой версии модуля аналитики также были и некоторые другие отчеты: заполненность, по сотрудникам и по сотрудникам в динамике, по услугам и по клиентам. Эти отчеты теперь доступны для создания в шаблонах конструктора.

Пользовательские отчеты

Пользовательские отчеты — это отчеты, которые вы создаете самостоятельно вручную или по шаблону. Такие отчеты можно редактировать и удалять. Про удаление отчетов читайте далее в этой статье.

Создание отчета

Вы можете создавать отчеты с нуля, добавляя только те данные, которые нужны вам, или используя шаблон — в этом случае вы сразу получите готовый отчет, который не нужно дополнительно настраивать. Если отчет был создан по шаблону, его все равно можно редактировать.

1. Для создания нового отчета перейдите в раздел Аналитика > Отчеты и нажмите «Создать отчет». Также вы можете сразу выбрать любой из предложенных шаблонов, для этого нажмите на «Все шаблоны» и выберите шаблон. Выбор шаблонов доступен и на следующем этапе. О шаблонах для отчетов подробнее читайте далее в этой статье.

2. По умолчанию отчет называется «Новый отчет», чтобы не запутаться в будущем, укажите новое название отчета и добавьте описание — для чего нужен этот отчет. Для этого нажмите на кнопку с изображением карандаша рядом с названием, введите новое название, описание (не более 200 символов) и нажмите «Сохранить».

3. Настройки параметров и данных отчета отображаются на правой панели, если она скрыта, перейти к ней можно нажав на кнопку «Настройки» рядом с названием отчета.

4. Если шаблон не был выбран на первом шаге создания отчета, нажмите на кнопку «Шаблон» и выберите любой шаблон из списка предложенных. При желании можно оставить опцию «Без шаблона».

5. Выберите набор данных — какого типа будет отчет. Выбранный набор данных будет определять строки и столбцы отчета. Доступные наборы данных:

Товары и услуги — продажа товаров и услуг клиентам.
Сотрудники — рабочие смены и расписание сотрудников.
Лояльность — абонементы и сертификаты.
Финансы — доходы и расходы по кассам.

Важно

Для выбора доступен только один набор данных.

При изменении набора данных добавленные строки и метрики сбросятся.

После выбора набора данных, нажмите на кнопку «Назад», чтобы продолжить создание отчета. При смене набора данных будет отображаться кнопка «Применить изменения».

5. Выберите гранулярность — за какой период можно будет просматривать данные созданного отчета. Например, если выбрать «Неделя», то в созданном отчете можно будет выбрать диапазон дат только за неделю и так далее.

Доступно для выбора:

День.
Неделя.
Месяц.
Год.

Таким образом вы можете создать разные отчеты под разные периоды. После выбора периода, нажмите на кнопку «Назад».

6. Выберите строки — первый столбец отчета, это параметр, по которому отображаются данные в других столбцах и по которому будут рассчитываться показатели. Доступные для выбора строки определяются выбранным ранее набором данных.

Например, если был выбран набор данных «Товары и услуги», то в строках будут доступны показатели, которые используются в складских отчетах, если «Сотрудники», то показатели из отчетов по сотрудникам и так далее.

После выбора нажмите на кнопку «Назад».

Важно

При выборе строк доступен только один параметр.

7. Выберите показатели, необходимые для вашего отчета. Показатели также зависят от выбранного ранее набора данных.

Рядом с названием показателя можно просмотреть его краткое описание, наведя курсов на букву «i».

Также показатели можно перемещать в списке, зажав кнопку с точками — после показатель тоже переместится в таблице отчета.

Чтобы выбрать показатель, поставьте галочку рядом с его названием, можно выбрать несколько или все показатели.

Нажмите на кнопку «Назад», чтобы вернуться к выбору других настроек.

8. После выбора всех параметров и данных отчета, нажмите на кнопку «Сформировать отчет». На формирование отчета в среднем требуется не более 15 минут.

Важно

Чтобы сформировать отчет, необходимо обязательно добавить строку и хотя бы один показатель.

Созданный отчет отобразится в списке отчетов, а рядом с его названием появится примечание «Формируется».

Когда отчет будет готов, примечание «Формируется» исчезнет и появится отметка «Готов», она исчезнет через сутки после создания отчета.

Шаблоны отчетов

Шаблон отчета — это определенный набор параметров и данных для разных типов отчетов. Шаблоны полезны для быстрого создания отчета, их необязательно дополнять, достаточно выбрать шаблон и сформировать отчет. Но при необходимости вы можете внести изменения в примененный шаблон, чтобы отчет подходил для вашего бизнеса.

Для удобства шаблоны разделены по категориям:

Товары и услуги.
Финансы.
Сотрудники.
Лояльность.

1. Товары и услуги — эти шаблоны помогут в создании отчетов по складу, продажам и других аналитических отчетов.

Доступны следующие шаблоны:

По сотрудникам. Отслеживайте выручку по каждому сотруднику.
По услугам. Анализируйте, какая услуга более востребована и приносит больше выручки.
По клиентам. Данные о выручке и посещениях клиентов.
Отчет по кассе (продажи). Отслеживайте сумму проданных товаров и услуг за день.
Анализ продаж. Подробная информация о товарах.
Возвращаемость. Проверяйте, как часто клиенты возвращаются и за какими услугами.
Посещаемость групповых событий. Изучайте заполненность групповых событий.
Продажи товаров и услуг. Сравнивайте метрики продажи товаров и услуг за период.
Продажи клиентам. Сравнивайте метрики активности клиентов за период.
Источники записей. Сравнивайте источники записей за период.
Продажи по сотрудникам. Сравнивайте метрики работы сотрудников за период.

2. Финансы — эти шаблоны помогут в создании финансовых отчетов.

Доступны следующие шаблоны:

Финансовый отчет. Изучайте информацию по всем статьям доходов и расходов.
Отчет по кассе (кассовые операции). Отслеживайте доходы и расходы по способам платежа.
Выручка по кассам. Детализированная выручка по кассам за период.

3. Сотрудники — эти шаблоны помогут в создании отчетов по работе сотрудников.

Доступны следующие шаблоны:

Заполненность. Отслеживайте загруженность сотрудников.

4. Лояльность — эти шаблоны помогут в создании отчетов по абонементам и сертификатам.

Доступны следующие шаблоны:

Отчет по абонементам. Проверяйте остатки по выпущенным абонементам.
Отчет по сертификатам. Проверяйте остатки по выпущенным сертификатам.

Работа с созданным отчетом и его редактирование

Важно

Сформированные отчеты обновляются каждый час.

На текущий момент выгрузка в Excel доступна только для системных отчетов, для пользовательских будет доступна в будущем.

1. Для работы с отчетом перейдите в раздел Аналитика > Отчеты и нажмите на название отчета.

2. Если отчет был создан в конструкторе, в нем появятся также выбор диапазона дат и фильтры. Если отчет системный, то откроется страница отчета старого вида.

Важно

Если в настройках гранулярности была выбрана неделя, то и в диапазоне дат можно будет выбрать только неделю.

В диапазоне дат необходимо выбирать только начало, окончание подставится автоматически.

Фильтры и даты сохраняются в отчете — после обновления они не сбрасываются, но их можно сбросить вручную. То есть вы можете установить нужные значения и после снова к ним вернуться при открытии отчета.

Чтобы применить фильтр, нажмите на кнопку «Фильтр», измените значения в столбцах, при необходимости добавьте новый фильтр, затем нажмите «Применить».

Можно добавить несколько фильтров, удалить лишние через значок корзины, а также удалить все через кнопку «Сбросить».

В фильтрах можно использовать:

Для числовых значений: больше, меньше, равно, вхождение в интервал (значение вводится вручную).
Для текстовых значений: содежит, не содержит (выбор из списка или ручной ввод текста).

3. Чтобы изменить параметры или данные отчета, нажмите на кнопку «Настройки», после откроется панель настроек аналогичная настройкам создания нового отчета.

Важно

Сменить набор данных и шаблон можно только в новом отчете.

4. Чтобы изменить название или описание, нажмите на кнопку с изображением карандаша. Введите новое название, описание (не более 200 символов) и нажмите «Сохранить».

5. При нажатии на кнопку с тремя точками рядом с названием отчета можно перейти к удалению отчета. В будущем также будет доступно дублирование созданного отчета.