Обзор > Записи
В разделе «Обзор» > «Записи» представлена информация по всем записям, которые были сделаны в YCLIENTS. Среди них записи из любых источников, созданные любыми пользователями с правом создания записи, записи с любым статусом, а также удаленные записи.
Раздел содержит информацию о том, какие записи и за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), информацию об источнике онлайн-записи, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.
Все данные о записях можно просматривать выборочно благодаря удобным параметрам фильтрации:
- Дата создания.
- Дата визита.
- Сотрудники.
- Пользователь.
- Отмененные и не отмененные/отмененные/не отмененные.
- Статус визита.
- Имя/номер телефона клиента.
- Категория услуг.
- Категория записей.
- Все источники записей/онлайн/офлайн (способ создания записи).
- Все статусы оплаты/оплачено полностью/не оплачено полностью.
- Записи с услугами и без услуг/записи с услугами/записи без услуг.
Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку «Показать». Также можно искать записи по конкретному клиенту, для этого введите имя или номер телефона и нажмите кнопку «Показать».
Каждую запись можно отредактировать и/или удалить.
- Для редактирования записи нажмите на кнопку «Изменить запись»
После откроется визит в журнале записи, где можно внести изменения. - Записи можно удалять по одной или массово. Для удаления отметьте галочкой записи (1), кнопка «Удалить выбранные» станет активной (2), нажмите на нее. Записи будут удалены из журнала, а строка с данными о записи изменит цвет на розовый (3). Чтобы просмотреть данные об удаленной записи, нажмите на кнопку просмотра информации (4)
.
Примечания
- Удаленную запись нельзя восстановить, можно только создать новую.
- Если у пользователя нет прав на удаление оплаченных записей или записей в статусе «Клиент пришел», то такие записи удалены не будут, о чем пользователь будет оповещен после нажатия на кнопку «Удалить выбранные».
Операции с Excel
Данные о записях можно выгружать в Excel, а также загрузить список из Excel.
Выгрузка в Excel
Записи выгружаются только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе «Обзор» > «Операции с данными» появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.
Важно
- Лимит на одну выгрузку из раздела «Обзор» > «Записи» — 10 000 записей.
Загрузка из Excel
Загруженные данные будут отображаться как в разделе «Обзор» > «Записи», так и в журнале записи.
Что необходимо для загрузки записей из Excel:
1. У пользователя должны быть полные права доступа к YCLIENTS.
2. Перед загрузкой визитов все услуги должны быть загружены в филиал, и во время загрузки не должны редактироваться.
3. Если в файле присутствуют названия проданных товаров, их тоже нужно создать в филиале услугами.
4. Перед загрузкой визитов все сотрудники должны быть обязательно добавлены в филиал либо уволенными, либо активными. На удаленных сотрудников загрузить записи нельзя.
5. На время загрузки отключите все уведомления для администраторов, сотрудников и клиентов в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» > «Типы уведомлений», а также отключите отправку хуков в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «WebHook», если они включены для интеграций. Вебхуки можно выключить, временно отключив интеграцию, или обратившись к нам в техническую поддержку [email protected].
6. Перед загрузкой необходимо выбрать в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи» в поле «Интервал между уникальными визитами» — «Каждая запись — отдельный визит».
7. Создавать график работы сотрудникам дополнительно не нужно.
8. Привязывать услуги к сотрудникам необязательно.
9. Нельзя загружать одновременно несколько файлов.
10. Файл должен содержать не более 5000 строк. Если записей больше, файл необходимо разделить на несколько.
11. Загрузка из файла начнется со второй строки. Первая строка игнорируется.
12. Для загрузки файла необходимо перейти в раздел «Обзор» > «Записи», нажать кнопку «Операции с Excel» и выбрать «Загрузить из Excel».
13. В открывшемся меню можно выбрать местоположение файла на компьютере или перетащить файл. После подгрузки файла появится кнопка «Загрузить», она еще не начинает загрузку записей.
14. После нажатия на кнопку «Загрузить», откроется меню сопоставления, где необходимо выбрать, в каком столбце какая информация содержится. После того как данные сопоставлены, необходимо нажать на кнопку «Сохранить» справа вверху. Она уже начинает загрузку записей из файла.
15. Если вы нажали кнопку «Сохранить», но загрузка не началась, не нажимайте повторно на кнопку. Для решения вопроса напишите в техническую поддержку на [email protected].
Файл для загрузки из Excel должен содержать в себе:
1. Дата. Обязательное поле.
Формат даты и времени записей должен быть обязательно текстовым: 04.01.2020 10:30
Для перевода из формата даты в формат текста, воспользуйтесь формулой:
=текст(ячейка_с_данными;”ДД.ММ.ГГГГ ч:мм”)
2. ID сотрудника или имя сотрудника. Обязательное поле.
В файле должны присутствовать либо только имена, либо только ID сотрудников. Нельзя указывать в одной строке имя, а в другой ID.
ID сотрудника — это его уникальный номер в YCLIENTS. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники», выберите сотрудника (нажмите на его имя или используйте кнопки, которые находятся справа). В адресной строке появится ссылка вида: https://yclients.com/settings/master/name/XXXXXX/2268392, где цифры 2268392 — ID сотрудника.
Имя сотрудника должно полностью совпадать с именем в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».
3. Длительность.
Указывается в секундах.
4. ID услуги или название услуги.
В файле должны присутствовать либо только названия, либо только ID услуг. Нельзя указывать в одной строке название, а в другой ID.
ID услуги — это ее уникальный номер в YCLIENTS. Определить ID услуги можно двумя способами:
- Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», нажмите на название нужной услуги. В адресной строке появится ссылка вида:
https://yclients.com/settings/services_edit/basic.../11075006, где цифры 11075006 — ID услуги. - Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Нажмите на кнопку «Операции с Excel» — «Выгрузить в Excel», откройте файл с выгрузкой. В столбце «ID» будут указаны ID услуг.
Название должно полностью совпадать с названием в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».
Примечание
- При загрузке записей из Excel можно указывать несколько услуг, при этом услуги разделяются символами ##.
5. Цена услуги.
Значение стоимости этой услуги для загружаемой записи. Если услуг несколько, цена должна стоять на каждую, если такой информации нет, а есть только итоговая сумма, необходимо проставить 0 через символы ## для остальных услуг.
6. Скидка на услугу.
Значение скидки в % для этой услуги в загружаемой записи. Знак процентов писать не нужно, только число (вместо 10% необходимо указать просто 10). Если услуг несколько, скидка должна стоять на каждую, если скидки нет, необходимо проставить 0 через символы ## для остальных услуг.
7. Комментарий.
Значение поля «Комментарий» в загружаемой записи.
8. Номер телефона клиента. Обязательное поле.
Вводится в формате 79996667788, без лишних символов. Для РФ номера должны начинаться с 7, для РБ — с 375.
9. Имя клиента. Обязательное поле.
10. Статус записи (число) или Статус записи (строка):
В файле должны присутствовать либо только числа, либо только текстовые значения. Нельзя указывать в одной строке число, а в другой текстовое значение.
Клиент не пришел — числовое значение «-1» или текстовое значение «Клиент не пришел».
Ожидание клиента — числовое значение «0» или текстовое значение «Ожидание клиента».
Клиент пришел — числовое значение «1» или текстовое значение «Клиент пришел».
Клиент подтвердил — числовое значение «2» или текстовое значение «Клиент подтвердил».
11. ID кассы. Обязательное поле для загрузки оплаченных записей.
ID кассы — это ее уникальный номер в YCLIENTS. Чтобы определить ID кассы, перейдите в основном меню в раздел «Финансы» > «Счета и кассы», нажмите на название нужной кассы. В адресной строке появится ссылка вида:
https://yclients.com/finances/accounts/edit/……/132888, где цифры 132888 — ID кассы.
12. Оплачено. Обязательное поле для загрузки оплаченных записей.
Сумма к оплате по загружаемой записи, должна равняться сумме цен всех услуг с учетом скидок. Заполняется одним числом без разделения на услуги. Оплата может быть только полной, доступна только для записей со статусом «Клиент пришел» и только с поступлением денежных средств в одну кассу.