Работа с журналом и создание записи в мобильном приложении

Оглавление: 

1. Создание записи.
2. Работа с записями в журнале.
3. Перенос записи.
4. Оплата визита.
5. Взаимодействие с клиентом.

Вести работу в журнале можно как в веб-версии YCLIENTS, так и в мобильном приложении. Все данные автоматически синхронизируются.

Если в веб-версии вы уже начали вести запись в журнале, то сможете увидеть все это и в мобильном приложении. При этом в приложении вы также можете редактировать и удалять записи, работать с визитами (менять статус, проводить оплату, применять программы лояльности).

Создание записи

Для создания записи в мобильном приложении:

1. Перейдите на вкладку «Расписание» внизу.

2. Выберите сотрудника и время, нажмите на свободное поле, во всплывающем окне выберите тип «Запись» и точное время, на которое нужно создать запись. 

Если вы работаете с групповыми событиями, подробнее о создании события в мобильном приложении читайте здесь. 

Таким же образом вы можете добавить перерыв сотруднику в журнале записи, выбрав тип «Перерыв». Подробнее о настройке расписания и перерывов через мобильное приложение читайте здесь. 

3. В открывшемся новом окне укажите всю необходимую информацию о записи:

• Выберите клиента. Если клиент новый, укажите его номер телефона, имя, Email и нажмите кнопку «Продолжить». 
  Если в вашем филиале в веб-версии включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то они также будут отображаться в мобильном приложении. Подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь.
  • Если клиент уже есть в клиентской базе, выберите его из списка.
  • Если нужно добавить в новую запись ранее записанного клиента, нажмите на кнопку «Выбрать» в блоке «Предыдущий клиент». 
  • Также, если клиент уже посещал компанию ранее, вы можете сразу выбрать услуги, на которые он был записан, через кнопку «Повторить». 

• Выберите услугу. Для записи будут доступны только те услуги, которые закреплены за выбранным сотрудником. Вы можете выбрать любое количество разных или одинаковых услуг. 

• Сотрудник, дата, время и длительность услуги будут указаны, но при необходимости вы можете изменить их.

4. Заполните при необходимости дополнительные настройки записи:

• Выберите цвет и категорию записи (например, категория «Сотрудник важен» говорит, что клиент хочет записаться только к конкретному мастеру). Собственные категории записей можно создать заранее в веб-версии программы, подробнее об этом читайте здесь.
• Заполните дополнительные поля к записи (если созданы). Дополнительные поля можно создать в сетевом интерфейсе в веб-версии программы. Подробнее об этом можно прочитать в статье.
• Добавьте комментарий к записи.
  

5. Нажмите на кнопку «Создать».

После этого запись появится в журнале, и вы сможете работать с ней.

При работе с журналом и записями вы можете переключать дни в календаре на нижней панели. Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите на кнопку «Сегодня». 

Работа с записями в журнале

После создания вы можете просматривать запись, редактировать ее, переносить и удалять.

1. Нажмите на запись в журнале для продолжения работы. 

После открытия записи внизу сразу будет доступен блок оплаты, его можно свернуть, потянув вниз. Вернуться к оплате можно позднее, развернув блок — потянув вверх. Подробнее об оплате визита читайте в этой статье ниже под заголовком «Оплата визита». 

2. Чтобы изменить статус визита, выберите необходимый статус вверху экрана: «Ожидание», «Пришел», «Не пришел», «Подтвердил». Статусы визита в мобильном приложении аналогичны статусам в веб-версии, подробнее о них читайте в статье. 

3. При необходимости измените стоимость услуги, добавьте скидку, расходник или измените количество. Для этого нажмите на название услуги в визите.

• Количество регулируется кнопками «-» и «+».
• Поля «Цена» и «Скидка» редактируемые, для их изменения нажмите на число и введите новое значение. После изменений нажмите на кнопку «Сохранить».
• Нажмите на кнопку «+ Добавить расходник» для его добавления. После нажатия на кнопку выберите действие в меню: «Добавить расходник» или «Применить тех. карту». В этом же разделе можно отредактировать добавленные в визит расходники или удалить их. Удалить добавленный расходник можно нажав на его название через значок с изображением корзины. Чтобы отредактировать уже добавленный расходник, нажмите на его название в окне записи.
• Для удаления услуги из записи нажмите на значок в виде корзины в правом верхнем углу.
• Не забудьте сохранить изменения после редактирования.

4. Чтобы добавить в визит новую услугу, нажмите на кнопку «+Добавить услугу».

В открывшемся окне выберите услугу из списка или воспользуйтесь поиском. Укажите количество услуг и нажмите кнопку «Добавить».

5. Чтобы добавить в визит товар для продажи, нажмите на кнопку «+Добавить продажу».

В открывшемся окне выберите товар из списка или воспользуйтесь поиском. Отредактируйте информацию о продаже товара (при необходимости), поля «Цена» и «Скидка» редактируемые, для их изменения нажмите на число и введите новое значение. Также можно изменить сотрудника, продающего товар, и склад.

Удалить добавленный товар можно нажав на его название в поле «Товары и абонементы» через значок с изображением корзины.

Если вы продаете абонемент или сертификат с кодом, введите код абонемента/сертификата в соответствующее поле вверху. Чтобы сгенерировать код автоматически, нажмите на изображение с круглой стрелкой.

После изменений нажмите кнопку «Добавить товар» или «Продать абонемент/сертификат».

Примечания

• Продать товар можно как в визите, так и не создавая запись. Подробнее о продаже товара в мобильном приложении читайте здесь.
• Чтобы товары и расходники можно было добавлять в визиты в мобильном приложении, их необходимо сначала создать в веб-версии программы. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

6. Чтобы отредактировать данные в записи, нажмите на кнопку с изображением карандаша напротив имени сотрудника. После откроется окно редактирования записи, аналогичное окну создания новой записи, в нем вы можете изменить клиента, услуги, сотрудника, ресурсы, дату и время, категории, длительности, цвет записи и комментарий. 

7. Чтобы быстро перенести запись на другое время и/или дату, нажмите на кнопку со стрелкой в правом верхнем углу (подробнее о всех способах переноса записи читайте ниже под заголовком «Перенос записи»).

8. Чтобы удалить запись, нажмите на значок с изображением корзины в правом верхнем углу. После нажатия на эту кнопку появиться всплывающее окно с сообщением: «Вы уверены, что хотите удалить запись?», нажмите «Да» для ее удаления.

Перенос записи

Созданные записи при необходимости можно переносить на другое время и/или дату, других сотрудников в режиме журнала «Сотрудники», а также на другие ресурсы в режиме «Ресурсы» (подробнее о работе с ресурсами читайте здесь). 

Перенести запись можно несколькими способами: 

Перенос при помощи «перетаскивания» карточки в журнале записи

В мобильном приложении YCLIENTS доступна возможность переносить записи «перетаскиванием» в журнале в рамках одного сотрудника или ресурса и в режиме «День». Также аналогично можно переносить записи на других сотрудников/другие ресурсы и в режиме «Неделя». 

Для этого: 

1. Перейдите на вкладку «Расписание» внизу.
   
   
   
   
2. Используйте долгое нажатие на карточке записи, которую необходимо перенести. После отклика переместите запись на нужное время. 
3. Нажмите на кнопку «Сохранить» внизу, после запись будет перенесена. Если запись была перемещена случайно, нажмите на кнопку «Отменить». 
   
   

Для переноса записи на другое время и/или дату:

1. Откройте созданную запись в журнале, для этого нажмите на ее карточку.
2. Нажмите на кнопку с изображением стрелки в правом верхнем углу.
   
   
   
   
3. В открывшемся окне выберите нужную дату и/или время.
   
4. Нажмите «Сохранить».
   
   
   

Для переноса записи на другого сотрудника: 

1. Откройте созданную запись в журнале, для этого нажмите на ее карточку. 
2. Нажмите на имя сотрдуника в записи. 
   
   
   
   
3. Выберите нужного сотрудника из списка.
   
4. Нажмите на кнопку «Сохранить». 
   
   

Для переноса записи на другого сотрудника и дату: 

1. Откройте созданную запись в журнале, для этого нажмите на ее карточку.
2. Нажмите на кнопку редактирования записи с изображением карандаша. 
   
   
   
   
3. В открывшемся окне в блоке «Сотрудник» выберите нужного сотрудника, затем нажмите «Сохранить».
4. В блоке «Дата и время» выберите нужную дату и/или время, затем нажмите «Сохранить». 
5. Еще раз нажмите «Сохранить», чтобы изменпить запись. 
   
   

Оплата визита

Блок оплаты визита отображается сразу при открытии записи внизу. При необходимости его можно свернуть, потянув вниз или развернуть обратно, потянув вверх. 

Вы можете оплатить запись при помощи кнопок быстрой оплаты «Наличные» и «Карта», либо разделить оплату. 

Также вы можете применить в визите программы лояльности, выбрать оплату по ссылке или QR-коду (если в вашем филиале подключены эти способы оплаты, подробнее о подключении читайте здесь). 

Все кассы

Если в вашем филиале создано более двух касс, в блоке оплаты появится кнопка «Все кассы». 

По умолчанию на кнопках быстрой оплаты будут выбраны кассы, которые указаны в настройках оплаты в веб-версии программы (Финансы > Настройки > Настройки оплаты), но вы можете выбрать другую кассу для оплаты, нажав на кнопку «Все кассы». 

Применение лояльности

Нажмите на кнопку «Лояльность», чтобы просмотреть и применить программы лояльности, доступные в этом визите. Число на кнопке показывает количество доступных для применения программ (включая карты, акции, абонементы, сертификаты, личные счета и реферальную программу). 

Если вам необходимо применить лояльность, не привязанную к клиенту, воспользуйтесь поиском по коду (поле для поиска в блоке «Лояльность»). 

Для применения реферальной программы в записи нового клиента нажмите на кнопку «Лояльность» и выберите акцию с реферальной программой. Затем введите номер телефона клиента, который пригласил нового клиента, и нажмите «Продолжить». После скидка новому клиенту отобразится в таблице расчетов, а пригласившему клиенту будут автоматически начислены бонусы, их можно проверить в карточке клиента на вкладке «Лояльность».

Раздельная оплата

Раздельная оплата позовляет провести оплату визита разными способыми, например, часть оплаты клиент вносит наличными, а часть картой. 

Для раздельной оплаты:

1. Нажмите на кнопку «Разделить».
   
2. Выберите нужную кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите на кнопку «Оплатить».
3. Снова выберите кассу и способ оплаты, введите сумму к оплате и нажмите «Оплатить». 
4. При необходимости повторите снова, пока визит не будет оплачен полностью. 

Удаление оплаты

Удалить оплату можно с помощью кнопки с изображением корзины, которая расположена рядом с суммой проведенной оплаты.

Печать чека

Если в вашем филиале подключена интеграция с онлайн-кассой, то при выборе оплаты можно отметить чекбокс «Печатать фискальный чек» для печати чека.

После оплаты в визите отобразится статус печати чека: чек печатается, чек распечатан, чек не распечатан. В зависимости от статуса печати, ниже будут доступны кнопки обновления статуса, печати чека возврата и печати фискального чека. 

Взаимодействие с клиентом

Если в запись добавлен клиент, с ним можно связаться прямо из окна визита, также можно просмотреть информацию из его карточки при наличии соответствующих прав.

Управление осуществляется с помощью кнопок, расположенных напротив имени клиента:

Вы можете позвонить клиенту по телефону или связаться по Whats App (если клиент в нем не зарегистрирован, то появится ошибка).

Чтобы просмотреть информацию о клиенте, нажмите на кнопку с тремя точками.

Выберите действие:

• Информация о клиенте. Здесь можно отредактировать карточку с данными клиента: имя, телефон, email, пол, дату рождения, примечание, дополнительное поле (если создано, подробнее о дополнительных полях можно прочитать в статье). Также можно посмотреть количество посещений, сколько было продано и оплачено, баланс (это разница между значениями «Продано» и «Оплачено», их можно редактировать), добавить номер карты, класс важности, предварительную скидку и загрузить файлы.
  Если в вашем филиале в веб-версии программы включены поля «Фамилия» и/или «Отчество», то эти поля также будут отображаться в мобильном приложении (подробнее о настройке фамилии и отчества читайте здесь). 

Важно: На IOS пока возможно только загрузить фото в карточку клиента, на Android доступна загрузка и других форматов (все доступны форматы: jpeg, jpg, png, gif, doc, doxc, pdf, xls, xlsx, txt).

Если у вас подключен SMS-агрегатор или чат-бот, можно также добавить клиента в поздравительную рассылку ко дню рождения или исключить клиента из SMS-рассылки.

• История посещений. На открывшейся странице будет отображаться вся история посещений клиента с информацией о записях. Чтобы просмотреть более подробную информацию о записи, нажмите на поле со стрелкой.
  
  

• Лояльность клиента. Здесь можно просмотреть информацию по программам лояльности, действующим для клиента (карты, акции, абонементы и сертификаты), и выдать ему карту. Лояльность настраивается в сетевом интерфейсе в веб-версии программы. Подробные инструкции можно найти здесь.
  
  

Чтобы выдать карту лояльности, нажмите на кнопку «+» в правом верхнем углу. В открывшемся окне выберите тип карты, введите ее номер (или оставьте поле незаполненным, тогда номер сгенерируется автоматически) и нажмите «Добавить карту».