Права доступа к окну записи

Окно записи (или окно визита) позволяет вносить, редактировать и удалять записи в журнале, проводить продажу товаров и услуг в рамках записи. В окне записи можно вносить и просматривать данные клиента, историю и статистику его посещений, услуги, на которые он записан, проводить оплату, просматривать и применять карты лояльности, сертификаты и абонементы и многое другое.

Настройка доступа к окну записи предполагает назначение/снятие прав, связанных с созданием, изменением и удалением записей или событий, просмотру данных о клиентах через окно, продаже товаров в визите, проведению оплаты в кассу или с личного счета, а также к редактированию расходников.

Если у вас сеть филиалов (или несколько сетей), вы можете настроить пользователю доступ к просмотру данных клиента по сети.

Настройка прав доступа к окну записи

Чтобы настроить права доступа к окну записи:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей», нажмите на имя пользователя и откройте вкладку «Права доступа» (подробнее описано здесь).

2. Переключите ползунок в блоке «Окно записи» в активное положение, чтобы предоставить доступ только к окну визита и перейти к настройке прав.

Важно

Чтобы пользователь мог видеть само окно визита, у него также должен быть доступ к журналу записи (подробнее о настройках прав к журналу читайте в статье). В противном случае при переходе к журналу у пользователя появится ошибка «Нет доступа к странице».

Если открыть доступ только к блоку «Окно записи» без выбора еще каких-либо прав, пользователь сможет открывать уже созданную запись и видеть основную информацию о визите без возможности изменений.

Пример доступа только к окну записи:

Чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Окно записи», переключите ползунок в неактивное положение. В этом случае пользователь не сможет переходить в окно индивидуальной записи, просмотр событий при этом доступен, но без перехода к записям клиентов.

3. Вы можете предоставить одновременно несколько прав: все права раздела, рекомендуемые или дополнительные права согласно роли пользователя, аналогичным образом можно снять права с пользователя. Для разных ролей рекомендуемые и дополнительные права различаются, в некоторых случаях можно выдать или снять сразу все права раздела. Для этого нажмите на три точки рядом с названием блока, затем выберите нужную опцию.

Также можно выбирать нужные права по одному вручную. Подробнее обо всех доступных правах блока читайте в этой статье ниже.

4. После настройте права для других разделов при необходимости, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Права доступа к блоку «Окно записи»

1. Доступ к данным клиентов. Поставьте галочку, чтобы пользователь смог видеть данные клиентов в окне визита. Если пользователь не должен видеть данные клиентов, снимите галочку.

Данные клиентов — это данные, которые отображаются в окне записи на вкладках:

«Детали записи» — номер телефона клиента, Email, информация о клиенте в правом блоке, данные по лояльности, детали записи.
«Оплата визита» — номер телефона клиента, информация об оплате и лояльности.
«Данные клиента» — информация аналогичная карточке клиента, но без номера телефона и Email (если нет дополнительного доступа к просмотру контактов).

2. Доступ к созданию новых клиентов в записи. Поставьте галочку, чтобы пользователь смог добавлять новых клиентов в запись. После новый клиент будет автоматически добавлен в клиентскую базу. При этом у пользователя обязательно должно быть право «Создавать записи», иначе поля для заполнения данных о клиенте (имя, телефон и Email) будут заблокированы.

Снимите галочку, чтобы запретить добавлять новых клиентов в запись.

3. Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах. Поставьте галочку, чтобы пользователь мог находить действующих клиентов на вкладке «Детали записи» и выбирать их из списка при добавлении в запись. Если пользователь никак не взаимодейтсвует с данными клиентов и не должен находить клиентов в списке, уберите галочку.

3.1. Показывать номера телефонов. Поставьте галочку дополнительно, чтобы пользователь мог видеть номера телефонов в выпадающем списке клиентов. Если вы хотите, чтобы сотрудник не видел номера телефонов клиентов в визите вообще, снимите галочку.

Выпадающий список с данными клиентов — это список клиентов, которые уже добавлены в клиентскую базу, отображается при поиске в полях данных о клиенте (имя, Email, также если есть доступ, то номер телефона, фамилия, отчество, данные по лояльности).

4. Просмотр дополнительных полей записи. Разрешите пользователю просматривать дополнительные поля для записи. Дополнительные поля создаются в сетевом интерфейсе, подробнее об этом читайте в статье.

5. Создавать записи. Поставьте галочку, чтобы пользователь мог самостоятельно создавать новые записи в журнале.

Например, администратор, как правило, работает работает с расписанием и журналом, поэтому ему нужен доступ к созданию записей, а сотрудникам, которые оказывают услуги, можно закрыть этот доступ.

6. Изменять записи. Чтобы пользователь мог вносить изменения в созданную запись, поставьте галочку. Это право работает только для неоплаченных записей и для записей не в статусе «Клиент пришел».

На вкладке «Детали записи»: менять статус визита, добавлять и менять услуги и их количество в записи (без изменения стоимости), а также удалять их из записи, добавлять комментарий, категорию, менять цвет записи, добавлять и менять ресурсы, менять клиента (при наличии прав к данным клиентов). На вкладке «Статус визита»: менять статус, добавлять заметки, добавлять и менять услуги.

После активации права на изменение записи, можно выполнить более тонкую настройку прав для изменений:

6.1. Изменять записи со статусом визита «Клиент пришел». Разрешите пользователю дополнительно вносить те же изменения, что и для права «Изменять записи», но и в статусе «Клиент пришел». Это право разрешает вносить изменения только в неоплаченные записи.
- 6.1.1. Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент пришел». Разрешите пользователю дополнительно вносить те же изменения, что и для права «Изменять записи», но и для оплаченных записей в статусе «Клиент пришел».
6.2. Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент подтвердил». Разрешите пользователю вносить аналогичные изменения, как и для права «Доступ на редактирование оплаченной записи в статусе «Клиент пришел», но и в статусе «Клиент подтвердил».
6.3. Изменять стоимость услуг. Это право дает возможность менять цены на услуги на вкладке «Статус визита».
6.4. Изменять скидку на услуги. Это право дает возможность добавлять и изменять скидку на услуги на вкладке «Статус визита».

6.5. Изменять дополнительные поля записи. Разрешите пользователю вносить изменения в дополнительные поля для записи. Дополнительные поля создаются в сетевом интерфейсе, подробнее об этом читайте в статье.

7. Удалять записи. Поставьте галочку, чтобы разрешить пользователю удалять записи клиентов. Эта настройка позволяет удалять неоплаченные записи в любом статусе, кроме «Клиент пришел». Здесь также есть возможность выполнить дополнительные настройки:

7.1. Удаление записей со статусом «Клиент пришел». Разрешите пользователю удалять неоплаченные записи со статусом «Клиент пришел».
7.2. Удаление оплаченных записей. Поставьте галочку, чтобы разрешить пользователю удалять оплаченные записи.

8. Проводить продажу товаров. Разрешите пользователю проводить продажу товаров в рамках визита. Этого права еще недостаточно, чтобы пользователь мог продавать товары, оно открывает доступ к дополнительным настройкам продажи:

8.1. Создание товарных транзакций. Это право дает возможность добавлять товары в визит, менять количество единиц товара, менять склад и сотрудника. При этом, если товар уже добавлен в визит, то удалить или изменить его, не получится, для этого нужны другие права, как и для изменения стоимости и скидки.
Обязательно выберите, за какой период в прошлом пользователь сможет создавать операции продажи через визит. Эта настройка помогает ограничить продажу товаров в визитах задним числом, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить создание товарных транзакций на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к прошедшим дням.
8.2. Редактирование товарных транзакций. Разрешите пользователю редактировать продажу товаров в визите. По аналогии с правом «Создание товарных транзакций» выберите, за какой период в прошлом пользователь сможет редактировать операции продажи через визит. Это право только открывает доступ к дополнительным настройкам прав редактирования продажи и само по себе не дает вносить изменения.
- 8.2.1. Изменять стоимость товаров. Поставьте галочку, чтобы пользователь смог менять стоимость товаров в визите, как при продаже, так и после.
- 8.2.2. Изменять скидку на товары. Поставьте галочку, чтобы пользователь смог вносить и менять скидку на товар в визите, как при продаже, так и после.

Если у пользователя есть все права на редактирование товарных транзакций («Редактирование товарных транзакций», «Изменять стоимость товаров», «Изменять скидку на товары»), то только в этом случае он сможет удалить проданный товар из визита — при условии, что у пользователя также есть права на изменение записи и настроенный период редактирования не истек/не ограничен.

9. Проводить оплату. Поставьте галочку, чтобы пользователь мог проводить оплату в визите наличными, банковской картой или лояльностью (любой, кроме личного счета). Также это право дает возможность только проводить оплату без печати чеков и без возможности провести безналичную оплату по ссылке или QR-коду (подробнее о правах к печати чеков и безналичной оплате читайте ниже в сноске «Важно»).

Выберите, за какой период в прошлом пользователь сможет проводить оплату в визите. Эта настройка помогает ограничить проведение оплаты задним числом, а также избежать ошибок при формировании финансовой отчетности. Можно ограничить проведение оплаты на период от 1 дня до 6 месяцев, а также не ограничивать совсем или закрыть доступ к прошедшим дням.

9.1. Проводить оплату с личного счета клиента. Разрешите пользователю дополнительно проводить оплату с личного счета клиента. Подробнее о создании и использовании личного счета клиента читайте в статье.

Важно

Если в вашем филиале подключена онлайн-касса, то для печати фискальных чеков необходимо настроить следующие права доступа в блоке «Финансы»:
- «Доступ к печати чека» — дает возможность печатать чеки по нажатию на соответствующую кнопку в визите либо складской операции.
- «Операции с ККМ» — открывает доступ к списку операций и дает возможность открывать/закрывать смену.

Чтобы пользователь мог проводить оплату по ссылке или QR-коду в визите, то ему необходимо право «Безналичная оплата» в блоке «Финансы».

Подробнее о настройке прав в блоке «Финансы» читайте здесь.

10. Редактирование расходников. Разрешите пользователю добавлять и редактировать расходные материалы в визите (расходник, склад, количество), а также применять технолонические карты. Право «Редактирование расходников» открывает доступ к владке «Списание расходников». Если пользователь не должен именть никаких доступов к расходникам в визите, снимите галочку.

11. Доступ к данным клиентов по сети. Если у вас сеть филиалов (или несколько сетей), вы можете настроить пользователю доступ к просмотру данных клиента по конкретной сети: количество посещений, размер проданного и оплаченного, данные по лояльности и т. д. Поставите галочку и выберите нужную сеть из списка, чтобы пользователь мог находить клиентов сети при добавлении их в визит, а также видел данные клиента по сети. Это право доступа будет работать при условии, что у пользователя есть право «Доступ к данным клиентов».

Также если у пользователя есть право «Просмотр истории посещений клиента» в блоек «Клиентская база», то в истории посещений будут видны записи из других филиалов сети. Подробнее о настройке прав в блоке «Клиентская база» читайте здесь.

Примеры настроенных прав

Права для администратора

На скриншоте ниже — настройки администратора салона красоты. Администратор вдидит все данные клиентов филиала (но не сети) в окне записи, может создавать записи, но не может их изменять и удалять. Также может продавать товары и проводить оплату, но не видит прошлые товарные транзакции и данные об оплате услуг за прошедшие дни и расходники.

Была ли статья полезна?