Настройка групповых событий в новом дизайне

Оглавление: 

• Создание и настройка групповой услуги.
• Создание нового события.
• Редактирование события и запись клиентов.
  • Сотрудник, дата, время и длительность записи.
  • Изменение услуги в событии.
  • Запись клиентов.
• Работа с записями клиентов в событии.
• Продажа товара в событии.
• Оплата события.
• Запись посетителя в групповое событие.

В YCLIENTS появилось новая версия окна группового события. Как и в новой версии окна записи 2.0, теперь всю основную работу с записями клиентов в событии можно вести в центральной части окна — добавлять товары для продажи, в том числе абонементы и сертификаты, устанавливать индивидуальные скидки, применять лояльность и проводить оплату без лишних переходов по вкладкам и записям. 

Дополнительная работа с событием переместилась в левую часть окна, а работа с клиентом — в правую.

Подробнее о настройке и работе с групповыми событиями в новом дизайне читайте далее в этой статье. 

Создание и настройка групповой услуги

Чтобы работать с групповыми событиями, необходимо сначала создать групповые услуги. Для этого: 

1. Создайте категорию услуг в разделе Настройки > блок Настройки записи > Услуги.
Категория — это раздел (папка) с несколькими видами аналогичных услуг или работ. Подробная инструкция по созданию категорий — в статье.

2. После создания категории создайте групповую услугу. Как создать и настроить услугу подробно описано в статье. Отличие групповой от индивидуальной услуги в том, что при создании или редактировании необходимо указать ее тип «Групповая» и вместимость.

Перейдите в раздел Настройки > Настройки записи > Услуги. Выберите услугу и перейдите в режим редактирования. Или создайте новую услугу.

На вкладке «Основные настройки» поставьте отметку «Групповая» в поле «Тип услуги», укажите вместимость («Максимальное количество мест»). После этого обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

---

Создание нового события 

Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента.

1. Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре.

• Если в настройках журнала записи у вас указан тип записи «Смешанная», выберите тип записи «Событие».
• Если в настройках журнала указан тип «Групповая», то сразу после нажатия на кнопку «Новый сеанс» будет выбрано событие.

2. В открывшемся новом окне в левом верхнем углу: 

• Выберите сотрудника. По умолчанию будет выбран сотрудник, на которого создается событие.
• Дата и время будут также выбраны по умолчанию, в зависимости от создания события. При необходимости их можно изменить. 
• Длительность будет так же указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но вы можете изменить это значение.

3. В центральной части окна: 

• Выберите услугу. В событии доступны только групповые услуги. 
• Количество мест (вместимость) будет указано автоматически, для этого используется значение из настроек услуги, но при необходимости вы можете изменить это значение. Значение должно быть больше нуля. 
  Услуга и количество мест обязательны для заполнения, остальные параметры вы можете добавить по желанию.
• При необходимости добавьте ресурсы. Для этого нажмите на стрелку в поле «Ресурсы» и выберите один или несколько ресурсов из списка. Подробнее о создании и работе с ресурсами читайте здесь.
• При необходимости выберите цвет, категорию события и добавьте комментарий.

4. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить». 

Если в настройках групповой услуги включена онлайн-запись, клиенты смогут записываться самостоятельно через виджет. Подробнее о настройке групповой онлайн-записи читайте в статье.

---

Редактирование события и запись клиентов

Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в журнале, нажмите на него, измените информацию и сохраните ее. 

Для удаления события нажмите кнопку «Удалить событие». Вы также можете удалять события в разделе Обзор > События (подробнее об этом в статье).

Сотрудник, дата, время и длительность записи

В левом верхнем углу нового окна события расположен блок с сотрудником, на которого создана запись, и датой, временем и длительностью записи. 

По умолчанию этот блок свернут, но его можно развернуть, нажав на стрелку, чтобы отредактировать данные.

Изменение услуги в событии

Под блоком с сотрудником и датой расположен блок с услугой. По умолчанию этот блок свернут, но его так же можно развернуть, нажав на стрелку, чтобы отредактировать данные.

Запись клиентов

В разделе «Клиенты» вы можете начать создавать записи на событие и работать с ними. Если клиенты еще не добавлены в событие, центральная часть окна будет пустой. 

Чтобы записать клиента — в правой части окна события введите данные клиента:

• Имя.
• Фамилия и/или отчество — если поля включены в настройках журнала записи, подробнее о фамилии и отчестве клиента читайте в статье.
• Телефон.
• Email.
• Количество — если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, в количестве считается также и сам клиент. За возможность занять несколько мест для одного клиента отвечает опция «Добавлять дополнительные места в записи события» в настройках журнала записи, подробнее о настройке журнала читайте здесь. 
• Если клиенту нужно записать посетителя, например, ребенка, и сохранить информацию по нему, воспользуйтесь инструкцией ниже под заголовком «Запись посетителя в групповое событие». 

После внесения данных, нажмите на кнопку «Записать в событие». Аналогичным способом в событие можно добавить других клиентов. 

---

Работа с записями клиентов в событии

1. Все записанные клиенты отображаются в центральной части окна события в разделе «Клиенты». Все записи отображаются в свернутом виде, каждую можно раскрыть, нажав на стрелку рядом с именем клиента. 

Не переходя к деталям записи в списке клиентов можно: 

• просмотреть количество мест, занятых клиентом: если клиент занял более одного места, рядом с его именем появится значок с количеством ;
• посмотреть посетителя, записанного на номер клиента: вместо имени клиента появится специальный значок и будет отображаться имя посетителя (подробнее об этом читайте ниже);
• просмотреть и быстро изменить статус визита;
• просмотреть статус оплаты или автосписания с абонемента;
• просмотреть комментарий к записи клиента;
• просмотреть цвет записи (если был изменен), он будет отмечен точкой;
• определить, каким образом была создана запись — если запись была создана онлайн, рядом с клиентом появится иконка «Онлайн-запись»;
• просмотреть и изменить категорию записи. 

2. Чтобы перейти к деталям записи клиента и оплате, нажмите на стрелку слева от его имени. 

В карточке записи клиента можно: 

• Изменить количество мест для одного клиента.
• Изменить цену услуги. 
• Добавить персональную скидку. 
• Изменить итоговую стоимость. 
• Продать товар, абонемент или сертификат. Подробнее о продаже товара читайте далее в этой статье. 
• Применить акцию. 
• Перейти к быстрой оплате любым доступным способом: абонементом, сертификатом, картой, наличными, с личного счета, картой лояльности, через YPLACES, через QR-код или по ссылке. 
• Перейти к детализированной оплате через кнопку «Разделить». Подробнее об оплате события читайте далее в этой статье.

3. Также в записи доступны действия: 

• Добавить комментарий. После комментарий будет отображаться на карточке записи в центральной части окна. Максимальное количество знаков — 200. 
• Перенести запись. Вы можете перенести отдельную запись клиента на другое событие. 

Для этого в нижней части раскрытой карточки записи нажмите на «Действия с записью» и выберите соответсвующее действие. 

4. Если карточка записи раскрыта, в правой части окна события отобразится подробная  информация о клиенте, аналогичная данным карточки клиента в клиентской базе и окну записи 2.0. 

• В правом верхнем углу появится краткая информация о контактных данных клиента: имя, номер телефона и email (если указан). 
• Рядом с контактными данными клиента доступна кнопка редактирования карточки клиента — в виде карандаша. 
• Также рядом с контактными данными клиента доступна кнопка в виде трех точек. При нажатии на нее открывается список разделов: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки» и «Счета клиента» и кнопка смены клиента в записи. 

Разделы для работы с клиентом можно добавить в избранное, нажав на звездочку рядом с его названием, после избранные разделы будут отображаться под контактами клиента без перехода к списку разделов (то есть без лишних нажатий на кнопку с тремя точками).

5. Чтобы удалить запись клиента из события, в нижней части раскрытой карточки записи нажмите на «Удалить запись». 

---

Продажа товара в событии

В новом окне события можно продать товар, абонемент или сертификат в разделе «Клиенты» в карточке записи прямо в его центральной части. Теперь не нужно переходить в отдельную запись или продавать товар через складскую операцию, все можно сделать быстро.

Для продажи товара, абонемента или сертификата: 

1. Перейдите в раздел «Клиенты» в окне события и раскройте карточку записи — нажмите на стрелку рядом с именем клиента. 

2. Нажмите на кнопку «Добавить товар или абонемент». 

3. Откроется новый блок «Состав визита» клиента, где также можно изменить статусы, стоимость услуги, проданных товаров и перейти к оплате. 

4. Чтобы найти товар — можно воспользоваться строкой поиска по товарам или раскрыть дерево товаров, нажав на «Товары». 

Примечание

• В дереве товаров сетевые товары обозначаются значком треугольника , а филиальные товары — значком куба  .

5. Добавленный в продажу товар отображается в свернутом виде, его карточку можно раскрыть, нажав на стрелку. После можно изменить количество (если это не абонемент или сертификат), цену, скидку, итоговую стоимость, сотрудника, который продал товар, и склад, а также добавить код для абонемента и сертификата. 

6. Удалить товар из записи можно в составе визита — нажав на значок корзины, или в карточке записи в списке клиентов — нажав на три точки, затем выбрав «Удалить». 

7. Вернуться к составу визита можно из карточки записи — нажав на три точки напротив товара, затем «Редактировать». 

Оплата события 

В новом окне события можно провести любую оплату в карточке записи прямо в его центральной части. Теперь не нужно переходить в отдельную запись все можно сделать быстро. 

Также в новом окне события появилась возможность применить лояльность, найти абонемент или сертификат и сделать скидку сразу в центральной части события — без перехода в индивидуальную запись клиента, как было в прошлой версии окна. 

1. Для быстрой оплаты в разделе «Клиенты» раскройте карточку записи клиента, нажав на стрелку рядом с именем. При необходимости добавьте персональную скидку или измените финальную стоимость услуги. 

Если в запись добавлены товары или абонементы, для редактирования их стоимости перейдите в состав визита — нажав на три точки напротив товара, затем «Редактировать».

2. После в блоке «К оплате» нажмите на кнопку быстрой оплаты: абонементом, картой или наличными. 

3. Если нужно списать посещение с абонемента, нажмите на кнопку оплаты «Абонемент» и выберите нужный абонемент из раскрывшегося списка. В правой части окна события с данными клиента можно также просмотреть, какие абонементы есть у клиента. 

4. Чтобы перейти ко всем способам оплаты, нажмите на «Другие способы» в блоке «К оплате». 

После отобразятся все доступные для данного клиента способы оплаты. В зависимости от настроенных в филиале способов оплаты, а также в зависимости от того, что можно применить к клиенту, оплата может быть: абонементом, сертификатом, картой, наличными, с личного счета, картой лояльности, через YPLACES, через QR-код или по ссылке.

5. Чтобы провести оплату одновременно разными способами, нажмите на кнопку  «Разделить» в раскрытом списке оплат («Другие способы»). 

После откроется страница детализированной оплаты, где можно применить несколько способов оплаты, например, часть оплатить наличными, а часть картой или лояльностью. 

Также на этой странице можно найти абонемент или сертификат по его коду, а затем применить его. 

6. После оплаты в карточке записи события появится тег «Оплачено», а также кнопки «Отменить оплату», «Распечатать чек» и «Детали оплаты». 

При нажатии на кнопку «Распечатать чек» можно выбрать — распечатать фискальный чек на онлайн-кассе или распечатать нефискальный чек в PDF. 

При нажатии на кнопку «Детали оплаты» откроется страница деталей оплаты, где можно так же распечатать фискальный или нефискальный чек, распечатать чек возврата, а также удалить оплату через значок корзины. 

Запись посетителя в групповое событие

Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона основного клиента и укажите имя посетителя. 

1. Для добавления посетителя введите имя и номер клиента и поставьте галочку «Записывает другого посетителя». 

2. Введите имя посетителя и нажмите «Записать в событие». Также посетителя можно добавить и для уже записанного клиента аналогичным способом в правой части окна. 

3. В списке клиентов будет отображаться имя посетителя, а не клиента, который записан на событие. Все посетители будут отображаться с пиктограммой справа от его имени.

4. Для просмотра истории посещений и данных посетителя, раскройте его карточку записи через стрелку. В правой части окна отобразятся данные клиента, на которого была создана запись, а также данные посетителя. Выберите нужную вкладку в блоке «Посетитель».