Центр поддержки клиентов:
8 (800) 505 04 75
Ссылка на сайт

Настройки групповой записи

Для создания групповой записи клиентов необходимо предварительно задать соответствующие параметры в разделе Настройки – Журнал записи (подробнее об этом читайте здесь). 

Также необходимо выбрать и настроить услуги, для которых будет доступна групповая запись. Перейдите в раздел Настройки – Услуги, выберите услугу и перейдите в режим редактирования. Во вкладке Основные поставьте галочку напротив пункта Групповая услуга и укажите Вместимость (количество участников группового события). После этого обязательно нажмите кнопку Сохранить.

______1.png

Новое событие

Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку Новый сеанс, которая появляется при наведении на свободное время в календаре. 

Выберите тип записи Событие. В открывшемся новом окне задайте следующие настройки:

1. Выберите Услугу.

2. Вместимость будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.

3. Выберите Ресурс. Если ресурсов требуется несколько, вы можете добавить их. Для этого нажмите на кнопку ____________.png и выберите следующий ресурс. Чтобы удалить ресурс, нажмите на кнопку _______________.png.

4. При необходимости измените Дату и время.

5. Длительность будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.

6. Выберите цвет и категорию.

7. В конце обязательно нажмите кнопку Сохранить или Сохранить и записать клиентов. В первом случае вы сможете сохранить настройки и вернуться к записи клиентов позже. Во втором случае откроется вкладка Записи и вы сможете сразу записать клиентов на данное событие. 

_____________.png

Редактирование события и запись клиентов

Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в Журнале, нажмите на него и перейдите на вкладку Настройки, измените информацию и сохраните ее. Для удаления события нажмите кнопку Удалить. Вы также можете удалить событие в разделе Обзор – События (подробнее об этом в статье).

Здесь же вы можете начать создавать записи на событие. Для этого нажмите кнопку Сохранить и записать клиентов или перейдите на вкладку Записи.

В открывшемся окне Быстрая запись укажите данные клиента: имя, телефон, e-mail или лояльность (номер карты, абонемента или сертификата). Нажмите кнопку Записать.

Данные о каждом клиенте будут появляться в списке Записи под формой для ввода данных. 

______2_1.png

Также на вкладке Записи можно:

  • просмотреть краткую информацию о каждом клиенте, для этого нажмите на кнопку ____.png;
  • перейти в окно визита и отредактировать всю необходимую информацию (подробнее в статье Работа в окне визита), для этого нажмите на данные клиента (имя/телефон);
  • изменить статус визита и перейти к оплате безналом в один клик, для этого нажмите на ссылку Быстрая оплата.

______3.png

Повторение события

Любое событие можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новое событие в расписании, а также дает возможность сохранять события вместе с записями и данными клиентов.

Для создания шаблона для повтора в окне групповой записи перейдите на вкладку Повторение.

1. Укажите название шаблона и выберите периодичность, с которой он будет повторяться, нажмите кнопку Сохранить шаблон. В последующем вы сможете выбирать этот шаблон для настроек других событий.

2. Укажите время и дату начала повторения события.

3. Укажите максимальное количество повторов или дату их окончания.

4. Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.

5. Нажмите кнопку Создать повторения.

После этого повторы события появятся в расписании.

________________.png

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 2
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии

  • Avatar
    Коммунальное унитарное «Гроднооблкиновидеопрокат»

    более детальная инструкция будет по настройке групповой записи?

  • Avatar
    Полина Попова

    Здравствуйте.

    Сегодня мы обновили статью. Добавили информацию о настройке групповой записи.

    Предварительно измените следующие настройки:
    1) Раздел Настройки - Журнал записи, параметр “Тип записи по умолчанию”.
    Выберите тип “Смешанная запись.
    2) Раздел Настройки - Услуги.
    Перейдите в настройки услуг, для которых Вы хотели бы делать групповые записи клиентов. Поставьте галочку, чтобы включить групповую запись для услуги. Укажите вместимость записи в поле “Вместимость”. Нажмите кнопку “Сохранить”.

    Для того чтобы создать событие, нужно:
    1) Кликнуть по свободному времени в Журнале записи.
    2) Выбрать тип визита “Событие”.

    Опишите, пожалуйста, подробнее Вашу ситуацию: для каких именно целей Вы хотели бы использовать групповую запись? И мы поможем Вам в настройке.

  • Avatar
    Денис Матаков

    Когда появится онлайн-запись?

  • Avatar
    Полина Попова

    Групповая онлайн-запись - это одна из наиболее приоритетных задач отдела разработки. Но работы сейчас много, поэтому назвать точное время реализации, к сожалению, не можем.

  • Avatar
    Служба поддержки

    Денис, онлайн-запись на групповые события доступна.

  • Avatar
    Константин

    Как сделать так, чтобы сотруднику была оплата за час или за услугу, а не за каждого участника события (группового занятия)?

  • Avatar
    Служба поддержки

    Константин, учет специфики групповых событий в модуле расчета зарплат в планах. Пока YCLIENTS так не умеет.

  • Avatar
    Полина Попова

    Константин, сейчас в системе, действительно, в расчете зарплаты учитывается визит каждого клиента на групповое событие.

    У нас есть задача: собрать кейсы для реализации наиболее удобного инструмента расчета ЗП за групповые события, Ваше предложение зафиксировала.

  • Avatar
    Александр

    Как временное решение по расчету ЗП можно, вероятно, создать нового сотрудника "Юля-группа" и по ней сделать отдельную схему мотивации?

  • Avatar
    Полина Попова

    Александр, напишите, пожалуйста, какую схему расчета ЗП Вы хотели бы реализовать?

    Сейчас в YCLIENTS зарплата начисляется сотруднику за каждого клиента, посетившего групповое событие, а не за всю услугу в целом. Создание отдельного сотрудника не решит задачу. Учет специфики групповых событий в модуле расчета зарплаты в планах.

  • Avatar
    Евгений

    +1 за внедрение оплаты за час или за услугу. Ждем. Как и оплату онлайн групповых, есть намек хоть на сроки?

  • Avatar
    Геннадий

    Подскажите пожалуйста как ввести групповую запись на трехдневный тренинг. Можно конечно сделать 3 записи но тогда непонятно как считать оплату (которая одна за все 3 дня) и как записывать клиентов (каждого на все 3 дня одновременно?) а в режиме онлайн записи они что на все 3 дня должны записаться?

  • Avatar
    Полина Попова

    Евгений, спасибо за обратную связь.
    Вы хотели бы видеть внедрение оплаты за час или за услугу для группового события? Опишите, пожалуйста, подробнее Ваше пожелание, чтобы я добавила его к доработке.
    Даты реализации доработок, к сожалению, сообщить не можем.

  • Avatar
    Полина Попова

    Для групповых записей на трехдневный тренинг предложу следующее решение.
    1. Создайте 3 отдельные групповые записи для 3-х дней.
    2. Для второго и третьего дня создайте пустые записи (без клиентов, услуг), чтобы они заняли свободное время либо сделайте это время в графике не рабочим (Настройки - График работы).
    3. Для первого дня будет доступна онлайн-запись и клиенты смогут записаться.
    4. В названии услуги для группового события отразите его реальную длительность, чтобы клиенты знали о трех днях.
    5. Таким образом:
    - клиенты смогут записаться онлайн,
    - Вам не придется записывать одних и тех же клиентов еще 2 раза,
    - оплату всего визита можно провести в первый день.

    Если какой-то из пунктов Вас не устроит, то напишите, пожалуйста, об этом. Я составлю для Вас другую инструкцию для реализации Ваших трехдневных тренингов (с учетом Ваших дополнительных условий).

    Изменено: Полина Попова
  • Avatar
    Максим (ИТ)

    Добрый день.
    Почему нельзя сделать запись на групповые занятия через мобильное приложение ? (отметка "Для онлайн-записи" в услуге установлена)

  • Avatar
    Полина Попова

    Добрый день, Максим.

    О каком мобильном приложении речь? Мобильное приложение для сотрудников или мобильное приложение для клиентов?

    Пока в мобильном приложении для сотрудников доступен просмотр групповых событий. Создание, добавление записей в событие появится позже.

    В мобильном приложении для клиентов групповое событие будет доступно, если оно предварительно создано в Журнале записи.

  • Avatar
    Максим (ИТ)

    Мобильное приложение для клиентов. Групповое событие предварительно создано в журнале.

  • Avatar
    Полина Попова

    Максим, запись пока можно сделать через веб-версию YCLIENTS. Я добавлю Вашу почту к доработке, чтобы когда весь функционал был реализован, Вы получили письмо об этом.

  • Avatar
    Максим (ИТ)

    Большое спасибо! С нетерпением ждем доработку.

  • Avatar
    М

    Здравствуйте!
    Может ли клиент записаться на групповое занятие, а потом отменить запись самостоятельно онлайн, если у него не получается прийти?

    И есть ли возможность поставить ограничение отмены записи на занятие - например - клиент может отменить запись на занятие не позже чем за 1 час до начала занятия?

  • Avatar
    Евгений

    1 Отмена самостоятельно якобы есть, но не работет по факту (веренее 50 на 50 )
    2 Поставить ограничение можно максимум до 7 часов, но конечно хотелось бы более вариативные решения и для некоторых событий к примеру лекций свои правила отмены, а не только общие.
    Ждуны ждут:) доработок . simplybook уже подключит фейсбук бота для записи а мы с отменами пока не можем справиться

  • Avatar
    Ольга Тележенко

    Здравствуйте.
    1. Да, клиент может отменить или перенести свою запись, если это разрешено в настройках онлайн-записи в Вашем филиале.
    2. Для того, что запретить отмену записи клиентами, перейдите в раздел Онлайн-запись - Настройки - уберите галочку в поле "Удаление записи".
    Также в этом разделе Вы сможете запретить клиентам удалять записи за 1 час до начала визита.

  • Avatar
    Любовь

    "Для групповых записей на трехдневный тренинг предложу следующее решение.
    1. Создайте 3 отдельные групповые записи для 3-х дней.
    2. Для второго и третьего дня создайте нулевую вместимость. "

    программа не дает сохранить мероприятие из-за нулевой вместимости

  • Avatar
    Полина Попова

    Любовь, прошу прощения.

    В случае для которого я давала инструкцию могу предложить еще альтернативы:
    1. Для первого дня создать групповое событие, а для второго и третьего дня создать пустые записи (без клиентов, услуг), чтобы они заняли свободное время.
    2. Либо сделать это время в графике не рабочим (Настройки - График работы).

  • Avatar
    Виталий

    здравствуйте. пожалуйста, подскажите, как добавить услугу или продать товар клиенту посетившему групповое событие, по аналогии с обыкновенной записью?

  • Avatar
    Михаил Жданов

    Виталий, здравствуйте!
    1. В рамках события добавить услугу не получится. Для нее нужно создать отдельный визит.
    2. Товар в групповом событии продается точно так же как и в индивидуальном визите.
    Зайдите в визит, выберите клиента, которому хотите продать товар, и в статусе визита будет возможность добавить товар.

    Изменено: Михаил Жданов