Ситуация, когда сотрудник при переходе на другое место забирает с собой клиентскую базу, для многих не новость. Он может продать ее будущему работодателю или использовать в личных целях.
1. Создайте отдельную учетную запись для каждого пользователя. В YCLIENTS есть функция логирования, которая позволяет отследить действия каждого пользователя.
2. Закройте доступ к номерам телефонов клиентов в клиентской базе. Запретите выгрузку в Excel клиентской базы компании. Для этого снимите соответствующие галочки в настройках прав доступа пользователя. Сделать это можно в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > имя пользователя > «Права доступа» в пункте «Клиентская база». Подробная инструкция в статье.
После этих настроек пользователь будет видеть символы XX вместо цифр номера телефона.
3. Закройте пользователю доступ на удаление или редактирование записей клиентов в журнале. Подробная инструкция в статье.
4. Зайдите под учетными записями пользователей и проверьте, вступили ли настройки в силу.
Более подробная информация о настройке прав доступа в статье.
5. В разделе «Обзор» > «Операции с данными» отображается информация о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Также здесь вы можете получить файл выгрузки при наличии прав на этот раздел (список разделов, по которым можно сделать выгрузку, в статье).
Помимо настроек YCLIENTS, сохранность клиентской базы обеспечивает закон.
Клиентская база может быть отнесена к конфиденциальной информации, которая составляет коммерческую тайну предприятия, и использование ее в личных целях без согласия обладателя данной информации преследуется по закону.
Чтобы эта информация относилась к конфиденциальной, должны выполняться некоторые условия.
Признаки коммерческой тайны:
Чтобы информация получила статус коммерческой тайны, ее обладатель должен исполнить установленные процедуры:
Характер и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяются обладателем информации. Им же обеспечивается охрана ее конфиденциальности.
Защита коммерческой тайны в России регламентирована законами:
1. Обратитесь в YCLIENTS с запросом выгрузки логов сервера. Таким образом вы узнаете, кто из сотрудников украл базу.
2. Свяжитесь с ним и попросите вернуть или удалить клиентскую базу.
3. Если сотрудник отрицает свою вину, сообщите, что имеете доказательства кражи и намерены обратиться в суд.
4. Обратитесь в суд и предоставьте логи веб-сервера.