Как подготовиться к изменениям условий работы в YCLIENTS
2 мая YCLIENTS обновляет условия работы с сервисом. Ниже подробно расскажем, что именно изменится и как подготовиться к изменениям.
По новым условиям стоимость лицензии будет зависеть не только от количества сотрудников, оказывающих услуги, но и от количества сотрудников, работающих с клиентами.
Изменения в тарификации
Ключевым параметром, который определяет платность сотрудников, не оказывающих услуги, является возможность создавать записи в журнале и проводить оплаты записей. В первую очередь, изменение касается администраторов — они становятся платными.
Роли сотрудников
По новым условиям в YCLIENTS исчезнет определение «Пользователь» и заменится более простыми «Сотрудник» и «Роль».
Роль — это набор прав доступа, который сотрудник филиала или сети, будет иметь в своей учетной записи, чтобы выполнять определенные действия в системе.
1. Все сотрудники, оказывающие услуги — платные, как и было ранее, при этом дополнительно доступ и роль тарифицироваться не будут. Для таких сотрудников в YCLIENTS существует роль — «Специалист». Но по новым условиям для этой роли добавятся ограничения. В рамках роли можно будет видеть данные и клиентов только этого сотрудника, которому назначена роль «Специалист».
Изменения в правах доступа роли «Специалист»:
- Блок «Журнал записей» — для права «Просматривать расписание и записи сотрудников» будет указан конкретный активный сотрудник.
- Блок «Клиентская база» — для права «Показывать клиентов» будет указан конкретный активный сотрудник.
- Недоступно включение прав блока «Раздел "Обзор"» — «Просматривать список записей».
2. Роль «Администратор» становится платной, независимо от выданных прав.
3. Для роли «Владелец» — доступ для одной учетной записи владельца остается бесплатным.
4. Роли «Менеджер» и «Бухгалтер» — бесплатные, если не включены следующие права:
- Блок «Окно записи» — права «Создавать записи» и «Проводить оплату».
5. Также добавятся новые роли которые будут бесплатными, если для них не будут включены следующие права:
- Блок «Окно записи» — право «Проводить оплату».
- Блок «Журнал записей» — право «Изменять график работы и время для записи сотрудника в журнале».
- Блок «Настройки» — право «Редактирование графика работы».
Другие изменения
1. Все роли будут настраиваться в разделе Настройки > Сотрудники или Биллинг > Лицензия > Управление, а раздел Настройки > Список пользователей перестанет существовать.
2. В разделе «Биллинг» уже появилась новая страница «Управление», на которой можно управлять платными и бесплатными сотрудниками за счет:
- Отправки приглашения для сотрудников без доступа к сервису.
- Связывания сотрудника, у которого есть права доступа, с сотрудником оказывающим услуги.
3. В разделе Биллинг > Лицензия появится новая информация:
- Количество платных сотрудников, доступных по лицензии.
- Количество платных сотрудников, добавленных в филиал.
- Количество бесплатных сотрудников, добавленных в филиал.
4. Появится новый раздел «Безопасность» с историей данных и двухэтапная авторизация в системе.
5. Появится наглядный отчет эффективности работы администраторов.
6. Появятся схемы расчета зарплаты в зависимости от KPI для администраторов.
Как подготовиться к изменениям
Мы рекомендуем навести порядок в вашем филиале и сети, чтобы «лишние» сотрудники и пользователи не повлияли на подходящий вам тариф:
- Увольте сотрудников, которые больше не работают в компании.
- Удалите неактивных пользователей филиала или сети.
- Проверьте имеющиеся права доступа и роли активных пользователей.
- Привяжите пользователей к сотрудникам.
Подробнее, как это сделать, читайте далее в этой статье.
Как уволить лишних сотрудников
Если в вашем филиале остались сотрудники, которые больше не работают в компании, но они не были уволены в системе, необходимо это сделать.
1. Перейдите в раздел Биллинг > Лицензия и в блоке «Тариф» нажмите на кнопку «Управление».
2. После откроется новый раздел «Управление». В блоке «Платные» нажмите на «Показать всех», чтобы увидеть полный список сотрудников.
3. Нажмите на имя сотрудника, которого нужно уволить. Перед увольнением убедитесь, что сотрудник больше не работает и для него не установлено расписание.
4. В открывшемся новом окне нажмите на кнопку «Уволить» в правом верхнем углу.
Укажите дату и причину увольнения, введите слово Уволить для подтверждения и нажмите на кнопку «Уволить».
Мы не рекомендуем удалять сотрудников, так как после из системы также будут удалены все данные о них. Увольнение, в отличие от удаления, сохранит всю статистику по сотрудникам.
5. После увольнения вы можете отфильтровать сотрудников по фильтру «Уволенные» в разделе Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники и просмотреть или изменить информацию о сотруднике, а также данные об увольнении.
Если вы удалили сотрудника, то его карточку можно будет просмотреть только после восстановления.
Важно
- При увольнении или удалении автоматически открепляются данные пользователя, которые были указаны в настройках сотрудника.
- Уволенного или удаленного сотрудника можно восстановить в течение 24 часов, по истечению 24 часов сотрудника можно восстановить только через 30 дней после увольнения.
- После увольнения или удаления сотрудника все созданные на него записи не удаляются и хранятся в разделе Обзор > Записи.
Как удалить лишних пользователей
Проверьте актуальность пользователей в вашем филиале. Возможно, в вашем филиале остались неактивные пользователи, которые больше не работают в компании, или сотрудник поменял учетную запись и работает под другой, а старая осталась в филиале и больше не используется.
Важно
- Удаление пользователя из филиала/сети не удаляет его личный кабинет в системе YCLIENTS, удаление только ограничивает доступ к данным филиала/сети, из которых он был удален.
1. Перейдите в раздел Биллинг > Лицензия и в блоке «Тариф» нажмите на кнопку «Управление».
2. После откроется новый раздел «Управление». В блоке «Платные» и «Бесплатные» нажмите на «Показать всех», чтобы увидеть полный список сотрудников. В этом списке отображаются все сотрудники и пользователи, добавленные в филиал.
Рядом с именем сотрудника отображаются номер телефона и почта, по которым он заходит в систему.
3. Если сотрудник не оказывает услуги и был добавлен как пользователь, то в зависимости от роли и выданных прав, он будет отображаться в блоке «Платные» или «Бесплатные». О том, какие роли и права будут платными со 2 мая, читайте выше под заголовком «Роли сотрудников».
Если пользователь был привязан к сотруднику, то он будет отображаться в блоке «Платные» напротив имени сотрудника в столбце «Доступ».
4. В столбце «Последний вход в сервис» отображается дата последнего входа в систему. Обратите внимание на даты, выделенные красным цветом, они означают, что пользователь давно не заходил в свою учетную запись. Нажмите на имя сотрудника с такой датой.
3. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Удалить пользователя».
4. Далее появится всплывающее окно «Вы уверены, что хотите отстранить пользователя от управления компанией?», подтвердите действие, чтобы удалить пользователя из филиала.
5. Если пользователь добавлен в несколько филиалов сети, вы можете также сразу выбрать, из каких филиалов его можно удалить.
Выберите филиалы, из которых пользователь будет удален, затем нажмите «Удалить». Можно выбрать один, несколько или все филиалы. После пользователь будет сразу удален из всех выбранных ранее филиалов.
Примечание
- Если пользователь, которого удаляют, добавлен только в один филиал, или пользователь, который удаляет его, не добавлен в другие филиалы/не имеет прав доступа на удаление из других филиалов, то при удалении выпадающий список с филиалами не появится. В этом случае будет предложено удалить пользователя только из одного филиала.
Настройка прав доступа и ролей
Проверьте роли и права доступа, которые выданы активным пользователям. Убедитесь, что роли соответствуют действительности, например, администратор или менеджер может работать под ролью «Владелец», но при этом он не является владельцем.
1. Для настройки перейдите в раздел Биллинг > Лицензия и в блоке «Тариф» нажмите на кнопку «Управление».
2. После откроется новый раздел «Управление». В блоке «Платные» и «Бесплатные» нажмите на «Показать всех», чтобы увидеть полный список сотрудников. В этом списке отображаются все сотрудники и пользователи, добавленные в филиал.
3. Проверьте выданные роли в столбце «Доступ», при необходимости роли можно изменить при настройке прав. Нажмите на нужную роль, чтобы перейти к настройке.
4. На открывшейся странице перейдите на вкладку «Права доступа».
Проверьте, какие права выданы пользователю. Если для роли «Специалист» не указан сотрудник, выберите сотрудника из выпадающего списка.
Также на этой вкладке можно сменить роль. Убедитесь, что для сотрудников, которые не оказывают услуги и не являются администраторами, не выданы «лишние» права.
5. После внесения изменений нажмите на кнопку «Сохранить» внизу.
Как привязать пользователя к сотруднику
Проверьте, есть ли у сотрудников роль и доступ к YCLIENTS, например «Специалист» или «Администратор». Привяжите пользователей к сотрудникам, если еще этого не сделали.
1. Перейдите в раздел Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники.
2. На открывшейся странице отфильтруйте всех сотрудников по типу «Связь с пользователем» — «Без пользователя», затем нажмите на кнопку «Найти».
3. Нажмите на кнопку «Пригласить в сервис» напротив нужного сотрудника.
4. Если у сотрудника уже есть доступ к YCLIENTS, выберите его имя из выпадающего списка, затем нажмите «Применить».
Привязать пользователя к сотруднику можно также и в новом разделе Биллинг > Лицензия > Управление. Привязка производится аналогично разделу Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники через кнопку «Пригласить в сервис».
5. Если вы ошибочно привязали к сотруднику не того пользователя, отвязать его можно в настройках сотрудника. Для этого нажмите на имя сотрудника, перейдите на вкладку «Настройки» и нажмите на кнопку «Отменить связь». После подтвердите действие, чтобы изменения вступили в силу.
Если у вас сеть из нескольких филиалов, рекомендуем проверить сотрудников и пользователей сети по аналогии с действиями в филиале.