Центр поддержки клиентов:
8 (800) 505 04 75
Ссылка на сайт

Как обезопасить ваши данные в системе YCLIENTS

Ситуация, когда сотрудник при переходе на другое место забирает с собой клиентскую базу, для многих не новость. Он может продать ее будущему работодателю или использовать в личных целях.

Сегодня мы разберем технические и юридические детали, которые могут послужить предпосылками хищения базы.

1. Примите меры по охране информации в YCLIENTS:

Чтобы вы могли обезопасить данные, мы разработали модуль по ограничению прав доступа пользователей к информации в соответствии с их компетенциями, чтоб они не смогли ни скачать базу клиентов, ни даже увидеть их контактные данные. 

Для корректной работы модуля необходимо:

  • Для каждого пользователя системы завести отдельную учетную запись - логин и пароль. В системе есть функция логирования, которая позволяет отследить действия каждого пользователя
  • Закрыть доступ к номерам телефонов клиентов. Для этого нужно снять соответствующие галочки в разделе Настройка -> Пользователи -> Клиентская база

 

  • Таким образом сотрудник увидит символы XX вместо цифр номера:

  • В окне записи также необходимо скрыть данные клиентов

  • Запретите выгрузку в Excel клиентской базы компании

Вы можете запретить администратору удаление или редактирование записей клиентов в журнале или в базе клиентов. Тогда у него не останется возможности увидеть данные клиента и удалить запись с целью скрыть визиты.

Мастерам обычно не дают доступ к клиентской базе.

Рекомендуем снять галочку напротив разделов Клиентская база и Окно записи в настройках доступа мастера:

  • Зайдите под учетными записями сотрудников и проверьте, вступили ли настройки в силу.

Более подробная информация о настройке прав доступа здесь.

Помимо настроек системы, сохранность клиентской базы защищает закон.

2. Юридические предпосылки и как обезопасить данные по закону

Клиентская база может быть отнесена к конфиденциальной информации, которая составляет коммерческую тайну предприятия, и использование ее в личных целях без согласия обладателя данной информации преследуется по закону.

Чтобы эта информация относилась к конфиденциальной, должны выполняться некоторые условия.

Признаки коммерческой тайны:

  • Информация должна быть коммерчески ценной и не должна быть общеизвестной
  • Отсутствие доступа на законном основании. Могут существовать способы добровольного предоставления доступа (лицензирование, франчайзинг и пр.)
  • Меры по охране конфиденциальности информации

Чтобы информация получила статус коммерческой тайны ее обладатель должен исполнить установленные процедуры:

  • Разработать положение о защите коммерческой тайны, в которой перечислить сведения, относящиеся к коммерческой тайне
  • Утвердить приказом и ввести в действие положение о коммерческой тайне
  • Утвердить перечень лиц, которые могут пользоваться данной информацией (например администраторы, если есть необходимость - то и исполнители)
  • Утвердить порядок использования данной информации
  • Прописать в ТД или в дополнительном соглашении к нему необходимость соблюдать положение о коммерческой тайне и нести ответственность за несоблюдение
  • Ознакомить под роспись со всеми документами работников

Характер и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяются обладателем информации. Им же обеспечивается охрана ее конфиденциальности.

Защита коммерческой тайны в России регламентирована законами:

3. Что делать, если подозреваете, что клиентская база уже украдена?

  • Обратитесь к нам, и мы выгрузим логи сервера. Таким образом вы узнаете, кто из сотрудников украл базу
  • Свяжитесь с ним и попросите вернуть или удалить клиентскую базу
  • Если сотрудник отрицает свою вину, сообщите, что имеете доказательства кражи и намерены обратиться в суд
  • Обратитесь в суд и предоставьте логи веб-сервера
Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 3 из 3
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии