Настройка доступа к сервису (новый интерфейс)

Что такое «сотрудник с доступом»?
Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги:
- В разделе «Сотрудники».
- В разделе «Биллинг».
Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис.
Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис.
Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, оказывающему услуги.
Дополнительные настройки.
- Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника.
- Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов.
- Просмотр истории изменений прав доступа.
- Настройка уведомлений сотрудника.
Часто задаваемые вопросы.

В YCLIENTS доступна возможность приглашать к управлению филиалом сотрудников, которые не оказывают услуги, добавлять сотрудников, оказывающих услуги, без предоставления им доступа к филиалу, а также добавлять сотрудников, оказывающих услуги, с предоставлением доступа.

Что такое «сотрудник с доступом»?

Сотрудник с доступом — это сотрудник компании, имеющий доступ к управлению филиалом, роль и определенные права в YCLIENTS. Сотрудник авторизуется в системе через логин и пароль, и может выполнять действия, которые ему разрешены правами доступа.

Предоставить доступ можно сотруднику с любой ролью — владелец, администратор, специалист, бухгалтер и т. д. В зависимости от роли сотрудника необходимо настраивать разные уровни доступа.

Уникальными идентификаторами (логин) для входа в систему являются email и номер телефона.

Отправить приглашение для управления филиалом можно разными способами: в разделах Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники и Биллинг > Лицензия > Управление, в этой статье рассмотрим оба. Также в этой статье рассмотрим добавление сотрудников, которые оказывают услуги, без предоставления доступа в сервис в новом интерфейсе.

Важно

На пробном периоде отправка приглашений для управления филиалом недоступно, необходима оплаченная лицензия.

При отправке приглашений необходимо учитывать, регистрировался ли сотрудник в YCLIENTS ранее или нет. В этом случае имеется ввиду регистрация не как клиента филиала, а как пользователя YCLIENTS. Если регистрировался ранее, укажите тот номер или email, который сотрудник уже использует для входа в YCLIENTS.

Новый пользователь — сотрудник, который ни разу не регистрировался в YCLIENTS: не создавал свой филиал и не принимал приглашений к управлению филиалом.
Существующий пользователь — сотрудник, который был ранее зарегистрирован в YCLIENTS и уже имеет свой аккаунт (личный кабинет).

Важно

Если у сотрудника ранее уже был зарегистрирован аккаунт в YCLIENTS, необходимо выслать ему приглашение на тот же номер телефона или почту, которые уже привязаны к его аккаунту.

Такому сотруднику перед переходом по ссылке-приглашению обязательно нужно выйти из своего аккаунта, чтобы избежать ошибок в принятии приглашения, т. к. в некоторых случаях он может быть авторизован в другом аккаунте (на который приглашение не распространяется).

После перехода по ссылке-приглашению сотруднику необходимо авторизоваться при помощи адреса почты или номера телефона, куда пришло приглашение.

У каждого пользователя YCLIENTS есть доступ к его личному кабинету. Отредактировать и изменить личные данные (имя, номер телефона, email, пароль и т. д.) может только он сам в своем личном кабинете.

После отправки приглашения сотрудник получит SMS или письмо со ссылкой-приглашением, по которой ему нужно перейти для добавления в филиал. В сообщении или письме также будет указано название филиала, из которого было отправлено приглашение.

После перехода по ссылке новые и существующие пользователи увидят разную информацию.

Новый пользователь увидит форму, в которой ему нужно указать регистрационную информацию:

Имя.
Номер телефона (если приглашение было отправлено по почте) или email (если приглашение было отправлено по SMS).
Придумать и повторить пароль.
Принять условия пользовательского соглашения и соглашения об обработке персональных данных.
Предоставить/не предоставить согласие на получение информационных сообщений от YCLIENTS.

Существующий пользователь увидит форму авторизации, в которой ему нужно будет ввести логин и пароль той же учетной записи, на которую было отправлено приглашение (при условии, что он не авторизован в программе).

Важно

Если существующий пользователь уже авторизован в программе под другой учетной записью, то при переходе по ссылке откроется личный кабинет, в котором он авторизован. В этом случае необходимо выйти из программы через кнопку «Выход» перед принятием приглашения.

Если сотрудник авторизован под той же учетной записью, на которое было отправлено приглашение, то после перехода по ссылке, он увидит окно с поздравлением и предложением перейти в личный кабинет и/или в филиал (если уже настроены права доступа).

Сотрудникам с доступом можно настроить права доступа (возможности при использовании YCLIENTS) во время или после отправки ссылки-приглашения. Права могут определяться его должностными обязанностями и быть связаны с отображением/скрытием определенных разделов YCLIETNS и наличием/отсутствием доступа к различным возможностям системы. Детальное описание настроек ролей и прав доступа читайте здесь.

YCLIENTS работает как с отдельными организациями, так и с сетями, в которых несколько филиалов (подробнее о сетевых возможностях читайте здесь). Для сетей действуют отдельные права и доступы. Вы можете настроить их в сетевом интерфейсе в разделе Настройки > Пользователи (более детально настройка описана здесь).

После того как сотрудник примет приглашение, он будет отображаться в списке сотрудников и сможет заходить в систему YCLIENTS под своими логином и паролем, а также выполнять действия в филиале, разрешенные ему правами доступа.

Также в списке сотрудников отображаются и сотрудники, которые еще не приняли приглашение. В зависимости от статуса, рядом с именем приглашенного сотрудника появится соответствующая плашка.

Приглашение в филиал сотрудника, не оказывающего услуги

В разделе «Сотрудники»

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно уберите галочку «Добавить в график» (если оставить настройку включенной, будет добавлен сотрудник, который оказывает услуги);
поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите «Сохранить».

В разделе «Биллинг»

1. Перейдите в раздел Биллинг > Лицензия и нажмите на кнопку «Управление» в блоке «Тариф».

Или перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники и нажмите на кнопку «Управление лицензией».

2. Нажмите на имя любого из уже добавленных сотрудников, не оказывающих услуги.

3. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Добавить доступ».

4. В открывшемся окне заполните данные:

имя сотрудника;
его телефон или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение);
должность (необязательно);
выберите роль;
при необходимости измените права доступа внутри роли.

5. Нажмите на кнопку «Отправить» → «Отправить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, без доступа в сервис

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
не ставьте галочку «Предоставить доступ к сервису».

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Добавление сотрудника, оказывающего услуги, с доступом в сервис

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника».

3. В открывшемся окне заполните данные:

введите имя сотрудника;
обязательно оставьте галочку «Добавить в график»;
укажите специализацию (обязательно) и должность (необязательно);
поставьте галочку «Предоставить доступ к сервису» и укажите его номер телефона или email (по указанному каналу придет ссылка-приглашение).

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отправка приглашения в филиал уже добавленному сотруднику, который оказывает услуги

Если сотрудник был добавлен без доступа в сервис, ему также можно отправить приглашение к управлению филиалом.

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на кнопку «Пригласить в сервис» в колонке «Доступ».

3. Если приглашение еще не было отправлено, откройте вкладку «Пригласить нового». На вкладке «Выбрать из существующих» можно выбрать свободных сотрудников, у которых уже есть доступ к сервису, но которые еще не привязаны к сотрудникам, оказывающим услуги.

4. Введите телефон или email в соответсвующее поле (по указанному каналу придет ссылка-приглашение), затем нажмите «Пригласить».

Дополнительные настройки

Сотрудников можно приглашать к управлению филиалом, настраивать им права доступа, просматривать историю изменения прав, копировать в другие филиалы, а также удалять. Приглашение и выдачу прав мы рассмотрели выше, разберем оставшиеся опции.

Закрытие/удаление доступа к филиалу для сотрудника, оказывающего услуги

Мы рекомендуем своевременно ограничивать доступ уволенным и удаленным сотрудникам.

При увольнении или удалении сотрудника, оказывающего услуги, можно сразу выбрать опцию «Удалить доступ к сервису». В этом случае сотрудник будет уволен/удален сразу с доступом, следовательно, больше не сможет заходить в филиал.

Но при необходимости можно ограничить только доступ, не увольняя/удаляя самого сотрудника. Для этого:

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. В открывшемся окне на вкладке «Настройки» нажмите на кнопку «Удалить доступ», затем подтвердите действие, чтобы удалить доступ сотрудника из филиала.

Важно

Удаление доступа из филиала не удаляет личный кабинет пользователя в системе YCLIENTS, удаление только ограничивает доступ к данным филиала, из которого он был удален.

Копирование доступа в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов

В некоторых случаях одному и тому же аккаунту необходимо предоставить доступ в несколько разных филиалов, сделать это быстро поможет опция копирование в филиалы. Также доступ удалить сразу из нескольких филиалов. Подробнее об этом читайте здесь.

Просмотр истории изменений прав доступа

В сервисе YCLIENTS можно просматривать историю изменений прав доступа. Эта опция полезна, если в компании несколько управляющих и необходимо отследить, кто и когда изменил права доступа определенному сотруднику, а также какие права были изменены. Для просмотра:

1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.

2. Нажмите на роль сотрудника в колонке «Доступ».

3. Перейдите на вкладку «История изменений».

4. На открывшейся странице будет отображена таблица с изменениями. Колонки, представленные в таблице:

Время. Когда были внесены изменения — дата и точное время.
Тип — права доступа.
Автор. Кто из сотрудников с доступом изменил данные.
Подробнее. После нажатия на кнопку «Подробнее» появятся две колонки, слева — права до изменений, справа — измененные права доступа.

Настройка уведомлений сотрудника

Чтобы сотрудники с разными ролями смогли получать уведомления по определенным событиям, их необходимо сначала настроить в разделе Настройки > Системные настройки > Уведомления, а также включить в настройках доступа сотрудника. Подробнее о настройках уведомлений для сотрудников читайте в статье.

Часто задаваемые вопросы

Почему не приходит приглашение сотруднику в YCLIENTS?

Проверьте статус сообщений через раздел Обзор > Сообщения. Если статус сообщения «Недостаточно средств/Не доставлено/Неизвестно» — уточните у SMS-агрегатора возможную причину.
Если статус сообщения «Доставлено», проверьте с сотрудником, которому направлено сообщение, телефон/почту, в том числе папку «Спам». Обратите внимание, что чат-боты зачастую отправляют ссылки-приглашения в мессенджеры — Telegram, WhatsApp, Viber.
Если данные действия не помогли, пожалуйста, напишите нам и мы вам обязательно поможем разобраться.

Почему филиал не отображается у сотрудника в списке доступных филиалов?

Сотруднику нужно перейти по ссылке-приглашению и авторизоваться в филиале. Если после перехода по ссылке, сотрудник будет видеть свой личный кабинет в YCLIENTS, то нужно выйти из него, нажав кнопку «Выход». После этого перейти по ссылке-приглашению.
Если по телефону приглашение так и не пришло, отправьте его по почте. В разделе Биллинг > Лицензия > Управление нажмите на любую роль сотрудника, на вкладке «Приглашенные пользователи» отзовите приглашение по номеру телефона, а затем пригласите пользователя по его почте.