Как предоставить доступ каждому сотруднику к своим записям через мобильное приложение

Каждый ваш сотрудник/мастер, не отходя от своего рабочего места, может просматривать все свои записи через мобильный телефон. Сотрудники также могут получить доступ к своему расписанию и в нерабочее время. Это позволяет наладить удаленную координацию персонала без каких-либо дополнительных усилий. Для этого мы разработали мобильное приложение YCLIENTS.

Настройки доступа

Создайте отдельный доступ для каждого сотрудника через веб-версию YCLIENTS. Для этого: 

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей», добавьте нового пользователя или пригласите существующего (подробнее об этом в статье «Управление списком пользователей»). Самый простой способ — выбрать роль пользователя, в этом случае рекомендованные права доступа будут назначены автоматически в соответствии с ролью. Если рекомендованные права не подходят, их можно изменить. Ниже рассмотрим права доступа, которые можно настроить для специалиста. 

2. На вкладке «Права доступа» установите пользователю следующие права доступа к разделу «Журнал записи»:

• «Просматривать расписание и записи» конкретного сотрудника. Для этого в выпадающем списке вместо «Всех сотрудников» выберите имя сотрудника, к чьему расписанию предоставляется доступ.
• «Изменять график работы сотрудника в журнале» (если нужно, чтобы сотрудник сам мог настраивать себе расписание и добавлять/убирать перерывы).
• «Показывать номера телефонов» (если необходимо разрешить сотруднику просматривать номера телефонов клиентов).
• «Перенос записи» (если нужно дать возможность сотруднику переносить записи).

Также можно ограничить доступ к истории расписания и записей прошедших дней.

3. После принятия приглашения пользователя сотрудник сможет зайти в мобильное приложение под своими учетными данными: логином (номер телефона или Email, на который было отправлено приглашение) и паролем (пароль пользователю нужно придумать самостоятельно при регистрации, при необходимости его можно восстановить).

Дополнительная настройка прав доступа

Для комфортной работы в мобильном приложении YCLIENTS может потребоваться дополнительная настройка прав доступа. Ниже приведены примеры самых популярных прав, которые руководители устанавливают своим сотрудникам.

1. Для просмотра данных о записи или событии необходимо право доступа к блоку «Окно записи». Без дополнительных прав в этом блоке, сотрудник сможет только просмотреть основную информацию по записи или событию. Добавьте при необходимости следующие права:

• «Создавать записи» (чтобы сотрудник мог создавать записи в журнале).
• «Изменять записи» (с этим правом сотрудник сможет добавлять комментарии в уже созданную запись, при необходимости можно настроить дополнительные права к изменению записи).
• Можно также при необходимости предоставить права на удаление записи, проведению оплаты, продаже товаров (в том числе абонементов и сертификатов), просмотру дополнительных полей, списанию расходников и данным клиентов.

2. В блоке «Клиентская база» предоставьте право доступа «Просмотр истории посещений клиента». С этим правом сотрудник сможет просмотреть данные по прошлым или будущим посещениям клиента. Доступ к блоку «Клиентская база» без дополнительных прав позволяет просматривать общие данные о клиенте. 

Чтобы сотрудник мог просматривать примечание в карточке клиента, добавьте право «Просматривать примечание», чтобы его можно было изменить, то дополнительно «Редактировать примечание». 

Доступ к контактным данным клиентов регулируются отдельной настройкой. Если она не установлена, то сотрудник не увидит эту информацию.

3. Если вы беспокоитесь о сохранности данных ваших клиентов, то доступ к ним можно ограничить. Сотрудник будет видеть всю важную для него информацию, кроме контактов клиентов.

За просмотр контактных данных клиента отвечают отдельные настройки доступа в разных блоках. Если вы не хотите, чтобы сотрудник видел номер телефона и Email клиента, не предоставляйте ему права из списка ниже.

Право в блоке «Журнал записи»:

• «Показывать номера телефонов».

Права в блоке «Окно записи»:

• «Доступ к данным клиентов»;
• «Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах» — «Показывать номера телефонов»; 
• «Доступ к данным клиентов по сети».

Права в блоке «Клиентская база»:

• «Показывать номера телефонов и email в списке клиентов»;
• «Показывать номер телефона и email в карточке клиента».

Права в блоке «Раздел обзор» (этот раздел можно просмотреть только в веб-версии программы):

• «Раздел сводка» — «Показывать номера телефонов в сводке»;
• «Просматривать список записей» — «Показывать номера телефонов в записях»;
• «Просматривать детализацию сообщений» — «Показывать номера телефонов в сообщениях»;
• «Раздел звонки» — «Показывать номера телефонов клиентов».