Работа с журналом записи

Что это и для чего это нужно?

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С данными о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета. 

Онлайн-записи автоматически появляются в журнале, а вся информация о визитах находится в одном месте. Журнал записи – основной интерфейс администратора, в журнале можно просмотреть карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику.

С журналом могут одновременно работать несколько человек, при этом используя разные устройства, в том числе и смартфоны. Изменения вступают в силу одновременно на всех устройствах.

Все это очень важно при большом потоке клиентов.

Работа с журналом

Перед началом работы авторизуйтесь в YCLIENTS, выполните первоначальные настройки, добавьте услуги, сотрудников и ресурсы

Настройте интерфейс Журнала. Подробная информация в статье Настройки журнала записи.

По умолчанию после авторизации вы попадете сразу в Журнал (при необходимости эту настройку можно изменить в личном кабинете YCLIENTS).

После того как сотрудникам компании было установлено расписание, данные о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам. 

Новая запись

Для создания новой записи нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день.

1. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку Новый сеанс, которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: событие или запись.

  • Кнопка Событие создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье Настройки групповой записи.
  • Кнопка Запись создает индивидуальную запись и открывает окно визита. Подробнее об этом в статье Работа с записями.

Зеленым цветом будет отмечена шапка записи, которую создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале).

2. Фиолетовым цветом будет отмечена шапка онлайн-записи, которую создал клиент.

_______2.png

Важно: после нажатия на уже созданную запись перед вами откроется раздел Статус визита (если запись сегодняшняя, но время записи уже началось или прошло) или Детали записи (если время сегодняшней записи еще не пришло, а также записи за предыдущие или будущие дни).

Функционал журнала

Интерфейс журнала представляет собой электронный календарь, в котором предусмотрены различные возможности: работа с визитами, настройки графика сотрудников, продажа товаров, просмотр карточки клиента и т.д. Отображение информации в журнале также можно настраивать по мере необходимости.

По умолчанию в журнале отображается расписание сотрудников всех должностей в режиме День. Но если у сотрудников настроены должности, а помимо сотрудников в YCLIENTS добавлены ресурсы, режимы просмотра журнала можно переключать.

__________________.png

1. Редактирование графика работы сотрудника

Здесь можно добавить перерыв или отменить рабочий день сотрудника, а также убрать или добавить рабочие дни, не переходя в настройки сотрудника. Детальное описание этих настроек в статье Редактирование графика работы сотрудника в электронном журнале.

2. Детализация поступлений

В этом меню представлена информация обо всех поступлениях в кассы за выбранный день:

  • сколько денег (наличных и безналичных) поступило в кассы в качестве оплаты за товары и услуги (пункты Поступлений в кассы, Оплата наличными, Оплата безналом);
  • стоимость услуг в записях со статусом Клиент пришёл и проданных товаров с учётом скидки (пункт Выполнено на сумму);
  • стоимость услуг в записях с любым статусом с учётом скидки (пункт Записей на сумму);
  • какая часть была оплачена накопительными картами, бонусами, сертификатами и абонементами (пункт Лояльность на сумму);
  • стоимость проданных товаров с учётом скидки (пункт Товаров на сумму).

Также с помощью этого меню можно осуществить продажу товара, не привязывая её к записи. Нажмите кнопку Продать товар, и YCLIENTS перенаправит вас на страницу транзакции в раздел Склад – Складские операции (подробнее об этом читайте здесь).

3. Расписание в режиме Неделя

В режиме Неделя можно просматривать расписание на всю неделю только по одному выбранному сотруднику или ресурсу.

4. Расписание в режиме День

В режиме День можно просматривать расписание сотрудников по всем должностям или по какой-то одной, и также по всем ресурсам или по отдельному.

Статус визита

Визит – все записи клиента на день. Статусы напрямую влияют на статистику, поэтому их нужно обязательно указывать. В YCLIENTS предусмотрено 4 вида статусов:

  1. Ожидание клиента
  2. Клиент пришел
  3. Клиент не пришел
  4. Клиент подтвердил (запись по телефону)

Для обозначения статуса визита клиента (пришел, не пришел, подтвердил), дополнительной информации о визите (только указанный сотрудник, онлайн-оплата) или типа записи (онлайн, через журнал) в Журнале используются следующие цвета и обозначения:

Шапка записи  
________________________.png Запись сделана в журнале
_______________________.png Клиент записался онлайн
Заливка фона записи и обозначение в правом верхнем углу  
________________.png Ожидание клиента
_____________.png Клиент пришел
________________.png Клиент не пришел
_________________.png Клиент подтвердил
__________________________.png Визит оплачен не полностью, либо сумма оплаты превышает итоговую сумму в чеке
Дополнительные обозначения в шапке записи  
_______________.png Сотрудник важен
_________________.png Сотрудник не важен
________________-______.png Частичная онлайн-оплата
_____________-______.png Полная онлайн-оплата

 

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 20 из 23
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии

  • Avatar
    Администратор

    Здравствуйте!Хотела бы узнать Ваши тарифы?

  • Avatar
    YCLIENTS

    Анна, тарифы у нас на сайте https://www.yclients.com/info/pricing

    Так же есть тариф для одного мастера - 500 рублей в месяц.

  • Avatar
    Богдан Манюков

    Если у вас есть записи по клиентам раньше, чем начали вести: надо просто в поле записи в расширенных настройках ввести нужную дату, время, услугу и цену. Тогда после внесения всех данных по всем клиентам - у вас будет удобная аналитика по всем клиентам и по каждому в отдельности.
    И техподдержка об этой возможности должна знать! А не клиент должен выискивать что же программисты придумали, а техподдержка забыла разобраться!
    А программистам за возможность респект =)

    Изменено: Богдан Манюков
  • Avatar
    YCLIENTS

    Богдан. Все даже проще. Можно просто установить расписание на прошедшие дни и записывать клиентов в прошлое, как обычно.

  • Avatar
    Александр

    Здравствуйте! если услуги оказываются клиентам в группах (курсы) - каким образом это можно учитывать в журнале? так, чтобы можно было назначать "групповое" посещение", при этом чтобы у клиентов-участников данной группы списывался индивидуальный баланс, начислялась ЗП сотруднику и т.д.

  • Avatar
    YCLIENTS

    Александр, здравствуйте! К сожалению, пока полностью реализовать Вашу задачу нельзя. Осенью выйдет полноценная групповая запись.

  • Avatar
    YCLIENTS

    Хотели сказать - Весной.

  • Avatar
    Бородай Ольга Николаевна

    Здравствуйте!!! А как сделать перевод средств от одного клиента на баланс другого?

  • Avatar
    Екатерина Рукомеда

    Здравствуйте, Ольга!

    Если вы хотите изменить баланс клиента при помощи финансовых операций - их потребуется две, одна для вычета средств с баланса первого клиента, вторая - для добавления их на баланс второго.

    Также для изменения баланса вы можете просто изменить значение "Продано" или "Оплачено" в карточке клиента в нужную сторону.

    Изменено: Екатерина Рукомеда
  • Avatar
    Бородай Ольга Николаевна

    спасибо за ответ

  • Avatar
    Надежда

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. Как создать повторение визита одного клиента на групповое событие на месяц вперед.

  • Avatar
    Вадим Сибгатуллин

    Здравствуйте, Надежда.

    Для того, чтобы создать повторение визита одного клиента на месяц вперед на групповое событие необходимо: 1) Создать событие в журнале записи 2) Добавить на групповое событие клиента 3) Во вкладке «Повторение» создать шаблон с повторением и в поле «Повторять события» выставить значение: «С записями и клиентами».

    После этого на дни, указанные в шаблоне, создадутся групповые записи с клиентами, которых Вы указали.

    Если у вас уже есть повторяющиеся события с несколькими клиентами, включая нужного, то к сожалению, скопировать именно одного клиента не получится.

  • Avatar
    Администратор ЧУЗ

    Нет динамического обновления записей в календаре или работает оно как-то непонятно. У нас возникла проблема в связи с этим. Человеческий фактор никто не отменял - наложение записей друг на друга на одно и тоже время (да, несмотря на предупреждение системы, что это время занято или нерабочее), администраторы могут по ошибке нажать ОК и записать поверх существующей.
    Еще одна проблема. Например у меня открыта неделя какого-либо врача, я вижу, что дни и время заняты. Нажимаю сверху стрелку, чтобы пролистать на следующую неделю ииии... неделя остается той же самой, а все записи исчезают... и пока не обновлю страницу они не появятся, что тоже вызывает наложение записей на одно и то же время. Вопрос - почему неделя не меняется? Почему исчезают записи?

  • Avatar
    Менеджер технической поддержки YCLIENTS

    Динамического обновления нет, чтобы увидеть изменения в Журнале записи, нужно обновить страницу.
    При наложении записей пользователь получает предупреждающее окошко.
    Его игнорировать не нужно и следует читать оповещения.

    Недели в Журнале записи меняются при пролистывании.
    1 - Попробуйте выйти из учётной записи, очистить кэш - инструкция - https://support.yclients.com/hc/ru/articles/360003343394
    и зайти заново.
    2 - Проверьте работоспособность на другом браузере.
    3 - Проверьте работоспособность в режиме инкогнито.
    Если не помогло, пришлите запись видео нам на support@yclients.com