Настройка групповых событий

Оглавление: 

1. Создание и настройка групповой услуги.
2. Новое событие. 
3. Редактирование события и запись клиентов. 
4. Запись посетителя в групповое событие. 
5. Повторение и расписание событий. 

Для создания групповой записи клиентов необходимо предварительно задать соответствующие параметры в разделе Настройки > блок Настройки записи > Журнал записи (подробнее об этом читайте здесь).

После необходимо настроить групповые услуги.

Создание и настройка групповой услуги

1. Создайте категорию услуг в разделе Настройки > блок Настройки записи > Услуги.
Категория — это раздел (папка) с несколькими видами аналогичных услуг или работ. Подробную инструкцию читайте в статье.

2. После создания категории создайте групповую услугу. Как создать и настроить услугу подробно описано в статье. Отличие групповой от индивидуальной услуги в том, что при создании или редактировании необходимо указать ее тип «Групповая» и вместимость. 

Перейдите в раздел Настройки > Настройки записи > Услуги. Выберите услугу и перейдите в режим редактирования. Или создайте новую услугу. 

На вкладке «Основные настройки» поставьте отметку «Групповая» в поле «Тип услуги», укажите вместимость («Максимальное количество человек»). После этого обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Пример создания групповой услуги: 

Новое событие

Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. 

1. Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре. 

• Если в настройках журнала записи у вас указан тип записи «Смешанная», выберите тип записи «Событие». 
• Если в настройках журнала указан тип «Групповая», то сразу после нажатия на кнопку «Новый сеанс» будет выбрано событие. 

2. В открывшемся новом окне задайте следующие настройки:

• Выберите сотрудника. По умолчанию будет выбран сотрудник, на которого создается событие.
• Выберите услугу.
• Вместимость будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.
• При необходимости добавьте ресурсы. Для этого нажмите на стрелку в поле «Ресурсы» и выберите один или несколько ресурсов из списка. Подробнее о создании и работе с ресурсами читайте здесь. 
• При необходимости измените дату и время.
• Длительность будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но вы можете изменить это значение.
• При необходимости выберите цвет, категорию события и добавьте комментарий.

3. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить» или «Записать клиентов». В первом случае вы сможете сохранить настройки и вернуться к записи клиентов позже. Во втором случае откроется вкладка «Клиенты» и вы сможете сразу записать клиентов на данное событие. Если в настройках услуги включена онлайн-запись, клиенты смогут записываться самостоятельно через виджет. Подробнее о настройке групповой онлайн-записи читайте здесь.

Также можно нажать кнопку «Перейти в расписание», подробнее о настройке расписания для групповых событий можно прочитать здесь. 

Редактирование события и запись клиентов

Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в журнале, нажмите на него и перейдите на вкладку «Текущее событие», измените информацию и сохраните ее. 

Для удаления события нажмите кнопку «Удалить». Вы также можете удалять события в разделе Обзор > События (подробнее об этом в статье).

На вкладке «Текущее событие» вы можете начать создавать записи на событие. Для этого нажмите кнопку «Записать клиентов» или перейдите на вкладку «Клиенты».

В открывшемся окне укажите данные клиента: имя, телефон, количество (если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, в количестве считается также и сам клиент; если клиенту нужно записать посетителя, например, ребенка, и сохранить информацию по нему, воспользуйтесь инструкцией ниже), Email или лояльность (номер карты, абонемента или сертификата). Нажмите кнопку «Записать».

Данные о каждом клиенте будут появляться в списке «Клиенты» под формой для ввода данных.

Также на вкладке «Клиенты» можно:

• просмотреть количество визитов каждого клиента, для этого наведите курсор мыши на значок информации ;
• просмотреть количество мест, занятых клиентом: если клиент занял более одного места, рядом с его именем появится значок с количеством ;
• посмотреть посетителя, записанного на номер клиента: вместо имени клиента появится специальный значок  и будет отображаться имя посетителя (подробнее об этом читайте ниже); 
• перейти в окно визита и отредактировать всю необходимую информацию (подробнее в статье «Работа с записями»), для этого нажмите на имя клиента
• изменить статус визита и перейти к оплате в один клик, для этого нажмите на стрелку или другое место в строке клиента;
• просмотреть статус оплаты или автосписания с абонемента.

Чтобы удалить клиента из события, нажмите на его имя. Далее откроется окно визита, в нем нажмите на кнопку «Удалить/Удалить запись» и подтвердите удаление. 

Пример создания события с записью клиентов: 

Запись посетителя в групповое событие

Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона основного клиента и укажите имя посетителя в окне записи.

1. Для добавления посетителя введите имя и номер клиента, а затем нажмите на пиктограмму справа от его имени.

2. Введите имя посетителя и нажмите «Записать».

3. Все посетители будут отображаться с пиктограммой справа от имени посетителя.

Для просмотра истории посещений и данных посетителя, нажмите на его имя, после откроется карточка клиента, на чей номер была запись, выберите нужную вкладку в разделе «Посетитель».

Повторение и расписание событий

Любое событие можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новое событие в расписании, а также дает возможность сохранять события вместе с записями и данными клиентов.

По умолчанию при создании события отображается вкладка «Расписание», но между вкладками можно переключаться. Подробная инструкция по настройке расписания здесь.

Возможности «Повторения» и «Расписания» отличаются, самое главное отличие — в «Расписание» можно создать единую серию событий, а также можно редактировать их массово, в то время как «Повторение» копирует уже созданное событие и создает отдельные события по шаблонам.

Для создания шаблона для повтора в окне групповой записи перейдите на вкладку «Повторение».

1. Укажите название шаблона и выберите периодичность, с которой он будет повторяться, нажмите кнопку «Сохранить шаблон». В последующем вы сможете выбирать этот шаблон для настроек других событий.
2. Укажите время и дату начала повторения события.
3. Укажите максимальное количество повторов или дату их окончания.
4. Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.
5. Нажмите на кнопку «Создать повторения».

После этого повторы события появятся в расписании.

Примечание

• Если события по какой-то причине необходимо удалить (создали лишнее количество повторов, группа не набралась и т. д.), вы можете удалить их массово в разделе Обзор > События (инструкция в статье).