Центр поддержки клиентов:
8 (800) 505 04 75
Ссылка на сайт

Работа с журналом записи

Что это и для чего это нужно?

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С данными о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета.

Онлайн-записи автоматически появляются в журнале, а вся информация о визитах находится в одном месте. Журнал записи – основной интерфейс администратора, в журнале можно просмотреть карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику.

С журналом могут одновременно работать несколько человек, при этом используя разные устройства, в том числе и смартфоны. Изменения вступают в силу одновременно на всех устройствах.

Все это очень важно при большом потоке клиентов.

Работа с журналом

Перед началом работы авторизуйтесь в YCLIENTS, выполните первоначальные настройки, добавьте услуги, сотрудников и ресурсы

Настройте интерфейс Журнала. Подробная информация в статье Настройки журнала записи.

По умолчанию после авторизации вы попадете сразу в Журнал (при необходимости эту настройку можно изменить в личном кабинете YCLIENTS).

После того как сотрудникам компании было установлено расписание, данные о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам. 

Новая запись

Для создания новой записи нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день.

1. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку Новый сеанс, которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: событие или запись.

  • Кнопка Событие создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье Настройки групповой записи.
  • Кнопка Запись создает индивидуальную запись и открывает окно визита. Подробнее об этом в статье Работа в окне визита.

Зеленым цветом будет отмечена шапка записи, которую создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале).

2. Фиолетовым цветом будет отмечена шапка онлайн-записи, которую создал клиент.

_______2.png

Функционал журнала

Интерфейс журнала представляет собой электронный календарь, в котором предусмотрены различные возможности: работа с визитами, настройки графика сотрудников, продажа товаров, просмотр карточки клиента и т.д. Отображение информации в журнале также можно настраивать по мере необходимости.

По умолчанию в журнале отображается расписание сотрудников всех должностей в режиме День. Но если у сотрудников настроены должности, а помимо сотрудников в YCLIENTS добавлены ресурсы, режимы просмотра журнала можно переключать.

__________________.png

1. Редактирование графика работы сотрудника

Здесь можно добавить перерыв или отменить рабочий день сотрудника, а также убрать или добавить рабочие дни, не переходя в настройки сотрудника. Детальное описание этих настроек в статье Редактирование графика работы сотрудника в электронном журнале.

2. Детализация поступлений

В этом меню представлена информация обо всех поступлениях в кассы за выбранный день:

  • сколько денег (наличных и безналичных) поступило в кассы в качестве оплаты за товары и услуги (пункты Поступлений в кассы, Оплата наличными, Оплата безналом);
  • стоимость услуг в записях со статусом Клиент пришёл и проданных товаров с учётом скидки (пункт Выполнено на сумму);
  • стоимость услуг в записях с любым статусом с учётом скидки (пункт Записей на сумму);
  • какая часть была оплачена накопительными картами, бонусами, сертификатами и абонементами (пункт Лояльность на сумму);
  • стоимость проданных товаров с учётом скидки (пункт Товаров на сумму).

Также с помощью этого меню можно осуществить продажу товара, не привязывая её к записи. Нажмите кнопку Продать товар, и YCLIENTS перенаправит вас на страницу транзакции в раздел Склад – Складские операции (подробнее об этом читайте здесь).

3. Расписание в режиме Неделя

В режиме Неделя можно просматривать расписание на всю неделю только по одному выбранному сотруднику или ресурсу.

4. Расписание в режиме День

В режиме День можно просматривать расписание сотрудников по всем должностям или по какой-то одной, и также по всем ресурсам или по отдельному.

Статус визита

Визит – все записи клиента на день. Статусы напрямую влияют на статистику, поэтому их нужно обязательно указывать. В YCLIENTS предусмотрено 4 вида статусов:

  1. Ожидание клиента
  2. Клиент пришел
  3. Клиент не пришел
  4. Клиент подтвердил (запись по телефону)

Для обозначения статуса визита клиента (пришел, не пришел, подтвердил), дополнительной информации о визите (только указанный сотрудник, онлайн-оплата) или типа записи (онлайн, через журнал) в Журнале используются следующие цвета и обозначения:

Шапка записи  
________________________.png Запись сделана в журнале
_______________________.png Клиент записался онлайн
Заливка фона записи и обозначение в правом верхнем углу  
________________.png Ожидание клиента
_____________.png Клиент пришел
________________.png Клиент не пришел
_________________.png Клиент подтвердил
__________________________.png Визит оплачен не полностью, либо сумма оплаты превышает итоговую сумму в чеке
Дополнительные обозначения в шапке записи  
_______________.png Сотрудник важен
_________________.png Сотрудник не важен
________________-______.png Частичная онлайн-оплата
_____________-______.png Полная онлайн-оплата

 

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 16 из 18
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии

  • Avatar
    Анна

    Здравствуйте!Хотела бы узнать Ваши тарифы?

  • Avatar
    Служба поддержки

    Анна, тарифы у нас на сайте https://www.yclients.com/info/pricing

    Так же есть тариф для одного мастера - 500 рублей в месяц.

  • Avatar
    Богдан Манюков

    Если у вас есть записи по клиентам раньше, чем начали вести: надо просто в поле записи в расширенных настройках ввести нужную дату, время, услугу и цену. Тогда после внесения всех данных по всем клиентам - у вас будет удобная аналитика по всем клиентам и по каждому в отдельности.
    И техподдержка об этой возможности должна знать! А не клиент должен выискивать что же программисты придумали, а техподдержка забыла разобраться!
    А программистам за возможность респект =)

    Изменено: Богдан Манюков
  • Avatar
    Служба поддержки

    Богдан. Все даже проще. Можно просто установить расписание на прошедшие дни и записывать клиентов в прошлое, как обычно.

  • Avatar
    Александр

    Здравствуйте! если услуги оказываются клиентам в группах (курсы) - каким образом это можно учитывать в журнале? так, чтобы можно было назначать "групповое" посещение", при этом чтобы у клиентов-участников данной группы списывался индивидуальный баланс, начислялась ЗП сотруднику и т.д.

  • Avatar
    Служба поддержки

    Александр, здравствуйте! К сожалению, пока полностью реализовать Вашу задачу нельзя. Осенью выйдет полноценная групповая запись.

  • Avatar
    Служба поддержки

    Хотели сказать - Весной.