Обзор > Записи

В разделе Обзор > Записи представлена информация по всем записям, которые были сделаны в YCLIENTS. Среди них записи из любых источников, созданные любыми пользователями с правом создания записи, записи с любым статусом, а также удаленные записи.

Раздел содержит информацию о том, какие записи и за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), информацию об источнике онлайн-записи, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.


Все данные о записях можно просматривать выборочно благодаря удобным параметрам фильтрации:

  • Дата создания
  • Дата визита
  • Сотрудники
  • Пользователь
  • Отмененные и не отмененные/отмененные/не отмененные
  • Статус визита
  • Имя/номер телефона клиента
  • Категория услуг
  • Категория записей
  • Все источники записей/онлайн/офлайн (способ создания записи)
  • Все статусы оплаты/оплачено полностью/не оплачено полностью
  • Записи с услугами и без услуг/записи с услугами/записи без услуг

Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку Показать. Также можно искать записи по конкретному клиенту, для этого введите имя или номер телефона и нажмите кнопку Показать.

Каждую запись можно отредактировать и/или удалить.

  • Для редактирования записи нажмите на кнопку Изменить записьПосле откроется визит в Журнале записи, где можно внести изменения.
  • Записи можно удалять по одной или массово. Для удаления отметьте галочкой записи (1), кнопка Удалить выбранные станет активной (2), нажмите на нее. Записи будут удалены из журнала, а строка с данными о записи изменит цвет на розовый (3). Чтобы просмотреть данные об удаленной записи, нажмите на кнопку просмотра информации .

Примечания
  • Удаленную запись нельзя восстановить, можно только создать новую.
  • Если у пользователя нет прав на удаление оплаченных записей или записей в статусе Клиент пришел, то такие записи удалены не будут, о чем пользователь будет оповещен после нажатия на кнопку Удалить выбранные.
Операции с Excel

Данные о записях можно выгружать в Excel, а также загрузить список из Excel.

Выгрузка в Excel

Записи выгружаются только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе Обзор > Операции с данными появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Загрузка из Excel

Загруженные данные будут отображаться как в разделе Обзор > Записи, так и в журнале записи.

Важно

1. Загружать записи нужно обязательно с номером телефона и именем клиента!

2. Для загрузки записей из Excel требуются полные права доступа к YCLIENTS.

3. Перед загрузкой визитов все услуги должны быть загружены, и во время загрузки не должны редактироваться.

4. Перед загрузкой отключите уведомления о создании офлайн-записи для администраторов, сотрудников и клиентов.

5. Если вы нажали кнопку Загрузить, но загрузка не началась, не нажимайте повторно на кнопку. Для решения вопроса напишите в техническую поддержку на support@yclients.com.

Принцип загрузки записей из Excel аналогичен принципу загрузки услуг (подробное описание в статье Как добавить список услуг через Excel), различаются только виды данных (заголовки таблицы).

1. Дата. Формат даты и времени визитов должен быть вида: 04.01.2016 10:30

Время визита будет округлено в соответствии с шагом в YCLIENTS, округленно к ближайшему значению.

2. ID сотрудника. Как узнать номер (ID) сотрудника в YCLIENTS.

3. Номер телефона клиента. Вводится в формате 79996667788.

4. Имя клиента. Указывается обязательно, в противном случае оно затрется по номеру телефона в базе.

5. Имя сотрудника. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки – Сотрудники.

6. Длительность. Указывается в секундах. Необходимо учитывать, что время сеанса всегда кратно 15 минутам и округляется в большую сторону. Если поле не заполнено, то значение по умолчанию будет равно 15 минутам.

7. ID услуги. Как узнать номер (ID) услуги в YCLIENTS.

8. Название услуги. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки > Услуги.

Примечание

При загрузке записей из Excel можно указывать несколько услуг (названия услуг разделять символами ##, а ID услуг разделять запятой или символами ##).

9. Цена услуги. Значение стоимости этой услуги для загружаемой записи. Если услуг несколько, цена должна стоять на каждую, если такой информации нет, а есть только итоговая сумма, необходимо проставить 0 через символ # для остальных услуг.

10. Скидка на услугу. Значение скидки для этой услуги в загружаемой записи.

11. Комментарий. Значение поля Комментарий в загружаемой записи.

12. Статус записи (число):

  • Клиент не пришел – числовое значение "-1"
  • Ожидание клиента – числовое значение "0"
  • Клиент пришел – числовое значение "1"
  • Клиент подтвердил – числовое значение "2"

13. Статус записи (строка). Текстовое значение статуса, записанное в виде:

  • Клиент не пришел
  • Ожидание клиента
  • Клиент пришел
  • Клиент подтвердил
Примечание

Эталон файла для загрузки визитов

Была ли статья полезна?

Да Нет