Обзор – Записи

В разделе Обзор – Записи представлена информация по всем записям, которые были сделаны в YCLIENTS. Среди них записи из любых источников, созданные любыми пользователями с правом создания записи, записи с любым статусом, а также удаленные записи.

Раздел содержит информацию о том, какие записи и за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), информацию об источнике онлайн-записи, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.

_____-______.png

Все данные о записях можно просматривать выборочно благодаря удобным параметрам фильтрации:

  • Дата создания
  • Дата визита
  • Сотрудники
  • Пользователь
  • Все/отмененные/не отмененные
  • Статус 
  • Категория
  • Все/онлайн/оффлайн (способ создания записи)
  • Все/оплачено полностью/не оплачено полностью
  • Все записи/записи с услугами/записи без услуг

Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку Показать. Также можно искать записи по конкретному клиенту, для этого введите имя или номер телефона и нажмите кнопку Показать

Каждую запись можно отредактировать и/или удалить.

Операции с Excel

Данные о записях можно выгружать в Excel, а также загрузить список из Excel.

Выгрузка в Excel

Записи выгружаются только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе Обзор – Excel выгрузки появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Загрузка из Excel

Загруженные данные будут отображаться как в разделе Обзор – Записи, так и в журнале записи.

Важно

1. Загружать записи нужно обязательно с номером телефона и именем клиента!

2. Для загрузки записей из Excel требуются полные права доступа к YCLIENTS.

3. Перед загрузкой визитов все услуги должны быть загружены, и во время загрузки не должны редактироваться.

4. Перед загрузкой отключите уведомления о создании офлайн-записи для администраторов, сотрудников и клиентов.

5. Если вы нажали кнопку Загрузить, но загрузка не началась, не нажимайте повторно на кнопку. Для решения вопроса напишите в техническую поддержку на support@yclients.com.

Принцип загрузки записей из Excel аналогичен принципу загрузки услуг (подробное описание в статье Как добавить список услуг через Excel), различаются только виды данных (заголовки таблицы).

1. Дата. Формат даты и времени визитов должен быть вида: 04/01/2016 10:30

Время визита будет округлено в соответствии с шагом в YCLIENTS, округленно к ближайшему значению. 

2. ID сотрудникаКак узнать номер (ID) сотрудника в YCLIENTS.

3. Номер телефона клиента. Вводится в формате 79996667788.

4. Имя клиента. Указывается обязательно, в противном случаи оно затрется по номеру телефона в базе.

5. Имя сотрудника. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки – Сотрудники.

6. Длительность. Указывается в секундах. Необходимо учитывать, что время сеанса всегда кратно 15 минутам и округляется в большую сторону. Если поле не заполнено, то значение по умолчанию будет равно 15 минутам.

7. ID услугиКак узнать номер (ID) услуги в YCLIENTS.

8. Название услуги. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки – Услуги.

Примечание

При загрузке записей из Excel можно указывать несколько услуг (названия услуг разделять символами ##, а ID услуг разделять запятой или символами ##).

9. Цена услуги. Значение стоимости этой услуги для загружаемой записи. Если услуг несколько, цена должна стоять на каждую, если такой информации нет, а есть только итоговая сумма, необходимо проставить 0 через символ # для остальных услуг.

10. Скидка на услугу. Значение скидки для этой услуги в загружаемой записи.

11. Комментарий. Значение поля Комментарий в загружаемой записи.

12. Статус записи (число):

  • Клиент не пришел – числовое значение "-1"
  • Ожидание клиента – числовое значение "0"
  • Клиент пришел – числовое значение "1"
  • Клиент подтвердил – числовое значение "2"

13. Статус записи (строка). Текстовое значение статуса, записанное в виде: 

  • Клиент не пришел
  • Ожидание клиента
  • Клиент пришел
  • Клиент подтвердил

Примечание

Эталон файла для загрузки визитов во вложении.

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 4 из 5
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии

  • Avatar
    Тест

    Почему нет ссылки скачать образец? В который возможно внести свои данные и загрузить... Так же, не везде есть подсказка "хлебные крошки" Настройки и т. д Ссылки бесполезны.

  • Avatar
    Полина Попова

    Информация о загрузке записей также есть в статье:
    https://support.yclients.com/hc/ru/articles/115000219734
    В ней есть и шаблон с примером.

    Уточните, пожалуйста, вы имеете в виду "хлебные крошки" в статье? Например, раздел Обзор, подраздел Записи. Или в yclients.com в верхней части страницы?

    И уточните, какие именно ссылки бесполезны. Найду для вас нужные ссылки :)

  • Avatar
    Администратор

    Добрый день!
    Нам для работы необходимо учитывать статус выполнения заказа (в работе у дизайнера, на изготовлении, готов, выдан). Возможность его записи мы видим либо через поле "Категория", либо через дополнительно созданный параметр.
    Но очень не удобно смотреть статусы заказов в "Обзор - Записи", нужно либо фильтровать по "Категории", либо открывать на редактирование каждый заказ.
    Вопрос: как можно добавить в таблицу "Обзор - записи" столбец с "Категориями" или с дополнительным параметром, чтобы было видно наглядно по всем записям?

  • Avatar
    Михаил Жданов

    Добрый день, Максим. В YCLIENTS, к сожалению, нельзя фильтровать записи по категории. Вы можете видеть категорию визита только при выгрузке отчета.
    В разделе Обзор — Записи вы можете отфильтровать записи по статусу визита. В качестве альтернативы, присваивайте каждой категории свой статус. Например: Нужно обработать/Обработано — Ожидание клиента, Готово к выдаче — Клиент подтвердил.

  • Avatar
    Администратор

    Было бы очень удобно, если бы данная возможность появилась. Думаю, что у многих сфер деятельности есть необходимость в реализации такой работы системы.

  • Avatar
    Администратор

    Михаил, кстати, фильтровать записи по категории сейчас можно. Мой запрос был в том, чтобы это поле добавили в столбец таблицы Обзор — Записи (для наглядности).

  • Avatar
    Михаил Жданов

    Прошу прощения за дезинформацию. Передам задачу специалистам в отдел тестирования. Напишем вам на почту, когда доработка будет реализована.